În ultimii doi ani, inteligența artificială a devenit una dintre cele mai rapide tehnologii adoptate la nivel global. Dacă în trecut implementarea unei noi tehnologii în companii presupunea bugete consistente, procese de aprobare și luni întregi de implementare, astăzi un angajat poate începe să folosească instrumente AI în doar câteva minute.
ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude sau alte soluții bazate pe inteligență artificială au devenit parte din activitatea zilnică a milioane de profesioniști. De la redactarea e-mailurilor și generarea de rapoarte până la analiză de date, programare sau suport pentru clienți, AI-ul este deja prezent în majoritatea organizațiilor.
Întrebarea nu mai este dacă angajații folosesc AI.
Întrebarea este: compania ta este pregătită pentru acest fenomen?
AI-ul a intrat în organizații înaintea strategiilor
Un studiu realizat de Deloitte arată că peste 70% dintre angajații care utilizează instrumente de inteligență artificială generativă spun că folosesc astfel de soluții fără a avea politici clare din partea companiei. În paralel, raportul Microsoft Work Trend Index evidențiază că aproximativ 75% dintre angajații din domeniile de tip knowledge work utilizează deja AI în activitatea profesională.
Cu alte cuvinte, adoptarea AI este condusă de utilizatori, nu de organizații.
Acest fenomen este cunoscut sub numele de Shadow AI, un concept similar cu Shadow IT, în care angajații folosesc aplicații și tehnologii fără implicarea departamentului IT sau fără aprobarea formală a managementului. La prima vedere, acest lucru poate părea benefic. Angajații devin mai productivi, economisesc timp și găsesc soluții mai rapide pentru sarcinile zilnice. În realitate însă, lipsa unei strategii poate genera riscuri semnificative.
Ce se întâmplă când fiecare angajat folosește propriul AI?
Imaginați-vă următorul scenariu:
Un specialist de vânzări utilizează ChatGPT pentru a genera oferte comerciale.
Un angajat din HR folosește AI pentru redactarea descrierilor de joburi.
Departamentul financiar încarcă date într-un instrument AI pentru analiză.
Echipa de marketing generează conținut cu alte platforme AI.
Fiecare dintre aceste activități poate aduce beneficii. Problema apare atunci când organizația nu știe:
- ce instrumente sunt folosite;
- ce informații sunt introduse în platformele AI;
- unde sunt stocate datele;
- cine are acces la rezultate;
- dacă informațiile respectă politicile de securitate.
Conform unui studiu publicat de IBM, una dintre cele mai mari preocupări privind adoptarea AI rămâne gestionarea datelor și securitatea informațiilor.
În lipsa unor reguli clare, angajații pot introduce în platforme AI:
- informații despre clienți;
- date financiare;
- documente interne;
- contracte;
- strategii comerciale.
Odată introduse în sisteme externe, controlul asupra acestor informații poate deveni limitat.
Productivitatea crește. Dar cu cât?
Partea pozitivă este că AI produce deja rezultate măsurabile.
Potrivit unui studiu realizat de Harvard Business School și Boston Consulting Group, consultanții care au utilizat instrumente AI au reușit să finalizeze anumite sarcini cu 25% mai rapid și au obținut rezultate cu aproximativ 40% mai bune comparativ cu grupul care nu a utilizat AI.
În același timp, cercetările McKinsey estimează că inteligența artificială generativă poate adăuga anual între 2,6 și 4,4 trilioane de dolari economiei globale prin creșterea productivității.
Aceste cifre explică de ce angajații adoptă AI atât de rapid.
Beneficiile sunt evidente:
- reducerea timpului necesar pentru redactarea documentelor;
- automatizarea activităților repetitive;
- generarea rapidă de analize;
- suport în procesul decizional;
- acces rapid la informații.
Cu toate acestea, utilizarea individuală a AI nu înseamnă automat transformare digitală.
Diferența dintre utilizarea AI și strategia AI
Multe organizații confundă cele două concepte.
Faptul că angajații folosesc ChatGPT nu înseamnă că organizația are o strategie AI.
O strategie reală presupune:
Stabilirea obiectivelor
Care este scopul utilizării AI?
- reducerea costurilor?
- automatizarea proceselor?
- îmbunătățirea relației cu clienții?
- optimizarea operațiunilor?
Fără obiective clare, implementările devin experimentale și dificil de măsurat.
Identificarea proceselor cu cel mai mare impact
Nu toate activitățile beneficiază în mod egal de AI.
În cele mai multe organizații, cele mai mari rezultate apar în zone precum:
- suport clienți;
- vânzări;
- marketing;
- managementul documentelor;
- analiză financiară;
- resurse umane.
Definirea regulilor de utilizare
Companiile trebuie să stabilească politici clare privind:
- tipurile de date care pot fi introduse în instrumente AI;
- platformele aprobate;
- nivelurile de acces;
- responsabilitatea asupra conținutului generat.
Integrarea cu sistemele existente
Valoarea reală apare atunci când AI este conectat cu ecosistemul software existent.
- Un chatbot conectat la CRM poate oferi răspunsuri personalizate clienților.
- Un asistent AI integrat într-un ERP poate accelera procesele operaționale.
- O platformă AI conectată la bazele de date interne poate genera rapoarte și analize în timp real.
Prin intermediul Softlead Digital DNA, organizațiile își pot evalua nivelul de maturitate digitală, identifica zonele cu cel mai mare potențial de automatizare și primi recomandări personalizate privind soluțiile software și tehnologiile AI potrivite obiectivelor lor de business.
