Companiile ce se află în căutarea furnizorului software potrivit omit adesea etapa ce cuprinde conceperea unui RFP (Request for Proposal), deoarece consideră că acest document nu este absolut necesar. Dar ce reprezintă un RFP?
O cerere de propunere (RFP – Request For Proposal) este un document ce anunță un proiect, îl descrie și solicită oferte de la antreprenori calificați pentru a-l finaliza. Majoritatea organizațiilor de top preferă să-și lanseze proiectele folosind RFP-uri, iar pe lângă asta, multe guverne utilizează deja acest tip de cereri deoarece aduc următoarele beneficii:
- Înțelegerea capacităților reale ale unui furnizor
- Oferă posibilitatea de a reduce costurile
- Dispun de un proces de selecție clar
- Oferă diverse perspective
- Economisesc timp
De ce nu sunt, de cele mai multe ori, corecte sau complete RFP-urile?
- Persoanele desemnate nu alocă destul timp pentru un document de tip RFP complet, care să conțină toate detaliile necesare pentru a identifica soluția software potrivită
- Companiile nu pot aloca o persoană tehnică pentru a descrie o astfel de cerere și nu doresc să aloce bugete extra prin subcontractarea unui consultant extern
- Dezvoltarea unui proiect software sau achiziția unei soluții IT se face prin recomandări directe, așadar clientul nu mai ajunge să redacteze cerința
Ce ar trebui să conțină un RFP?
Deși nu există reguli stricte cu privire la cuprinsul unei astfel de cereri, există câteva elemente comune. Este important să se ofere cantitatea potrivită de informații, nici prea multe, nici prea puține, iar conform TMS și ScienceSoft, iată care sunt cele mai remarcabile puncte de tratat:
- Prezentare generală a proiectului și o scurtă descriere a companiei – această prezentare va cuprinde scopul cererii și o scurtă enumerare a problemelor care au determinat necesitatea proiectului. Scurta descriere a companiei va conține informații despre produsele și serviciile oferite și va evidenția factorii diferențiatori față de concurență.
- Obiectivele proiectului și publicul țintă – cuprinde problemele și nemulțumirile pe care o viitoare soluție software își propune să le rezolve, precum și cunoștințele despre publicul care va utiliza aplicația. Astfel de informații detaliate îi vor ajuta pe furnizori să adapteze experiența în mod specific beneficiarilor companiei.
- Detalii tehnice – conturează cerințele tehnice (de exemplu, pe ce platforme ar trebui să funcționeze software-ul, nevoia de migrare a datelor și integrări terțe) și orice limitări (de exemplu, utilizarea unui limbaj de programare specific). Acest subpunct necesită informații cât mai detaliate posibil pentru a minimiza riscul blocajelor unui proiect ulterior.
- Buget – evidențiază un plan sau o serie de costuri destinate proiectului.
- Beneficii – această secțiune rezumă modul în care proiectul va crește valoarea companiei.
- Cerințe generale și criterii de selecție pentru un furnizor – stabilește cerințele formale și legale pentru care vânzătorii pot lua parte la proiect, cât și factorii prioritari care vor defini selecția unui furnizor (de exemplu, expertiză tehnică, cunoștințe de domeniu, experiență în proiecte similare, costuri proiectate, livrare rapidă, etc).
- Posibile constrângeri - includ resurse limitate sau factori personalizați. Reprezintă o modalitate eficientă de a determina ofertele care nu sunt capabile să finalizeze cu succes proiectul.
Pe lângă acestea, mai pot apărea detalii cu privire la următoarele direcții: domeniul de activitate, intervalul de timp necesar pentru realizarea proiectului, cerințe de trimitere, scrisoare de interes, cronologie de răspuns, etc.
Odată cu înaintarea unei cereri ce nu este alcătuită corespunzător, pot apărea complicații ce vor îngreuna întregul proces. Așadar, iată câteva dintre problemele ce se pot ivi:
- Cerința este una generală, deși nevoia clientului este aceea de a rezolva prin digitalizare o problemă specifică companiei sale
- Lipsa indicatorilor de calitate ai vendorilor, pe baza cărora se vor face selecțiile (clientul este de acord să lucreze cu start-up-uri/cu IMM-uri/companii mari sau foarte mari, tehnologiile necesare)
- Includerea a prea multor obiective ale proiectului și a prea multor criterii de selecție drept priorități de top
- Trimiterea cererilor către prea multe companii – se recomandă o triere la maxim 3-5 posibili furnizori
- Inexistența informațiilor tehnice, cum ar fi nevoia integrărilor software
- Concentrarea asupra unei singure soluții
- Lipsa bugetelor și neplanificarea lor
- Cerințe incomplete
Softlead, cea mai mare platformă de tip marketplace din România, 100% dedicată aplicațiilor software, le oferă clienților săi acces la oferte de preț personalizate pentru digitalizare, prin cei peste 350 de parteneri.
Ai nevoie de o aplicație software? Solicită un demo pe adresa [email protected] sau completează formularul de mai jos.
