Cum și-a îmbunătățit productivitatea o întreprindere germana prin facturarea automată folosind HubSpot și EasyBill

04 Jul 2024

Clientul nostru, „Content Moves”, avea nevoie de o soluție alternativa pentru procesul de facturare care, până la intervenția echipei OPTI, era un proces manual ineficient și predispus la erori umane. Automatizarea acestuia a avut un impact crucial în creșterea productivității și în oferirea unor opțiuni de plată mai flexibile.

Cum și-a îmbunătățit productivitatea o întreprindere germana prin facturarea automată folosind HubSpot și EasyBill

Provocări întâmpinate:

Clientul dorea eficientizarea procesului de facturare, reducerea drastică a timpului petrecut în realizarea acestei acțiuni.

Pe langă acestea, era nevoie și de o soluție adaptabilă care să poată găzdui diferite cicluri de facturare, cum ar fi: plăți unice, perioade lunare, anuale și personalizate...

Soluția:

OPTI Software a dezvoltat fluxuri de lucru în HubSpot pentru a procesa facturile și pentru a interacționa cu EasyBill, automatizând, în acest fel, întregul proces de facturare și asigurând acuratețea transmisiei datelor dintr-o platformă într-alta.

Pașii implementării sistemului de facturare automatizat:

1. S-a folosit un ”Declanșator” (Trigger) HubSpot pentru crearea facturii/cotației ce iniția procesul de facturare pe baza unor criterii predefinite în HubSpot.
2. S-au colectat datele esențiale din HubSpot.
3. S-au transformat datele pentru ca acestea să fie compatibile cu EasyBill și deci să poată fi procesate pe factură.
4. S-au sincronizate datele între HubSpot și EasyBill.

Sistemul implementat îndeplinește autonom fiecare cerință al fiecărui pas din procesul de facturare, anume de la contractul inițial până la crearea facturii.

Caracteristicile cheie ale soluției:

Sistemul a intrat în funcțiune în toamna anului 2023 și continuă să proceseze plăți și să emită facturi până în ziua de azi.

Preluarea completă a datelor:

Colectează eficient datele esențiale, cum ar fi informații despre oferte, detalii de contact și specificul produsului.

Transformarea dinamică a datelor:

Asigură compatibilitate între datele din Hubspot și datele din EasyBill.

Crearea facturilor fără efort:

Automatizează crearea ofertelor și a facturilor.

Sincronizarea constantă a datelor:

Realizeză actualizări de date periodic, asigurând existența lor în ambele platforme.

Eficientizarea crescută:

Reduce semnificativ timpul petrecut în realizarea sarcinilor care obișnuiau să fie îndeplinite manual.

Flexibilitatea sporită:

Oferă clienților posiblitatea alegerii planurilor de plată, fie ele lunare, anuale sau pe intervale personalizate.

Contactați-ne:

Dezvoltăm produse software și reducem costurile clienților noștri prin automatizări și migrări de date. Credem în transparență și simplitate, astfel că veți putea vedea și înțelege progresul fiecărei etape a proiectului și veți putea colabora la crearea soluției optime.

Echipa OPTI include analisti si programatori cu peste 15 ani de experienta individuala, este certificata ISO 9001 si ISO 27001, Hubspot Solution Partener, certificată Microsoft Dynamics 365 si Google Cloud.

Servicii

Strategia și dezvoltarea produsului: definirea viziunii produsului, a obiectivelor și a foii de parcurs, cu tehnologia optimă.

Dezvoltare software personalizată: Web, mobil și platforme cu dezvoltare agilă și integrare continuă, în cele mai eficiente limbaje de programare

Configurarea infrastructurii cloud: Dezvoltare scalabilă a infrastructurii, management în cloud, automatizare și monitorizare.

Data Analytics și Business Intelligence: implementarea instrumentelor și cadrelor de analiză, cu tablouri de bord și analiză predictivă.

Scalabilitate și optimizare a performanței: evaluări de securitate, criptare și audituri, cu controale de acces și standarde de conformitate.

Securitate cibernetică și conformitate: revizuirea arhitecturii, auditul, optimizarea, testarea sarcinii și reglarea performanței.

Dezvoltare MVP: prototipare rapidă cu scalare și flexibilitate încorporate, anticipând creșterea și evoluția menționării echipelor.

Design UX/UI: design centrat pe utilizator, cu design de interfață receptiv și intuitiv, inclusiv feedback-ul părților interesate.

Livrare continuă și QA: integrare și implementare continuă, cu asigurare automată și manuală a calității.

Mentenanta și întreținere: Actualizări regulate ale software-ului și gestionarea imbunatatirilor, cu asistență si verificari la fiecare nivel.

Integrari ERP/CRM: Evaluare, integrare și migrare a datelor cu toate ERP/CRM-urile relevante și instrumentele relevante.

Integrare API și ETL: Lucru pe date, transferuri către/de la depozitele de date, normalizarea datelor și configurarea API.

Parteneri

UiPath, Zentiva, Pluxee, Baroul Bucuresti, Playwing, Editura Hamangiu, Origin Data, CNAS, Universitatea din Bucuresti, Cixon, Grupul Editorial ART, Glare, Hervis, NNC, Playwing, Winmasters, Content Moves

Tehnologii de programare si baze de date

Stacks: LAMP, MERN, MEAN

Limbaje de programare frontend: Javascript, ES6, HTML5, CSS

Frameworks Javascript: Angular, ReactJS, Vue.js, Ionic, Cordova 

Limbaje de programare backend: PHP, Javascript (Node), Python, Java, Perl, Bash

Frameworks backend: Laravel, Symfony, Yii, Node, Code Igniter, Django

Limbaje de programare pentru aplicații mobile: Kotlin, Java, ObjC, Swift, Dart

Baze de date relaționale: MySQL, MariaDB, PostgreSQL, SQL Server, Oracle

Baze de date non-relaționale: MongoDB, Redis, Cassandra, Firebase, Hadoop, Google BigQuery

Tehnologii de integrari si automatizari

Sisteme ERP si managementul afacerii: Senior, Entersoft, Odoo, Carisma, Microsoft Dynamics, SAP, Magister

Sisteme CRM si managementul relatiei cu clientii: Hubspot, Salesforce, Zoho, Pipedrive, Microsoft Dynamics 365

Sisteme de emailing si marketing: Activecampaign, Pardot, Mailchimp, Campaignmonitor, eDrone

Sisteme facturare si contabilitate: FGO, Smartbill, Easybill, Paycove 

Sisteme cloud: Google Cloud, Amazon Web Services, Microsoft Azure 

Contactati-ne la [email protected] si www.opti.ro! 

Află mai multe

Cauți o aplicație software?

Completați formularul și veți fi contactat de unul din consultanții noștri!

Articole IT&C similare
Softlead

Organizațiile din domeniul serviciilor financiare au la dispoziție mai puțin de 7 luni pentru a se conforma noilor reglementări privind reziliența operațională digitală (DORA)

Devhd: Un proiect de conformitate cu DORA (Digital Operational Resilience Act) nu poate dura mai puțin de 6 luni iar companiile care nu s-au preocupat de acest aspect riscă să nu îndeplinească toate condițiile de conformitate pe 17...

Citește articolul
Softlead

[Studiu de caz] Editura Litera își gestionează toate procesele de business cu Entersoft Business Suite® și Entersoft Retail®

Cu peste 1.000 de titluri editate anual în cele 50 de colecții și imprinturi, Editura Litera pune la dispoziție cărți din cele mai variate domenii. La 32 de ani de când a văzut lumina tiparului prima carte, Editura Litera...

Citește articolul