Recomandăm o analiză a volumului de documente și a timpilor de lucru al oamenilor implicați în activitatea zilnică, astfel încât să putem afla potențialul economiilor pe care-l aduce implementarea și configurarea unui sistem de management al documentelor.
Întrebările pe care să ți le adresezi pentru a calcula indicele de rentabilitate, au în vedere două aspecte:
1. Volumul de documente și timpii implicați· Care este numărul de documente print care se adună zilnic în compania voastră?
· În câte minute îndosariați un document?
· Câte documente prelucrați zilnic, atât fizic, cât și electronic?
· Cât timp durează modificarea unui document?
· Câți angajați din companie lucrează cu documente fizice și electronice?
· Câte minute petrece într-o zi fiecare angajat pe găsirea documentelor fizice și electronice?
· Câte documente nu pot fi găsite și trebuie refăcute pe lună?
· Cât timp durează refacerea unui document pierdut sau creat cu erori?
2. Economiile lunare de timp și bani· Care sunt costurile cu personalul implicat, pe oră?
· Ce procent din timpul economisit ați putea redirecționa către alte activități?
· Ce valoare estimați că ar produce personalul implicat în aceste alte activități?
Având aceste informații, putem afla următoarele date pentru calculul ROI:· Care este economia lunară totală de timp și de bani pentru companie
· Economia de timp totală pe fiecare angajat, în ore, pe zi
· Prin raportarea costului implementării proiectului de digitalizare la datele de mai sus, afli perioada de timp în care îți recuperezi investiția.
Dacă ai dificultăți în găsirea documentelor sau a informațiilor concrete dintr-o activitate, echipa petrece prea mult timp pentru sarcini repetitive, este momentul oportun să afli detalii despre implementarea unui sistem de gestionare a documentelor și proceselor.
Primul și cel mai vizibil rezultat pe care ți-l aduce un sistem de digitalizare este reducerea tuturor costurilor aferente hârtiei: tipărirea și depozitarea hârtiei într-un spațiu pentru birouri. Acest prim rezultat este urmat de:
- economisirea de timp cu personalul și creșterea productivității echipei. Deseori, oamenii petrec mult timp să găsească un document atunci când le este necesar: gândește-te la birourile cu documente stocate în dulapuri, în diferite dosare, de către diferite persoane.
- îmbunătățirea customer service-ului și creșterea reputației companiei. De câte ori clienții tăi sunt lăsați să aștepte la telefon în timp ce personalul caută informațiile împrăștiate prin companie?
Compania de cercetare Nucleus oferă informații despre ROI în sisteme IT, repere și fapte care permit înțelegerea valorii tehnologiei și luarea deciziilor în cunoștință de cauză. Conform raportului din 19 Februarie 2019, ei au descoperit că pentru întreprinderile mici și mijlocii, cu mai puțin de 500 de angajați, pentru fiecare dolar investit în soluții de management a documentelor, acestea returnează 8,55 dolari în beneficii.
Pe măsură ce transparența organizațională și valoarea datelor continuă să crească, companiile care nu reușesc să își folosească pe deplin propriul conținut digital vor rămâne în urma concurenților mai experimentați.
Intră în contact cu echipa Beck et al. România și află cum poți crește eficiența lucrului cu documente și procese prin digitalizare.
