Cum se poate renegocia contractul cu furnizorul de aplicații software în perioada pandemiei?

Conform unui studiu recent inițiat de Gartner, 36% dintre companii au renegociat termenii de colaborare cu furnizorii din industria tech.

Cu toate acestea, consultantul în implementări ERP Marcus Harris consideră că această situație poate fi considerată un beneficiu de care clienții ce au în vedere implementarea unei soluții ERP se pot folosi. Mai exact, prin negocierea contractului aflat în derulare, dar și prin anticiparea unor cazuri ce pot duce la eșecuri, așa cum au fost surprinse și în studiile de caz prezentate de Softled.

Care sunt pașii necesari în negocierea unui contract de implementare software?

• Reevaluarea nevoilor și încercarea de a reconstrui un scenariu conform cu perspectivele industriei din care face parte compania, precum și cu premisele de creștere, este unul dintre pașii esențiali în drumul către eficientizarea costurilor și încercarea renegocierii contractelor semnate sau în curs de semnare. Există trei tipuri de nevoi generate de licențele de aplicații software, pe baza cărora decidentul dintr-o companie poate stabili care sunt pașii următori:

- Aplicații software critice (asigură funcționarea companiei, măsoară indicatori, profitabilitate, gestionează resurse etc.). În cazul acestora, varianta recomandată este cea a solicitării unui discount.

- Aplicațiile software care aduc plus valoare, dar care nu influențează semnificativ bunul mers al activității și nici nu bonusează în vreun fel echipa.

- Aplicațiile software care au generat noi nevoi sau noi beneficii, de ordin punctual (exemplu: aplicațiile cu rol colaborativ).

• Revizuirea contractului, pentru a defini viziunea și raportul clauze înscrise-nevoi organizaționale.
• Stabilirea obiectivului de renegociere și creionarea unui plan secundar.
• Inițiază o discuție cu vendorul și explică-i faptul că alinierea la standardele impuse de contract implică încadrarea în termene și în clauze din partea ambelor părți. În cazul în care situația de față a necesitat renunțarea la un număr semnificativ de utilizatori, acest aspect ar putea însemna un punct esențial al discuției.
• Creează un Statement of Work, mai exact un document extrem de specific al proiectului, bazat pe funcționalitățile necesare în acest moment, în raport cu actualul context și cu previziunile pe termen mediu și lung.
• Clauzele de forță majoră. Adesea, acestea reprezintă un punct pe care majoritatea părților implicate îl trec cu vederea sau îl consideră total neimportant. Iată că scenariul pandemic a adus în vizor un set de clauze contractuale obligatorii ce au aplicabilitate.

Conform datelor furnizate de Gartner, 18% dintre companiile incluse în studiu au invocat clauzele de forță majoră cauzate de apariția pandemiei, în timp ce alte 37% iau în calcul posibilitatea de a le folosi.

• Extinderea contractului. Fie că vorbim despre majorările de costuri și de parametri asociați, de extinderile de proiect necesare sau de aspecte derivate din contextul creat, este extrem de important ca fiecare dintre părțile implicate să fie specific în ceea ce înseamnă costurile suplimentare asociate implementării software.

Ceea ce este esențial de înțeles într-un context de acest tip, cum este cel pandemic, este faptul că o renegociere a unui contract nu înseamnă diluarea sau anularea principiului de Win-Win, ci, dimpotrivă, o alternativă de facilitare a unei colaborări, care să susțină pe termen lung ambele perspective de business. O companie ce are nevoie de o aplicație software și face pași importanți în achiziția ei este o companie ce se bazează pe un plan dedicat creșterii și dezvoltării, iar bunul său mers va ajuta, în timp, un întreg ecosistem, nu doar un furnizor de aplicații software sau de servicii complementare.