Indiferent de motiv, costurile pe care un astfel de eșec le implică pot fi substanțiale.
În ce situații apar ele?
- În cazul înlocuirii unei aplicații software
- Când există două soluții similare implementate simultan, cu scopul înlocuirii celei care nu mai are randamentul așteptat. În acest caz, vorbim despre o suprapunere a funcționalităților, o dublare a costurilor date de resurse suplimentare (stocare, administrare, back-up etc.), ceea ce duce la o creștere semnificativă a bugetelor.
- În situațiile în care este nevoie de customizări, pentru ca aplicația implementată să poată răspunde cu succes nevoilor companiei.
- Selectarea unor planuri tarifare superioare pentru soluțiile SaaS
Atunci când nu există o listă clară a obiectivelor în cazul alegerii unei soluții software, când funcționalitățile soluției nu sunt adaptate acestor obiective, ulterior achiziției pot apărea nevoi de creștere a costurilor pentru aducerea produsului la stadiul de la care trebuia să se pornească inițial.
- Când echipa are nevoie de o suplimentare a orelor de training
Inițierea unei echipe în folosirea unei soluții software este un proces amplu, în special în companiile mari, cu activități multiple și cu fluxuri de lucru ce au la bază multe structuri decizionale. Volumul de informații livrat este mare, teama de schimbare este prezentă în 85% dintre cazuri, iar reticența la automatizare încă este prezentă în multe dintre companii. Toate acestea îngreunează suplimentar procesele de învățare a angajaților în vederea utilizării optime a unei soluții software complexe.
- În cazul în care compania-vendor/implementator nu a precizat costurile totale încă de la ofertare sau de la semnarea contractului. Acest fapt poate aduce o extindere masivă a bugetelor și poate da o stare de incertitudine totală utilizatorului final.
- Bugetele dedicate resurselor umane și temporale, costurile de oportunitate și cele de percepție sunt alte aspecte care pot crește în mod artificial costurile totale ale achiziției unei soluții software.
Decodificarea unui eșec în implementarea unei soluții software
John Allspaw, CTO Etsy, spune că aceste incidente pot fi extrem de folositoare dezvoltării companiei, prin identificarea unor aspecte esențiale precum: “incidentele pot fi rezultatul diferenței dintre ceea ce funcționează într-un sistem și ceea ce credem noi că funcționează, iar acest lucru este mult mai util decât ne putem imagina”.
Conform unui studiu publicat în 2015 de Dr. Cecily Macdougall CPA, rata de succes a implementării și dezvoltării unui produs software este de 64%, ceea ce duce la pierderi de 5.4 miliarde de dolari în fiecare an.
Pentru a calcula pierderile globale din industria IT, formula de calcul prezentată de ZDnet.com este următoarea: 0,89 x GDP-ul (PIB-ul) țării respective (0.89 are la bază un procent al factorilor de risc, procentul PIB pentru statul pentru care se face calculul, costurile indirecte, rata de insucces).
Modelarea activității de stabilire a costurilor în cazul eșecurilor
În cazul identificării unui eșec al implementării unei soluții software, recomandarea este aceea de a stabili, în această ordine:
- Dacă există sau nu posibilitatea de a extinde bugetul pentru acțiuni minime ulterioare
- Modul în care aplicația deja achiziționată poate fi folosită până la o schimbare a paradigmei sau discutarea posibilității de a fi folosită modular.
- Delimitarea utilizării aplicației în regim de proiect-pilot.
- Evaluarea eficienței, problemelor și scenariilor de utilizare pentru această perioadă
- Identificarea unui consultant sau a unei companii care să identifice soluțiile cele mai eficiente pentru efectuarea pașilor următori în raport cu obiectivele achiziționării, dar și cu aspectele nefuncționale ale implementării existente.
