Cum a ajutat o aplicație de HR la automatizarea și simplificarea pontajului pentru o companie farmaceutică de top?

Interviu cu Mirela Costiuc – HR Operations Manager Zentiva, beneficiarul direct al aplicației și Andrei Teodorescu – Owner Business Apps, compania care a dezvoltat produsul.

Ce funcționalități trebuie să aibă un software dedicat managementului resurselor umane dintr-o companie de producție?

Andrei Teodorescu, Business Apps: Funcționalitățile sunt gândite și dezvoltate ori prin decizia furnizorului unei soluții software, ori prin abordarea și încorporarea cerințelor sau proceselor standard întâlnite într-un segment majoritar din piața de business vizată: managementul dosarului de personal, recrutare și on-boarding, managementul performanței (OKR), managementul concediilor și al timpului, salarizare, Self-Service si Help-Desk, dahsboard-uri și rapoarte, e-Learning.

În prezent, în noua paradigmă globală, asistăm la o dinamică accentuată a strategiilor de business și astfel, nu de puține ori, constatăm implementări de soluții sau aplicații multiple ce deservesc aceeași funcțiune. De asemenea externalizarea completă sau parțială a anumitor procese este noua normalitate. Astfel soluțiile „One-Size-Fits-All” sunt din ce în ce mai dificil de identificat, dar și de implementat în raport cu complexitatea businessului.

Care este poziția-cheie dintr-o companie de producție care identifică, de obicei, nevoia acută a implementării unei soluții de HR?

Mirela Costiuc, Zentiva: Din punctul de vedere al restricțiilor legislative, valoarea unei aplicații software folosite corect de departamentele de HR este dată de capacitatea de a aplica legea echitabil și corect pentru toți angajații. Astfel că, HR Managerul este persoana potrivită ce trebuie să se asigure de implementarea la nivel de companie a unei soluții complete care să asigure în mod echitabil aceleași drepturi pentru toți angajații companiei fără existența vreunei discriminări. De asemenea digitalizarea este parte din prezent și viitor iar Zentiva dorește să eficientizeze toate procesele, de la cele industriale la cele de HR.

Care sunt cele mai frecvente probleme întâlnite la nivelul departamentelor de HR din fabrici și cum pot fi ele rezolvate de o aplicație dedicată?

Andrei Teodorescu, Business Apps: Cele mai mari provocări sunt generate din faptul că, în majoritatea cazurilor, angajații din procesele de fabricație (și alte domenii conexe precum parcuri logistice, etc) nu au acces la un calculator precum angajații din birouri, sau cel mult pot accesa un infochioșc și nici nu au instruirea necesară pentru o accesare facilă a soluțiilor implementate.

Astfel, o aplicație dedicată departamentului de HR trebuie să conțină atât capabilitățile cerute de legislație, dar și în același timp să fie accesibilă și ușor de înțeles de către orice  angajat.

Mirela Costiuc, Zentiva: În contextul actual, post-pandemic, doar un sistem complet și adaptabil, care este proiectat conform nevoilor companiei are capacitatea de a facilita o tranziție necesară, corectă și lipsită de riscuri spre noua normalitate în care s-a demonstrat că digitalul a devenit realitate. O astfel de soluție facilitează tranziția de la modul de lucru clasic la modul de lucru hibrid, aici incluzând și telemunca indiferent de momentul zilei sau al săptămânii.

O altă problemă de actualitate se remarcă prin utilizarea ineficientă a resurselor până la duplicarea timpilor de lucru. În lipsa unui sistem integrat digitalizat, activitățile recurente sunt realizate pe suport de hârtie ceea ce generează volum mare de lucru, erori și mai multe resurse alocate.

Ce obiective au fost stabilite înainte de implementarea aplicației Work-FACT in cadrul grupului de companii Zentiva Romania?

Mirela Costiuc, Zentiva: Un sistem integrat de evidență al muncii de tipul aplicației Work-FACT poate asigura o monitorizare în timp real a planificării indicilor de performanță la zi, putând astfel susține planificările de buget.

Totodată, pe lângă eliminarea activităților manuale lunare ce pot fi generatoare de diferite tipuri de erori, o astfel de aplicație aduce și un grad de conștientizare în rândul angajaților, aceștia putând înțelege mai bine impactul și importanța muncii lor asupra producției companiei. Astfel angajații vor putea beneficia de o privire de ansamblu asupra modalității și detaliilor cu privire la sistemul de remunerație.

Cum descrieți provocările departamentului de HR privind implementarea unei astfel de soluții complet automatizate?

Mirela Costiuc, Zentiva: Chiar și în contextul identificării unei soluții potrivite, partea de comunicare către angajați în vederea construirii de încredere în folosirea acestei aplicații reprezintă o provocare. Dacă nu se prezintă corespunzător beneficiile unui angajat, implementarea unui astfel de sistem devine un eșec. Departamentul de HR și managerii implicați în implementarea soluției trebuie să dea dovadă de suficient curaj și rezistență pentru a face față tranziției și schimbării.

O altă provocare este dată și de determinarea managerilor să facă tranziția, de la evidență la planificare. Sistemul software arată în timp real dinamica echipelor și astfel managerul are o privire de ansamblu net superioară cu privire la activitatea angajaților.

Care sunt beneficiile aduse departamentului dar și angajaților o dată cu implementarea aplicației Work-FACT?

