În funcție de mărimea companiei, perioada de adopție și de implementarea a semnăturii electronice poate varia, de la 2 luni în cazul start-up-urilor până la 9 luni în cazul companiilor foarte mari. Aprobarea costurilor și includerea procesului în mecanismul organizațional intern de semnare a documentelor sunt aspectele principale care fac diferența între cele două marje de timp.
De ce este utilă semnătura electronică?
În primul rând, semnătura electronică se poate folosi în relația cu instituțiile publice:
- ANAF – depunerea on-line a declarațiilor, acces în Spațiul Privat Virtual
- CNAS – transmiterea raportărilor către CNAS, accesarea dosarului electronic de sănătate
- ITM – transmiterea REVISAL-ului
- Monitorul Oficial
- MFE – semnarea electronică a documentației necesare obținerii fonduri europene prin MySMIS
- SICAP (fostul SEAP) – participarea la licitații publice, semnarea electronică a ofertelor și a documentației de atribuire
- ONRC
De asemenea, semnătura electronică este extrem de utilă în relația cu partenerii de afaceri (pentru comunicarea care presupune implicații legale, contracte, contabilitate etc.).
Care sunt cele mai cunoscute soluții de semnătură electronică și ce costuri au?
În cazul start-up-urilor și companiilor medii, DocuSign, CertSign sau Adobe Acrobat Pro/Adobe Sign sunt soluții software care pot răspunde cu succes nevoilor de semnare a documentelor. Pentru o companie mică, prețurile pornesc de la 45 de euro/an (fără TVA).
Pentru companiile mari, pot fi alese soluțiile de mai sus, cu diferențele de costuri pe care le impun vendorii. Mai exact, Acrobat Standard DC pornește de la 14.99$/utilizator, DocuSign de la 10$/utilizator (pentru persoane fizice) sau de la 40$/utilizator pentru companii.
După implementarea unei soluții software de semnătură electronică, companiile au redus timpul cumulat alocat semnării documentelor de la 5 zile la 37 de minute.
Care este diferența între semnătura electronică și semnătura digitală calificată?
Conform legislației în vigoare, există 3 tipuri de semnătură electronică: semnătura simplă, semnătura avansată și semnătura calificată. Principala diferență dintre acestea este dată de nivelul de securitate și de recunoaștere oferit pentru persoana care le folosește în raporturile sale cu terți (companii sau instituții publice).
Semnătura electronică simplă este și cea care are cel mai scăzut nivel de securitate și poate fi reprodusă cu ușurință. Mai exact, poate fi definită prin: datele de contact marcate la finalul unui e-mail sau de semnătura biometrică (efectuată pe un device inteligent: smartphone sau tabletă).
Semnătura electronică avansată necesită un certificat digital simplu și poate fi folosită în semnarea documentelor electronice cu nivel mediu de risc (solicitări de concedii, procese verbale).
Semnătura electronică de tip calificat necesită un certificat digital calificat, fapt ce o face să fie tipul de semnătură cu cel mai ridicat nivel de încredere. Este folosită pentru semnarea documentelor contractuale sau celor fiscale.
Soluțiile de semnătură digitală au înregistrat creșteri masive în ultimii 2 ani, cererea fiind accelerată de pandemie, dar și de dinamica digitalizării companiilor din întreaga lume. Mai mult decât atât, creșterea interesului și achizițiilor aplicațiilor software de tip SaaS a condus către dezvoltarea exponențială a industriei semnăturii electronice.
În 2026, piața globală a tehnologiilor de semnătură electronică poate ajunge la 14.1 miliarde de dolari, de peste 6 ori mai mult decât era în 2020.
