Costurile ascunse ale achiziționării aplicațiilor software

Conform statisticilor unui raport recent al Flexera Report, companiile au irosit mare parte din bugetul pentru software, pe ceea ce s-ar putea numi general - costuri ascunse:

• 75% dintre companii au fost în dezacord cu cel puțin o parte din regulile de utilizare ale software-ului lor
• 44% dintre companii (în comparație cu doar 25% în 2015) au plătit 100,000$ sau mai mult, pentru a rectifica unele costuri reieșite în urma neconformității cu regulile de utilizare impuse de software-ul cumpărat. Pentru 20% dintre ei (față de 9% în 2015), aceste costuri au fost de 1,000.000$ sau mai mult.
• 93% dintre origanizații au raportat cheltuirea unor sume pe shelfware (parte a software-ului cumpărată, dar care nu a fost niciodată folosită).

Dat fiind acest raport, companiile realizează că ele irosesc până la 25% din buget pe cheltuielile legate de software. În prezent, nu există un răspuns clar legate de sumele respective, dar sunt direcții ce trebuie luate în considerare anumite acțiuni ce duc la costuri ascunse:

• Licențele de utilizare:

Fiecare licence agreement ce guvernează sutele de aplicații care rulează în interiorul companiei conține termeni denși și complecși despre drepturile de utilizare ale produsului (Product Use Rights). Subliniind modalitățile în care compania poate să utilizeze produsul, aceste condiții trebuie urmărite, înțelese și gestionate pentru a fi siguri că organizația este în acord total cu ele. Evitând depășirea sau nerespectarea lor, nu există motiv de penalizări, ce pot ajunge la 6-7 cifre per aplicație, din partea auditului comercianților de licențe.

Noile tehnologii precum cloud-ul, virtualizarea și BYOD (Bring Your Own Device) complică și mai tare acest scenariu deoarece politicile lor și consecințele acordului/dezacordului cu licența de utilizare pot avea un impact foarte serios în rândul companiei. La ele s-ar adăuga și factori externi precum fluctuația și randamentul angajaților, fuziuni și achiziții ale întreprinderii, precum și retragerea hardware-ului.

• Shelfware

În același context, o problemă ce poate apărea simultan este cea a shelfware-urilor mai sus amintite, respectiv acele părți nefolosite ale licențelor produsului, dar care consumă o parte a bugetului companiei dedicat aplicațiilor software:

• 93% din companii au raportat cheltuirea banilor pe părți de software pe care nu le folosesc;
• 30% din companii au admis că 21% sau chiar mai mult din software-ul lor este asociat cu aplicații care nu sunt folosite.

Unele dintre cele mai cunoscute greșeli care ar duce la shelfware și utilizare incorectă a licenței ar fi următoarele:

1. Achiziționarea ad-hoc: lipsa de control asupra achizițiilor este comună, chiar și atunci când este realizată sub un acord asupra volumului.
2. Instalare și utilizare fără monitorizare: prin monitorizarea instalărilor și folosirii aplicațiilor software, companiile ar fi capabile să reducă posibilele costuri de mentenanță.
3. Lipsa unei depozitări centrale: un depozit central ajută la controlul asupra licențelor software. De asemenea, este util pentru conformarea la un audit din partea furnizorilor de licență, salvând atât timp, cât și bani, pentru companie.
4. Lipsa monitorizării datelor de reînnoire: lipsa de atenție la acordurile de licență sau la datele de reînnoire poate face organizațiile vulnerabile la mentenanță sau pierderea dreptului de utilizare, ceea ce ulterior poate fi costisitor.
5. Lipsa comunicării între departamente: operațiunile de IT trebuie să funcționze cu un software instalat și utilizat în concordanță cu acordurile respectivelor licențe, în toate departamentele.
6. Neluarea în considerare din punct de vedere strategic a cerințelor companiei: cumpărarea unor licențe fără a fi determinat ceea ce compania folosește în acel moment și care îi sunt adevăratele necesități pe termen lung, poate fi o greșeală costisitoare.
7. Presupunerea că regulile licențelor nu se schimbă: regulile acestora se schimbă în mod constant și greșeala de a nu ține pasul cu ele poate rezulta la dezacordul cu termenii și condițiile specificate.
8. Lipsa achiziționării de mentenanță la timpul potrivit: cel mai favorabil moment pentru a realiza asta este atunci când organizațiile urmează să upgradeze. Dacă organizațiile cumpără mentenanță înainte ca o lansare să fie anunțată, prețul este semnificativ mai scăzut și ele vor deveni în mod automat eligibile la upgradarea acelui produs.
9. Lipsa automatizării unei licențe de optimizare a software-ului (Software Licence Optimisation): un mediu opitimizat al licenței nu poate fi atins fără oameni, precese și automatizare. Software Asset Management/Software Licence Optimisation sunt soluții care ajută organizațiile să colecteze toate datele necesare și să aplice în mod corect regulile licenței, astfel încât să aibă o optimizare și un respect continuu al acordului.

• Software neautorizat sau neluat în considerare

Abilitatea de a descoperi și gestiona în mod activ (inventaria, urmări și corecta) tot software-ul rețelei este un alt factor important. Mergând mână în mână cu cybersecuritatea (securitatea sistemului în folosirea internetului) și cu bugetul, o monitorizare atentă a software-ului poate salva compania de la atacatori ce scanează și targetează organizații, în căutarea unor versiuni vulnerabile de software pe care să le exploateze, producând astfel daune din punct de vedere material și financiar.

Conform Flexera, există o gamă largă e motive pentru o gestionare proactivă a usajului și a licențelor software. Printre cele mai importante se enumeră:

• reducerea sau evitarea costurilor pentru software
• asigurarea respectării acordului de licență
• reducerea costurilor sau riscurilor de audit
• reducerea riscului descoperirii sau înlăturării din sistem a unor aplicații software neautorizate sau fără licență.

În ceea ce privește monitorizarea și gestionarea costurilor, un tool important ar fi TCO (Total Cost of Ownership), o analiză care dezvăluie toate costurile întreprinse în ciclul de viață al unui produs.

De ce este util TCO?

Deținerea unui produs sau serviciu aduce cu ea costuri de instalare, depozitae, operare, upgradare și menținere a acelorași avantaje. Pentru multe tipuri de achiziții, analiza TCO găsește o foarte mare diferență între prețul de achiziție și costurile întregului ciclu de viață, mai ales atunci când este vorba despre o posesiune pe termen lung. Calcule ce sunt luate în considerare în acest proces ar fi:

• bugetarea și planificarea
• managementul ciclului de viață al bunului respectiv
• prioritizarea propunerilor pentru achiziții capitale
• selecția furnizorilor
• decizii de închiriere vs decizii de cumpărare.

Este imperios necesar ca CIO-ul fiecărei companii să înțeleagă consecințele provocărilor unor astfel de achiziții. Evitarea costurilor și a lipsei de respectare a licențelor sunt primele motive pentru utilizarea unor servicii de monitorizare și gestionare a aplicațiilor software. Partea bună este că din ce în ce mai multe companii sunt conștiente de acest aspect și acționează în direcția corectă.

Alege împreună cu un consultant specializat aplicația software SaaS sau custom potrivită afacerii tale prin completarea formularului de mai jos sau prin contact direct la adresa [email protected], telefon: 0721/697825.