Într-una dintre cele mai cunoscute lucrări ale sale, Dan Roam, autorul bestseller-ului Pe spatele șervețelului, a creionat, la propriu, modalități autentice prin care trasarea efectivă a activităților de lucru, a persoanelor însărcinate cu gestionarea și monitorizarea acestora, a definirii fluxurilor optime de lucru, sunt, de fapt, modalitatea de conștientizare a nevoilor și obiectivelor unei organizații.
Dacă în anul lansării cărții, în 2008, se făcea referire la instrumente software precum Power Point, Apple Keynote sau Star Office, Dan Roam face apel la gândirea vizuală, transpusă în prezent, în contexte de business, de management, dar și de execuție, în aplicații software precum Business Process Modelling (BPM), a formă de expunere prin diagrame poziționate strategic a celor mai importante acțiuni și implicații organizaționale a echipelor din cadrul companiilor. Mai exact, perspectiva punerii în format grafic a ideilor în raport cu perspectivele și cu resursele necesare, percepția generală asupra acestora folosind o vizualizare completă a tabloului de lucru reușește trasarea celor mai bune concluzii și a acțiunilor optime.
Despre modelarea proceselor s-a vorbit pentru prima dată în anul 1911, atunci când Frederick Winslow Taylor a publicat o lucrare cu numele Principles of Sciencific Management, ce cuprindea referințe specializate referitoare la controlul calității și la metodologiile prin care procesele organizaționale pot fi îmbunătățite. De atunci, teoria care a stat la baza derivării unei întregi industrii de cercetare, inovare și șlefuire a conceptelor a vizat simplificarea proceselor de lucru. Din anii 1990, a fost introdus conceptul de BPR (Business Process Reengineering), care avea în vedere monitorizarea performanțelor unei organizații. La acea vreme, structurile IT reprezentau strict un serviciu și nu o componentă integrală a unei companii.
Zece ani mai târziu, în anii 2000, specialiștii încep să vorbească despre BPM, ca formă de redesenare a proceselor de business cu ajutorul instrumentelor dedicate, prin normare și prin analize de business, aplicațiile software de tip BPM fiind o sintetizare a acestora.
Conform percepției lui Dan Roam, indiferent de industria în care activează un business, cele mai importante etape includ: prospectare (definirea oportunităților), vânzare, inovație, perfecționare. Simplitatea formulei nu face ca etapele de lucru să fie și ele facile.
Business Process Management nu este, însă, un simplu exercițiu dedicat convertirii unui desen într-un program executabil, ci oferirea capacității de a vizualiza lipsuri, probleme, modurile în care acestea pot fi rezolvate și cum poate fi identificată modalitatea de soluționare. Cele mai importante patru coordonate care definesc procesele de modelare de business în contextul gândirii vizuale includ:
- Definirea proceselor și a tipologiilor de reguli care îl guvernează
- Stabilirea unor soluții, care pot fi denumite decizii
- Crearea unui set limitat de elemente definitorii, așa cum și limbajul vizual este definit de un număr redus de caractere sau simboluri
- Definirea proceselor gândirii vizuale (analiza în detaliu a tuturor elementelor existente, selectarea celor relevante, crearea unui set de metode cu rol în expunerea pașilor următori, crearea unui raport final).
Pornind de la importanța creionării grafice, există un set de instrumente și metodologii BPM cu rol de vizualizare, analiză, îmbunătățire, monitorizare și redefinire a proceselor folosind metrice reale: SIPOC, RACI, CTQ (folosește metodologia Lean Six Sigma).
Bucla gândirii vizuale nu se va termina niciodată și nu este mereu un proces linear.
În acest context, rolul aplicațiilor de tip BPM este evident: evidențierea ambiguităților în vederea eliminării lor, chiar dacă nu în totalitate, cel puțin a acelora care pot cauza eșecuri.
