O companie activă în domeniul modernizării tancurilor și a platformelor militare complexe a decis să își eficientizeze modul de lucru prin digitalizarea procesului de achiziții. Compania oferă servicii avansate de upgradare, transfer de tehnologie și integrare de sisteme, activând într-un sector unde transparența, controlul și trasabilitatea sunt esențiale. Gestionarea comenzilor, a furnizorilor și a documentelor conexe presupunea eforturi semnificative din partea echipelor interne, iar aprobările erau întârziate din cauza lipsei unui flux digital clar.
Obiectivele urmărite
Pentru a-și susține creșterea și a respecta cerințele ridicate ale domeniului în care activează, compania și-a propus:
- Digitalizarea completă a procesului de achiziții
- Automatizarea traseului de aprobare, diferențiat pe praguri valorice
- Centralizarea nomenclatoarelor și eliminarea erorilor umane
- Gestionarea rapidă și sigură a documentelor justificative
- Integrarea cu infrastructura software deja existentă
Soluția personalizată: dezvoltare realizată de Dyntell Software România
Pentru a răspunde nevoilor specifice ale organizației, echipa Dyntell Software România a proiectat și livrat o soluție ERP personalizată pe baza platformei Dyntell.
Aceasta acoperă toate etapele procesului de achiziție, de la preluarea comenzilor și validarea nomenclatoarelor, până la aprobări ierarhice, generarea documentelor semnate electronic și notificări automate.
Funcționalități-cheie dezvoltate:
- Import inteligent al comenzilor furnizor, diferențiat pe tipuri de achiziții (materii prime, servicii, subcontractare)
- Flux de aprobare configurabil, cu niveluri clare și traseu logic în funcție de valoare și tipul achiziției
- Gestionarea fișierelor atașate (oferte, contracte etc.), cu versiuni și acces rapid din sistem
- Jurnal de aprobare și refuz, păstrat pentru audit și revizii
- Documente PDF generate automat, cu semnături și nume ale decidenților
- Istoric achiziții pentru fiecare articol, vizibil direct în comandă
- Notificări automate pe email pentru acțiuni, întârzieri și modificări
- Integrare cu sistemele existente în companie, pentru un flux unitar
Derularea proiectului
Implementarea a durat aproximativ 9 luni, timp în care echipa Dyntell a colaborat constant cu specialiștii clientului. Proiectul a inclus etape de analiză, configurare, testare, training și integrare. Comunicarea directă și clară a fost esențială în definirea corectă a cerințelor și adaptarea funcționalităților.
Echipe implicate
Procesul a presupus implicarea activă a mai multor departamente din partea clientului:
- Achiziții
- Financiar
- Supply Chain
- Management executiv
Această colaborare transversală a contribuit la o implementare coerentă și la o adoptare rapidă a soluției la nivel organizațional.
Rezultatele obținute
După lansarea soluției personalizate, compania a observat rapid îmbunătățiri semnificative:
✅ A crescut viteza de procesare a comenzilor
✅ A fost eliminat riscul de erori în fluxul de aprobare
✅ A fost obținută trasabilitate completă asupra comenzilor, documentelor și deciziilor
✅ A fost redus timpul de reacție al echipelor prin notificări automate
✅ Documentele PDF semnate au adus un plus de profesionalism și control
✅ Sistemul este complet pregătit pentru audituri, având istoric complet al fiecărei comenzi
✅ Integrarea cu celelalte aplicații folosite de companie a dus la eficiență operațională crescută.
„Industria de apărare impune standarde extrem de ridicate în ceea ce privește controlul și trasabilitatea. Proiectul de față este o dovadă clară că o soluție ERP bine proiectată și personalizată poate aduce claritate, viteză și încredere în procesele interne.” – Gáspár Béla, Country Manager, Dyntell Software România
Prin această soluție software personalizată, compania din domeniul apărării a reușit să transforme un proces critic într-un flux digital, rapid și complet controlabil. Colaborarea cu echipa Dyntell a oferit nu doar tehnologie, ci și know-how aplicat, adaptat unei industrii unde precizia și transparența fac diferența.
