“Atacul” digital: Cum poate fi crescută eficiența sectoarelor publice de guvernare?

Administrațiile publice se confruntă cu o creștere rapidă a volumului de date, ce vin din surse diverse și care sunt revizuite în mod constant.

Atunci când se vorbește despre managementul instituțiilor publice și al companiilor de stat ce au un impact deosebit asupra populației, importanța gestionării eficiente a datelor este esențială. În această categorie se încadrează instituții precum: serviciile publice, militare și orice tip de instituție dependentă de informații exacte, rapide și într-un context dat.

Investițiile administrațiilor publice în tehnologie vor ajunge la 475,5 miliarde de dolari până în anul 2019.

Cu un ADN asemănător cu cel al unei companii private, cel puțin din perspectiva obiectivelor de performanță și al nevoii de gestionare corectă a resurselor (umane, de producție sau financiare), administrația publică și companiile de stat au nevoie deopotrivă de monitorizarea rapoartelor de analiză ale acțiunilor organizaționale sau de identificarea corectă a costurilor operaționale. Pentru că este vorba despre o suită generoasă de agenții specializate pe industrii distincte, este extrem de importantă implementarea acelor instrumente absolut necesare cu rol în eficientizare, optimizare și automatizare.

Care sunt beneficiile utilizării aplicațiilor software pentru administrațiile publice?

1. Acces rapid la date agregate și la informații din diferite surse (Evidența populației, ANAF, Registrul Comerțului etc.)
2. O mai bună respectare a reglementărilor și controlului securității datelor
3. Sprijin pentru dezvoltarea de aplicații, disponibile pe dispozitive multiple
4. Livrarea eficientă a datelor
5. Creșterea productivității
6. Creșterea gradului de satisfacție al cetățenilor prin nesolicitarea informațiilor care există deja în bazele de date ale anumitor instituții
7. Optimizarea fluxului de documente și scăderea timpului de analiză al documentelor

De ce au nevoie administrațiile publice de aplicații software?

1. Pentru că centralizează și gestionează volume mari de date
2. Pentru că elimină erorile umane
3. Pentru că asigură viteza (atunci când vă confruntați cu un volum mare de date)
4. Pentru că oferă fiabilitate
5. Pentru că permit accesul on-line, automatizând astfel activitatea

Ce tipuri de aplicații software ar trebui să adopte administrațiile publice?

1. E-government software – Aplicații care au rolul de a permite gestiunea administrației publice (plata impozitelor și a taxelor, obținere avize, autorizații etc.)
2. CRM (Customer Relationship Management), în traducere Managementul Relațiilor cu Clienții, reprezintă un ansamblu de instrumente, proceduri și strategii ce au în vedere îmbunătățirea relației cu clienții. Rolul CRM este acela de a gestiona atât activitățile externe ale unei companii, referitoare la clienți, prospecți și parteneri de afaceri, cât și cele interne, legate de angajați și departamente. Sistemele CRM nu sunt făcute pentru a înlocui sistemele de stat, ci pentru a veni în sprijinul acestora.
3. ERP (Enterprise Resource Planning) este un sistem informatic menit să coordoneze toate resursele, informaţiile şi activităţile din cadrul unei companii, rezultatul fiind un proces optim, complet şi eficient de business.
4. HR (Human Resources), sistem ce include funcționalități dedicate administrării resurselor umane și gestiunii activităților de salarizare, prin calculatoare de salarii, generare de rapoarte, dosarele salariaților, acte, decizii, contracte de muncă, fișe de post, pontaj, evaluarea performanței angajaților.
5. Managementul documentelor este un sistem software sau un set de aplicații software, care furnizează, module cu rol de stocare, versionare, securitate, indexare și de identificare rapidă a documentelor.

Managementul eficient

Pentru fiecare organ decizional din companiile ce activează pe piața românească, eficiența este asociată în general cu timpul. Astfel, mulți încearcă să găsească soluții prin care să eficientizeze folosirea resurselor. Potrivit unui studiu realizat de Gartner, investițiile administrațiilor publice în tehnologie (aplicații software) vor crește cu 475,5 miliarde de dolari până în anul 2019. Aplicațiile software contribuie la atingerea multor obiective ale companie precum:

1. Reducerea timpului
2. Eficientizarea muncii divizate pe structuri și departamente specializate
3. Evitarea greșelilor
4. Structurarea activităților
5. Creșterea eficienței

Open source în administrația publică?

Utilizarea soluțiilor open source în locul aplicațiilor propietare, poate oferi instituțiilor publice o serie de avantaje:

1. Scade dependența cu privire la furnizorii de soluții informatice
2. O gamă mult mai largă de companii care pot implementa sau actualize platformele respective
3. Eficientizarea costurilor (Conform unui studio realizat de IDC, bugetul mediu alocat departamentelor IT crește cu 2-3%/an, iar gradul de încărcare crește cu 20-30%)

Implementări ale soluțiilor open source în administrația publică:

1. Jandarmeria Franceză – Implementarea a 72.000 de licențe Linux și LibreOffice. “Implementarea soluțiilor open source pentru sistemele de operare a scăzut costurile de utilizare (TCO) cu 40%”
2. Guvernul Spaniei – regiunea autonomă Exremadura – sistem de operare Linux pe 42.000 de calculatoare
3. Administrația locală a orașului Munchen, Germania – 14.800 calculatoare cu Linux și Open Office
4. Ministerul de finanțe din Germania utilizează Linux în datacentere
5. Ministerul Justiției din Finlanda a migrat la OpenOffice
6. Ministerul de Finanțe din Spania folosește soluții open source pentru e-mailuri

Trenduri în managementul agențiilor de guvernare din punct de vedere digital:

(conform Rick Howard, Director de Cercetare în cadrul Gartner)

1. În contextul asigurării serviciilor civile: stabilirea unui flux coerent și a decidenților/execuției pentru fiecare sector în parte
2. Managementul corect al serviciilor dedicate cetățenilor cu orientare către asigurarea confortului cetățenilor în raport cu o strategie generatoare de venituri sau de reducere a cheltuielilor
3. Implementarea sistemelor de automatizare a proceselor
4. Agilitate instituțională: repoziționare la nivelul structurilor de conducere, a proceselor de lucru, a datelor sau a tehnologiilor pentru o adaptare rapidă la tranziții, schimbări și la trenduri globale
5. Ecosisteme de tip parteneriat: crearea rețelelor de parteneriate la nivel local și internațional
6. Leadership digital
7. Securitate cibernetică sustenabilă