AgoraDMS este o soluție integrată pentru managementul documentelor și a fluxului de sarcini. De asemenea conține și un modul de Registratură, în jurul căruia se poate organiza tot fluxul de lucru.

Soluția se pliază perfect pentru crearea unui ghișeu unic la nivelul instituției publice, având posibilitatea de a se intega cu un portal web sau o aplicație de informare pe Infokiosk.


Iată care sunt module componente:

1. Registratură

Acest modul acoperă pe lângă înregistrarea documentelor care intră sau ies dintr-o instituție și stocarea acestora în format electronic dar mai ales evaluarea activității departamentelor care lucrează la soluționarea documentelor intrate în instituție.

Caracteristici:

• posibilitate de a avea mai multe registre (ex: Registrul Unic și registre pentru fiecare departament)
• posibilitate de a aloca numărul de intrare și de ieșire
• posibilitate de rezervare a numerelor de înregistrare cu drepturi pentru fiecare utilizator
• atașare de documente în format electronic la un document înregistrat
• tipărire dovadă de înregistrare personalizată

2. Înregistrarea documentelor

Înregistrarea documentelor se face foarte simplu, completând exact aceleași câmpuri pe care utilizatorii le-ar fi completat în formularul de pe hârtie. Mai mult, documentele pot fi trimise automat pe un flux de lucru și pot fi folosite ca task-uri pentru cei cărora se adresează.

Caracteristici:

• se poate alege să se păstreze datele completate pentru a facilita înregistrarea mai multor documente care au aproape aceleaşi date (sunt primite de la aceeași persoană/companie, au același mod de recepționare, etc)
• se poate seta de către administratori un termen de soluționare implicit
• păstrează în baza de date toate detaliile care se găsesc pe formularul pentru Registru de Intrare – Ieșire
• se poate atașa un document digital la cel înregistrat (un scan al documentului depus)
• se poate alege un număr de înregistrare rezervat

3. Rezervarea numerelor de înregistrare

Caracteristici:

• posibilitatea de a rezerva unul sau mai multe numere de înregistrare în contul unui utilizator în ziua în care se face rezervarea
• numai utilizatorii care au acest drept pot face rezervările de numere de înregistrare
• posibilitate de a transfera un număr de înregistrare către alt utilizator

4. Căutarea și diverse acțiuni post-înregistrare

Din pagina cu documente înregistrate se pot face diverse filtrări, căutări dar și o serie de acțiuni cum ar fi editarea, tipărirea dovezii de înregistrare, confirmarea de primire de către un utilizator de la un alt departament, etc.

Caracteristici:

• posibilitatea de a căuta un document după numărul de înregistrare, numele deponentului, data de înregistrare, registrul în care a fost înregistrat, descrierea sau conținutul documentului
• posibilitatea de a edita anumite date ale documentului înregistrat doar dacă a fost înregistrat în ziua curentă
• posibilitatea de a șterge un document înregistrat dar doar dacă acesta este ultimul înregistrat într-un registru
• confirmare de primire a unui document de către un utilizator de la un alt departament (sau mai mulți)
• înregistrarea în alte registre sau alocarea unui număr de ieșire pentru un document care este deja înregistrat fără a mai completa datele deja existente