Solutia e-SCIM

Bibliotecă Documente

Acest modul reprezintă funcționalitatea de integrare a tuturor documentelor necesare pentru implementarea etapelor constitutive ale sistemului de control intern, permițând în acest mod interacțiunea cu documentele specifice instituțiilor sau organizațiilor vizate.

• documentele pot fi prelucrate în masă, parțial sau total selectiv, indiferent de gradul de modificare al fiecărui document
• modificările aduse sistemului vor putea fi operate simultan în timp real indiferent de gradul modificărilor aduse sau a numărului de documente ce urmează a fi modificate
• administrarea modulului este permisă - crearea de biblioteci paralele cu documentații diferite

Astfel, pentru domenii de activitate pentru care completarea sau elaborarea de documente reprezintă un proces dificil, funcționalitățile Modulului Bibliotecă Documente permit operații de autocompletare, modificare sau înlocuire multiplă pe selecții de documente.

Circuit Documente

Modulul permite optimizarea totală a fluxului de documente, prin organizarea circuitului documentelor specifice sau generale și urmărirea timpilor de execuție pentru fiecare document sau sarcină integrată în interiorul unui document.

• regularizează întregul flux de documente, atât cel intern cât și cel extern, traseul de rezoluție al acestui flux fiind dinamic, alocat pe organigrama entității sau pentru cazurile de colaborare prin documente externe, prin stabilirea unei legături dinamice între una sau mai multe entități între care are loc schimbul de documente.

Pentru entitățile publice, care interacționează cu întreaga comunitate locală, prin emiterea de documente oficiale, Modulul Circuit Documente pune la dispoziția acestora o funcționalitate prin care fiecare cetățean își poate defini cererea sau necesitatea din orice locație, nemaifiind necesară deplasarea până la punctul de lucru al entității respective. 

Generare/Rapoarte și Centralizare Anexe Sistem

Este conceput să funcționeze pe mai multe nivele ierarhice, pentru entitățile subordonate ierarhic, entitățile ierarhic superioare și entitățile responsabile cu centralizarea datelor.

• funcționalitatea modulului este integrată într-o interfață grafică de tip diagramă/organigramă, de unde vor putea fi accesate toate datele generate de sistem
• toate entitățile integrate vor putea constitui o hartă dispusă ierarhic, prin care se vor putea vizualiza, raporta și centraliza anexele specifice sistemului de control intern sau a oricărui alt tip de sistem personalizabil la cererea entității

Modulul Generare/Rapoarte și Centralizare Anexe Sistem are trei funcționalități principale: generare, raportare, centralizare.

Obiective și Riscuri

• urmărește în timp real atingerea obiectivelor propuse prin calculul automat al indicatorilor definiți pentru fiecare obiectiv și alertarea periodică a utilizatorilor în funcție de rezultatul obținut

Întregul proces de minimizare a riscurilor va fi radical îmbunătățit prin capacitatea modulului de a urmări implementarea măsurilor dispuse pentru diminuarea riscurilor, alertarea termenelor de implementare a respectivelor măsuri și recalcularea riscurilor reziduale.

Organigramă Dinamică

Constituie instrumentul cu ajutorul căruia, în cadrul unei organizații sau instituții, întreaga documentație este alocată compartimentelor active pentru care a fost elaborată, aceasta putând fi accesată fie doar de persoanele apartenente respectivului compartiment activ, fie de către orice altă persoană desemnată de către conducătorul compartimentului activ sau al entității.

 Modulul Organigramă Dinamică asigură:

• monitorizarea documentației alocată fiecărui compartiment activ din cadrul entității publice
• verificarea respectării termenelor și reviziilor programate cu ajutorul sistemului de alerte de care dispune
• vizualizarea chestionarelor de autoevaluare aferente fiecărui compartiment
• interacțiunea compartimentelor, atât la nivel de management al documentelor cât si la nivel de comunicare prin intermediul poștei electronice
• accesarea arhivei digitale specifice fiecărui compartiment intern
• urmărirea circuitului de documente intern

Registratură

• presupune alocarea numerelor de înregistrare pentru documentația sistemului și gestionarea cu ușurință a acestora în raport cu denumirea documentelor înregistrate 

Modulul poate fi utilizat în mod auxiliar de către personalul entității, în vederea gestionării numerelor de înregistrare pentru circuitul documentelor în cadrul entității, posibilitățile avansate de filtrare ale modulului facilitănd gestionarea cu ușurință a oricărui document.   

