Aplicațiile automatizate pentru gestionarea emailurilor și clienților sunt esențiale pentru companiile care doresc să eficientizeze comunicarea și să optimizeze procesele de management al relațiilor cu clienții. Integrarea cu baze de date, CRM, ERP și aplicații precum Microsoft Excel și Outlook permite automatizarea proceselor și reducerea timpului necesar pentru gestionarea emailurilor.

Pași Proces

1. Descărcare Clienți din ERP, CRM sau Consultare Clienți din Tabel Excel

Robotul începe prin descărcarea și consultarea listei de clienți din ERP, CRM sau din tabelele Excel existente.

2. Creare Listă Emailuri de Procesat

• Setare redirecționare: Administratorul serverului de mail al Beneficiarului setează redirecționarea tuturor emailurilor către adresa de email a robotului.
• Identificare și filtrare: Robotul identifică și filtrează emailurile IN și OUT pe baza domeniilor @ și adreselor de email ale clienților selectați și definiți de Beneficiar.

• Procesare CC/BCC: Robotul procesează emailurile în care a fost inclus în CC sau BCC.

3. Salvare Atașamente pe Server/NAS/Local

Atașamentele din emailuri sunt salvate în foldere dinamice predefinite, organizate după:

• Numele clientului
• Data trimiterii
• Tipul emailului (IN/OUT)

4. Încărcare în ERP/CRM a Emailurilor de Procesat

Robotul încarcă emailurile procesate în ERP/CRM, includ următoarele informații:

• Subiect construit din variabile: Tipul emailului (IN/OUT), numele clientului, data trimiterii.
• Copiere text email (Body): Textul emailului este copiat în câmpul corespunzător.
• Indicare folder atașamente: Se indică folderul unde sunt salvate atașamentele.

5. Excepții – Emailuri Neprelucrate

Pentru emailurile care nu pot fi prelucrate, robotul generează un raport:

• Raportare erori: Se trimite un email și un tabel Excel cu erorile de prelucrare, cum ar fi clienții neidentificați.

6. Raport Final

La sfârșitul procesului, robotul generează un raport final cu:

• Numărul de emailuri prelucrate: Detalii despre emailurile care au fost gestionate cu succes.

Beneficii

Automatizare Completă

Automatizarea proceselor de gestionare a emailurilor reduce semnificativ timpul necesar și minimizează erorile umane.

Eficiență și Precizie

Integrarea cu ERP, CRM și Excel permite o gestionare precisă și eficientă a datelor clienților și a corespondenței email.

Organizare și Urmărire

Salvarea atașamentelor în foldere dinamice și organizate permite o urmărire clară și simplificată a documentelor importante.

Integrare ERP/CRM

Actualizarea automată a sistemelor ERP și CRM asigură că toate datele sunt la zi și accesibile pentru echipele relevante.

Raportare și Monitorizare

Generarea de rapoarte detaliate asigură monitorizarea continuă a proceselor și identificarea rapidă a oricăror probleme sau excepții.

Aceste aplicații automatizate reprezintă soluția ideală pentru companiile care doresc să îmbunătățească gestionarea emailurilor și a relațiilor cu clienții, să optimizeze procesele interne și să crească eficiența operațională.