Un interviu complet despre beneficiile implementării unei aplicații software intergrate, de tip ERP, cu Ana Anghel, Specialist Marketing în cadrul companiei software Sostenia.
- În ce moment al dezvoltării unei companii devine cu adevărat necesară implementarea unui sistem software ERP? Ce semnale ar trebui să urmărească managementul?
Un sistem ERP devine esențial în momentul în care compania începe să resimtă blocaje în procesele interne, pierderi de timp în activități repetitive, lipsa unei viziuni centralizate asupra datelor sau dificultăți în comunicarea dintre departamente. Printre semnalele clare: creșterea numărului de erori umane, utilizarea intensivă a foilor de calcul nesincronizate, lipsa trasabilității datelor și întârzieri în luarea deciziilor manageriale.
- Care sunt avantajele concrete ale implementării unui astfel de sistem integrat, în special privind reducerea costurilor operaționale și automatizarea fluxurilor interne?
Un ERP integrat permite automatizarea completă a proceselor repetitive și sincronizarea în timp real a datelor între departamente. Rezultatul: costuri operaționale reduse, eliminarea muncii manuale redundante, trasabilitate completă și raportare rapidă. De exemplu, clienții Sostenia au redus cu până la 40% timpul de procesare a comenzilor prin integrarea modulelor Odoo pentru vânzări, proiecte și contabilitate.
- Sostenia dezvoltă parteneriate strategice pentru a oferi soluții software ERP adaptate fiecărei companii, având expertiză atât în Odoo, cât și în SAP. În ce situații Odoo reprezintă o soluție mai potrivită pentru o companie, comparativ cu SAP, și invers?
Odoo este o alegere excelentă pentru companiile în plină expansiune care își doresc flexibilitate, costuri accesibile și o implementare rapidă. Este extrem de potrivit pentru IMM-uri și organizații cu structuri dinamice, dar Sostenia implementează Odoo cu succes și în cadrul unor companii mari, care caută o soluție modernă, intuitivă și adaptabilă.
Avantajele Odoo – precum interfața prietenoasă, modularitatea și ușurința în utilizare – îl fac potrivit pentru organizații care doresc să evite procese greoaie și să accelereze digitalizarea. În portofoliul nostru avem clienți mari care au ales Odoo tocmai pentru că permite o tranziție mai lină și o implicare mai activă a echipelor operaționale.
Pe de altă parte, SAP este adesea preferat de corporații internaționale sau organizații cu procese extrem de complexe, care au nevoie de integrare avansată cu alte sisteme, conformitate strictă și standarde bine definite. Este potrivit în special acolo unde guvernanța și structura rigidă sunt esențiale.
- Cum poate managementul companiei să se asigure că angajații adoptă complet și eficient noul sistem încă din primele etape după implementare?
Adopția eficientă vine prin implicare activă a echipelor în procesul de implementare, training practic și sprijin continuu. La Sostenia, folosim sesiuni interactive, documentație simplificată și suport constant pentru a crește gradul de utilizare. De asemenea, oferim workshopuri personalizate și asistență post-lansare, astfel încât angajații să capete încredere și autonomie în utilizarea sistemului.
- Ce înseamnă mai exact o implementare reușită și care sunt criteriile prin care se poate stabili cu claritate acest succes?
O implementare este reușită atunci când sistemul ERP susține obiectivele de business, este utilizat corect și complet de către echipă, iar clientul observă beneficii clare: economii de timp, reducerea erorilor și creșterea transparenței. Ne uităm la: gradul de adopție, timpul de proces scurtat, costuri reduse, feedbackul utilizatorilor și scalabilitatea soluției pe termen lung.
- Care sunt funcționalitățile cel mai frecvent solicitate de companii și în ce mod diferă acestea în funcție de industrii precum retail, producție sau distribuție?
Funcționalitățile variază în funcție de industrie. În retail se caută gestiunea eficientă a stocurilor, POS și integrare cu eCommerce. În producție: trasabilitate, planificare avansată și controlul calității. În distribuție: logistică, integrare cu curieri și automatizarea facturării. Modulele Odoo permit adaptarea rapidă la aceste cerințe specifice, iar echipa Sostenia personalizează soluțiile în funcție de realitatea fiecărui client.
- Cum poate o soluție software ERP să influențeze relațiile companiei cu partenerii externi, cum ar fi furnizorii sau clienții?
Un ERP bine implementat îmbunătățește semnificativ comunicarea și transparența în relațiile externe. Clienții primesc informații clare și rapide, iar furnizorii sunt integrați în procesele de achiziție și aprovizionare. Automatizările (ex: trimiterea automată a comenzilor, actualizarea stocurilor în timp real) consolidează încrederea și eficiența colaborărilor.
- Ce diferențe apar în structura costurilor implementării unei soluții ERP în funcție de domeniul de activitate și de mărimea organizației, incluzând investiția inițială și costurile recurente ulterioare?
Costurile variază în funcție de complexitatea proceselor, numărul de utilizatori și nivelul de personalizare necesar. O implementare pentru un IMM poate începe de la câteva mii de euro, în timp ce pentru o companie medie sau mare, investiția poate include și module avansate, integrare cu alte sisteme și suport extins. Sostenia oferă modele de abonament (subscription-based) pentru suport și mentenanță, care ajută la controlul costurilor recurente.
- În ce mod poate o soluție ERP să îmbunătățească colaborarea și comunicarea internă dintre departamente, crescând productivitatea și reducând erorile operaționale?
ERP-ul funcționează ca un sistem centralizat unde toate datele sunt vizibile și actualizate în timp real. Astfel, dispar blocajele informaționale între echipe, se reduce dependența de fișiere izolate și se creează un flux coerent între vânzări, producție, contabilitate, suport etc. Automatizările și notificările inteligente reduc erorile și cresc viteza de reacție.
- Sostenia a dezvoltat robotul software Sonia, care automatizează activități de customer care și operațiuni, demonstrând angajamentul companiei față de integrarea tehnologiilor emergente în soluțiile ERP. Ce tendințe tehnologice recente influențează piața soluțiilor ERP și cum pot companiile să valorifice aceste tendințe pentru a spori eficiența și flexibilitatea afacerii?
Tendințele cheie includ: automatizarea prin RPA (Robotic Process Automation), inteligență artificială aplicată în analiza datelor, integrarea cu platforme cloud și no-code/low-code tools. Sonia este un exemplu de tehnologie dezvoltată intern, care eficientizează activități de suport și operațiuni repetitive. Companiile pot valorifica aceste trenduri alegând soluții ERP deschise la integrare, scalabile și susținute de furnizori cu viziune tehnologică – cum este Sostenia.
