Digitalizare IMM - Digitalizarea este un proces complex, iar IMM-urile au nevoie de ajutor și atenție

Potrivit unei analize care măsoară ritmul digitalizării la nivelul Uniunii Europene, și care ia în considerare și nivelul de competențe digitale la nivel de angajat, țara noastră se află pe ultimul loc. În plus, digitalizarea administrației publice depășește nivelul de digitalizare a IMM-urilor în România. Dorin Andreica, Managing Partner al Soft Net Consulting ne prezintă provocările întâmpinate de IMM-urile care vor transformare digitală, dar și cum pot fi ele depășite, prin programele de tip Digitalizare IMM, cu finanțare pe bază de fonduri europene nerambursabile.

Proiectele de digitalizare sunt costisitoare. Cât trebuie să aloce IMM-urile pentru digitalizare?

Serviciile de consultanță IT din România sunt costisitoare, iar asta crește prețul unui proiect de digitalizare. Un calcul estimativ al costurilor totale ne arată că multe IMM-uri din România nu au suficientă putere ca să investească în zona de digitalizare. De exemplu, un IMM cu 15 angajați și o cifră de afaceri de 200.000 euro ar trebui să investească în digitalizare aproximativ 15.000 de euro, adică 8% din cifra de afaceri.

„În acest caz, cu o medie a costului pe licență de 1000 de euro, pentru un produs sau, să zicem, costul chiriei pe trei sau cinci ani, similar, asta înseamnă 8000 de euro. Mai pun servicii de consultanță pentru implementarea proiectelor, aferente a 100-150 de ore, cu un tarif de 50 de euro, vorbim în momentul de față de 15.000 de euro pe un proiect de investiție în digitalizare. Dacă cifra de afaceri a unui IMM este de 200.000 euro, 15.000 de euro înseamnă 8%. Practic, 8% din cifra de afaceri trebuie să investești în digitalizare. Costul digitalizării companiilor este unul foarte ridicat”, susține Dorin Andreica.

Chiar și atunci când investițiile se fac, apar probleme, fie proiectele nu sunt bine realizate, sunt făcute pe segmente foarte mici, fie bugetul de digitalizare nu este bine calculat. Pe de altă parte, investiția poate crește și după analiza și designul de soluție. Un proiect de digitalizare evaluat la 300 de ore de consultanță, poate necesita 700 de ore, fapt care poate fi un șoc pentru companiile nepregătite. Afacerile care intră într-un proiect de digitalizare trebuie să își asume o marjă mare de risc din punct de vedere financiar. Acesta poate fi atenuat prin depunerea de proiecte pentru programele de tipul Digitalizare IMM.

IMM-urile nu înțeleg procesul de digitalizare

IMM-urile românești nu înțeleg în totalitate ce proiecte depun pentru programe de tipul Digitalizare IMM, de aceea, digitalizarea poate rămâne, în general, ineficientă, și cu atât mai costisitoare. O altă provocare este și lipsa proceselor și a structurilor de lucru bine definite în companii. În lipsa lor, digitalizarea este greoaie sau chiar imposibilă.

 „Digitalizare IMM a fost un foarte bun barometru din punctul meu de vedere, vizavi de cât de pregătite sunt companiile de digitalizare. Acum constatăm, când discutăm cu firmele care au depus proiecte, că nu știu ce au depus ei, prin firma de consultanță. Asta arată că în România, în momentul de față, IMM-urile nu prea înțeleg ce înseamnă procesul de digitalizare. Digitalizarea nu înseamnă doar o licență sau un software, ci procese clare într-o companie. Dacă nu există niște structuri bine definite, evident că nici procesele nu sunt bine definite. Și atunci, ce să digitalizezi? Dacă nu am procese, n-am ce să digitalizez”, explică Dorin Andreica.

Problemele pot începe și abia după obținerea finanțării, în momentul când furnizorii de servicii de digitalizare le pot cere organizațiilor să se adapteze la o tehnologie nepotrivită sau neadecvată fluxurilor de lucru care trebuie digitalizate.

Traseul ideal pentru digitalizare, cea mai bună abordare este următoarea: aleg o tehnologie bună, fac rost de bani ca să investesc, angajații mei știu să o folosească, ei au fost pregătiți pentru tranziția/transformarea digitală, au participat la gândirea proiectului de digitalizare. 90% dintre proiectele Soft Net Consulting arată că organizațiile nu abordează în acest fel proiectele de digitalizare.

Atât la nivel de întreprindere, cât și la nivel guvernamental, este nevoie de educare, de creșterea cunoștințelor legate de digitalizare, și de implicarea angajaților, cei care vor folosi efectiv tehnologia, în procesul de gândire a proiectului. Transformarea digitală se realizează și la nivel de competențe, nu presupune o simplă implementare a unei tehnologii/software.

De unde vin soluțiile? Programele „Digitalizare IMM”, cea mai bună oportunitate

Instrumentele digitale automatizează sarcinile, eficientizează procesele, reduc erorile umane și efortul manual. Această eficiență se traduce prin economie de costuri și permite IMM-urilor să facă mai mult cu resurse limitate. Un studiu Microsoft a arătat că investițiile în digitalizarea IMM-urilor pot genera, în medie, o creștere a veniturilor de 26% și o economie în materie de costuri de 22%.

 „Problema este că, încă, tehnologia nu este văzută ca un suport în dezvoltarea organizațiilor. Aveam o discuție cu cineva din transporturi. A venit șeful de parc auto și i-a spus directorului general că mai are nevoie de 6 tiruri. Bazat pe ce? Îi cer dispecerii. OK, și dispecerii știu care este gradul de ocupare al mașinilor pe care le au în parc în momentul respectiv? De ce să nu utilizeze un software care să îi optimizeze cu 25% parcul sau livrările. De ce să cumpere 6 TIR-uri noi?”, argumentează Dorin Andreica.

Programele cu finanțare pe bază de fonduri europene nerambursabile, precum Digitalizare IMM PRNV  (Programul Regional NORD-VEST 2021-2027) și Digitalizare IMM Național vin cu soluții. Ele oferă companiilor românești o plasă de siguranță în materie de costuri, cu o valoare cuprinsă între 500.000-3.000.000 euro. Astfel, microîntreprinderile, întreprinderile mici și mijlocii își pot crește productivitatea și își pot optimiza procesele fără investițiile inițiale costisitoare în instrumente și infrastructură digitală.

Agenţia de Dezvoltare Regională (ADR) Nord-Vest a lansat un demers de consolidare a culturii digitale în mediul de afaceri, astfel ne alăturăm acestei inițiative din dorința de a îmbunătăți experiența IMM-urilor din regiunea Nord-Vest prin adoptarea și integrarea unor soluții digitale inovatoare, promovarea utilizării datelor pentru luarea deciziilor și optimizarea activităților operaționale. Lansăm astfel invitația firmelor interesate de a se alătura inițiativei noastre de consolidare tehnologică a acestei zone.

Dacă la nivel mondial companiile au investit 1.850 de miliarde de dolari în inițiative de transformare digitală, până în 2026 se estimează o dublare a cheltuielilor în acest scop, conform unei analize IDC Corporate. IMM-urile care adoptă digitalizarea câștigă un avantaj competitiv față de întreprinderile tradiționale, care sunt mai lente în adoptarea tehnologiei. Verifică aici dacă organizația ta este eligibilă pentru Digitalizare IMM.