Suport Online

Oferă asistență utilizatorilor în timpul accesării platformei, atât din punctul de vedere al funcționalităților oferite de către aceasta, cât și pentru întrebări și alte problematici legate de aspectele tehnice ale implementării sistemului de control intern sau alte procese legate de studiul cursurilor/manualelor integrate în Modulul e-Learning.Prin intermediul acestui modul serviciile de suport sunt personalizabile în funcție de cererea fiecărui utilizator.

Serviciile de suport online se împart în 4 categorii:

• Suport tehnic utilizare Soluția e-S.C.I./M.
• Suport tehnic monitorizare/mentenanță documentație Sistem de Control Intern
• Suport tehnic studiu/absolvire Curs - Sistemul de Control Intern Managerial în Entitățile Publice
• Suport tehnic studiu/absolvire Curs – Auditul Sistemelor de Management și Control Intern

Mentenanță tehnică

Acest modul presupune menținerea în bună funcționare a platformei și a aplicațiilor ce rulează în cadrul acesteia.

• include servicii de întreținere și administrare a platformei, depanare sau modificare a unei aplicații din interiorul platformei, servicii de administrare, configurare, întreținere sau folosire a unei aplicații din interiorul platformei
• este continuu, monitorizarea și optimizarea aplicațiilor din platformă reprezentând activitatea de bază a echipei noastre.

Suport tehnic monitorizare/mentenanță documentație Sistem de Control Intern

Prin suportul tehnic dedicat documentației Sisitemului de Control Intern, se urmărește:

• elaborarea completă a documentației de sistem
• elaborarea documentelor specifice domeniului de activitate al entității
• distribuirea documentației pe compartimente
• instruirea responsabililor de proces
• mentenanța continuă a documentației pentru modificările legislative sau modificări apărute la nivelul entității
• explicarea tuturor noțiunilor tehnice pentru gestionarea și aplicarea documentației

Programare Alerte

• însoțește toate modulele integrate ale platformei care au nevoie de monitorizare în timp real
• asigură respectarea termenelor, atenționarea sau prevenirea responsabililor de proces, alarmarea neîndeplinirii anumitor sarcini sau obiective delcarate
• permite utilizatorilor configurarea evenimentelor proprii importante, acestea fiind însoțite de alerte și notificări de sistem la data programată
• atât alertele de sistem cât si notificările vor fi transmise automat către utilizatorii platformei, prin mesageria dedicată persoanelor responsabile pentru evenimentul programat

Suport tehnic studiu/absolvire curs - Sistemul de Control Intern Managerial în Entitățile Publice

Implementarea Sistemului de Control Intern Managerial în entitățile publice reprezintă o activitate nouă impusă angajaților entităților publice, de cele mai mult ori fără ca aceștia să beneficieze de cursuri de formare/perfecționare în acest domeniu.

Suportul tehnic de studiu al materialului didactic constă în alocarea unui lector care coordonează și susține întregul proces de formare a angajaților în domeniul Implementării Sistemului de Control, prin intermediul Modulului e-Learning dedicat. Activitatea se desfășoară online, parcurgerea modulelor de curs se întinde pe o perioadă de 3 luni și se finalizează cu etapa testării finale. În urma absolvirii testului, fiecare angajat va obține o diplomă de participare sau perfecționare în funcție de caz.

Suport tehnic studiu/absolvire Curs – Auditul Sistemelor de Management și Control Intern

Auditul intern constituie parte integrantă a sistemului de guvernanță corporativă, managementul riscului și controlului intern.

Suportul tehnic de studiu al materialului didactic constă în alocarea unui lector care coordonează și susține întregul proces de formare a angajaților în domeniul Auditării Sistemului de Control Intern, prin intermediul Modulului e-Learning dedicat. Toată activitatea se desfășoară online, parcurgerea modulelor de curs se întinde pe o perioadă de 4 luni și se finalizează cu etapa testării finale. Ca urmare a absolvirii testului, fiecare angajat va obține o diplomă de participare sau perfecționare în funcție de caz.