Unul dintre cele mai mari ”coșmaruri” ale directorilor de resurse umane – procesul de semnare a actelor de către angajați – se apropie de final, pe măsură ce tot mai mulți angajatori adoptă semnătura electronică pe documentele de muncă. Un angajat din zona de execuție din departamentul de HR folosește aproximativ 40% din timpul de lucru pentru tipărirea, transmiterea, semnarea, colectarea și arhivarea documentelor de muncă în format fizic necesare fiecărui angajat, arată o analiză a CREASOFT, companie românească producătoare de software, pe baza informațiilor furnizate de clienți.
”Departamentele de resurse umane sunt principalii beneficiari ai digitalizării accelerate prin care au trecut companiile în ultimii ani, însă în continuare sunt munți de hârtii pe care angajații trebuie să le semneze, iar specialiștii din HR să le colecteze și să le arhiveze. Introducerea semnăturii electronice pe documentele de muncă și arhivarea lor automată au condus la eliminarea unei risipe importante de timp pentru angajații din HR, care au astfel mai mult timp la dispoziție pentru activități care aduc valoare adăugată mai mare în organizație. Să nu uităm totuși că 10% dintre angajații noi își părăsesc angajatorul în prima lună de la angajare, procent care ar putea fi diminuat dacă HR-ul s-ar ocupa mai atent de procesul de integrare în echipă a noilor colegi”, a explicat Adrian Dinu, fondator și director general al grupului de firme CREASOFT.
Actele adiționale la contractul de muncă, cererile de concediu, instructajele PSI (prevenirea și stingerea incendiilor) și SSM (sănătate și securitate în muncă) sunt doar o parte dintre documentele de muncă care trebuie semnate de salariați periodic și care sunt, de regulă, semnate în format fizic. Unul dintre marile avantaje aduse de perioada de pandemie a fost îmbunătățirea legislației muncii, care permite, din 2021 încoace, posibilitatea de a semna electronic actele de muncă.
”O companie poate să își digitalizeze astăzi semnarea documentelor de muncă și să le și arhiveze electronic cu doar 0,1 euro per semnătură, un cost aproape nesemnificativ pentru angajator. Însă economiile de timp, bani și resurse care îmbunătățesc securitatea datelor și arhivarea lor în siguranță sunt neprețuitele avantaje ale semnăturii electronice. În plus, angajatorii care folosesc semnătura electronică promovează responsabilitatea față de mediu și reduc la minimum erorile umane în gestiunea actelor angajaților”, a mai adăugat Adrian Dinu.
Angajații din companiile din România pot semna electronic documentele de muncă în platforma CREASOFT, fie prin e-mail, fie prin CREASOFT Kiosk, sistemul complet de gestiune HR care poate fi pus la dispoziția companiilor pentru semnarea documentelor, vizualizarea planificării de schimburi de lucru sau înregistrarea de cereri de concediu sau descărcarea de adeverințe.
