În era companiilor digitale, optimizarea costurilor nu înseamnă neapărat tăierea bugetului pentru resursele IT, ci implică o mai bună organizare la nivelul întregii companii.
Ultimele rapoarte semnalizează o scădere a economiei la nivel global. Kurt Potter, Vicepreședinte și Analist remarcabil Gartner, susține că, în acest context, organizațiile vor trebui să realizeze mai multe, cu resurse mai puține, să se transforme, să taie din bugetele totale sau destinate departamentelor de IT.
Optimizarea costurilor în era companiilor digitale implică 3 aspecte noi: optimizarea costurilor în IT, combinată cu optimizarea costurilor în organziație, combinate cu optimizarea costurilor legate de transformările ce au loc într-o companie digitală.
Una dintre cele mai mari oportunități pentru reducerea costurilor sau economisirea lor este analizarea cheltuielilor care vin dinspre zona de IT, specifice departamenetelor sau unităților de IT proprii organizației. Acestea pot apărea sub 3 forme:
- Business Unit IT (unde IT-ul este o unitate, un departament, care reprezintă o funcție specifică a acesteia și ocupă un loc definit cu claritate în organigramă, sub conducerea unui manager);
- Shadow IT, respectiv sistemele sau soluțiile IT construite și utilizate în cadrul organizațiilor fără aprobarea explicită a companiei;
- Rogue IT – utilizarea în interiorul unei organizații a unor resurse de IT fără autorizație, cum ar fi dispozitivele proprii ale angajaților precum smartphone-urle, tabetele, serviciile sau aplicațiile cloud, pe care aceștia le utilizează în favoarea îndeplinirii responsabilităților. Noul trend BYOD – Bring Your Own Device, a contribuit la amploarea acestui aspect, ușurând munca angajaților, dar crescând totodată riscurile asupra securității sau asupra nediferențierii dintre datele colectate de către angajați pentru companie sau pentru ei înșiși.
Costurile pe care aceste unități le implică pot ajunge până la 17% din bugetul total dedicat zonei de IT a organizației.
De ce ar fi aceasta o oportunitate semnificativă?
Conform Kurt Potter, pentru a optimiza costurile companiei, trebuie să acordăm o mai mare atenție acestor unități, dat fiind, pe de o parte, procentul din bugetul total pe care ele îl implică și capacitatea lor de a inova, în timp. Fie că îl folosim pentru îmbunătăți și centraliza, fie pentru a opri sau reduce activitatea, fie lasându-l în mod latent, până când este momentul oportun unei inovații mai mari, departamentul de IT (Business Unit IT) este un exemplu concret, ce reprezintă un element important pentru beneficiile și inovațiile care pot avea loc într-o organizație.
Așadar, modalitatea de organizare și concentrarea atenției către anumite componente specifice pot ajuta o companie digitală în gestionarea eficientă a bugetelor, fără a interveni implicit în modificarea acestora.