Mirela Costiuc, Zentiva: Deși inițial implementarea unui astfel de sistem poate genera rezistență la schimbare din partea angajaților, ulterior într-un termen scurt spre mediu, angajații precum și managerii percep beneficiile aduse de o astfel de aplicație din punct de vedere al simplificării și eficientizării timpului. Utilizându-se funcția de acces prin care angajații capătă controlul asupra muncii lor, sau odată cu monitorizarea, controlul și recuperarea orelor suplimentare în acord cu norma de lucru și legislația, are loc un transfer de proprietate dinspre departamentul de HR către angajați.

Ce impact a avut implementarea aplicației Work-FACT în activitatea companiei Zentiva?

Mirela Costiuc, Zentiva: Asigurarea unei mai bune planificări, atât a proceselor de HR cât și din punctul de vedere al capacității de producție. O mai bună privire de ansamblu în monitorizarea orelor suplimentare si impactul acestora în bugetul departamentelor de producție. Revenind la activitate și provocările post pandemie, se promovează și încurajează implementarea conceptului de „Clean Desk” în departamentele de support.

Prin implementarea soluției Work-FACT, câștigurile au căpătat dimensiuni multiple prin realizări concrete și în sfera sustenabilității.  Astfel, prin renunțarea completă la procesarea pe hârtie a cererilor de muncă suplimentare, a recuperărilor sau chiar și a cererilor de verificări de acte din dosarul de personal, ne considerăm o companie care acționează sustenabil și într-o manieră integrată. Impact considerabil în reducerea consumabilelor, reducerea uzurii multifuncționalelor și implicarea în campanii Think-Green.

Ce tipuri de rapoarte personalizate au solicitat clienții Business Apps de la soluția Work-Fact?

Andrei Teodorescu, Business Apps: Rapoartele reprezintă o componentă cheie într-o implementare de aplicație, mai ales dacă soluția oferită acoperă o arie vastă de procese business. Faptul că aplicația Work-FACT asigură momentan doar o parte din procesele întregului ecosistem HR, cu siguranță este necesară integrarea unor date și din alte sisteme.

Așadar, noi am decis să oferim orice fel de raport personalizat pe care clientul și-l dorește, în afara celor standard utilizate: raport pontaj la nivel de companie, raport complet pentru salarizare, rapoarte balanțe pentru ore suplimentare/weekend si recuperărilor acestora, raport KPI pentru modulul Help-Desk, etc.

Puteți descrie o situație unde implementarea aplicației Work-FACT a fost clar un avantaj ca rezolvarea unei situații întâlnite în activitatea zilnică?

Mirela Costiuc, Zentiva: Odată cu impredictibilitatea mediului de afaceri determinată de recentele evenimente pe plan global, o provocare macro a strategiei de business a fost revizia rapidă a proiecțiilor bugetare de la nivelul companiei. Prin intermediul acestui sistem integrat de planificare s-a facilitat transpunerea rapidă a proiecțiilor în mediu real fără a pune în pauză activitățile sau strategiile de business.

În ce industrii găsiți aplicația Work-FACT, potrivită?

Mirela Costiuc, Zentiva: Aplicația generează cele mai multe beneficii în industrii, mai precis acolo unde activitatea se realizează în schimburi, departamente cu activitate variabilă în funcție de planificarea directă, ori în activități sezoniere, unde lucrul nu se poate planifica în ture egale: industrie, distribuție, logistică.

Mai mult, readucând în discuție contextul actual de muncă hibridă (acasă, telemuncă, birou) cu variații de muncă pe timp de zi sau de noapte, concedii medicale sau diverse tipuri de recuperări, în cazul unor schimbări inopinate, planificarea actualizată și gestionată integral digital previne total situațiile complicate/ restante și imposibil de gestionat sau cu implicații de costuri multiple.

În cazul în care vorbim despre o companie de producție ce nu a beneficiat niciodată de o soluție software HR, cum își poate da seama de nevoia existentă a digitalizării?

Mirela Costiuc, Zentiva: Având ca punct de plecare perspectiva dintre activitatea dinamică a companiilor de producție și costurile aferente acestora, o soluție care să se muleze pe diferitele tipuri de nevoi ale clienților (personal și funcțiunile suport) este absolut necesară. Astfel, un sistem adaptabil acestei dinamici care să fie capabil să poată susține un program clasic de lucru cât și un pattern complex al unui program de lucru este soluția cea mai potrivită.

În recentul context pandemic, cea mai mare provocare a departamentului HR a fost găsirea acelei soluții digitale complete și adaptabile într-un termen scurt pentru a evita perturbarea afacerii. Companiile de producție au fost printre singurele companii unde angajații au fost prezenți fizic. Astfel, interacțiunea dintre angajații diferitelor departamente fiind restricționată sau limitată, activitatea și colaborarea acestora s-a dovedit o reală provocare. Așadar, pandemia a  fost un factor declanșator în luarea deciziei de a trece de la un sistem clasic la digitalizarea activității din companie.

Cum a fost colaborarea cu Business Apps?

Mirela Costiuc, Zentiva: Apreciez colaborarea cu Business Apps pentru faptul că de fiecare dată a existat deschidere în situația adaptării sistemului conform cerințelor noastre de business, atât ca upgrade-uri cât și a particularităților pentru fiecare tip de activitate recurentă sau pentru fiecare tip de client, grupul Zentiva din Romania incluzând două unități de producție și entitățile comerciale aferente.

Un alt plus este faptul că aplicația a fost dezvoltată și în limba română, ceea ce o face utilizabilă și accesibilă pentru toate categoriile de angajați. Fiind realizată traducerea completă din limba engleză atât a elementelor tehnice și a proceselor specifice departamentului de HR, cât și a soluțiilor de business din sistemul integrat oferit, s-a putut renunța la serviciile unui consultat de implementare ducând astfel la o reducere de costuri și de timp.