Efectuarea unui audit post-implementare poate ajuta la a determina dacă un sistem software ERP funcționează bine sau nu. Pentru acest lucru sunt responsabili managerii de proiect, care ar trebui să ia în considerare opt pași pentru a asigura un audit de succes.
Cine poate efecuta auditul performanțelor unei aplicații ERP?
- Softlead - ca platformă independentă specializată în recomandarea aplicațiilor software potrivite, Softlead este partenerul ideal în efectuarea radiografiilor obiective în măsurarea gradului de eficiență al implementărilor IT.
- consultanți externi, care nu aparțin companiei software care a implementat soluția ERP.
1. Raportarea evaluării la ADN-ul digital al companiei
Pentru ca o implementare software să fie considerată de succes, este nevoie să fie cunoscut ADN-ul Digital al companiei sau, mai exact, care sunt obiectivele de business, perspectivele de creștere/extindere ale companiei, specificul industriei, cultura digitală (deschiderea către digitalizare), soluțiile software existente în companie care pot comunica la un moment dat cu sistemele ERP, precum și numărul clar de utilizatori și evoluția acestuia pe termen scurt și mediu.
2. Definirea performanțelor întregii companii
Principalul obiectiv al unei aplicații software de tip ERP este acela de a îmbunătăți cifrele unei companii în termeni de: eficiență, profitabilitate, reducerea pierderilor, creșterea calității serviciilor sau produselor oferite. Pentru ca acest lucru să se întâmple, este esențial un sistem de raportare complex, cu date de intrare-ieșire din toate departamentele companiei (incluzând procese/activități de business specifice, fluxuri de lucru). Auditarea post implementare poate confirma dacă aplicația software ERP înregistrează performanțe crescute în comparație cu planul inițial.
3. Analiza fluxului de procese
Auditul oferă o oportunitate de a confirma că fluxurile de lucru ale sistemului adaugă valoare și că utilizatorii le urmăresc.
De exemplu, consultanții pot dori să verifice dacă regulile de aprobare sunt configurate corect și că utilizatorii respectă regulile. De asemenea, dacă o companie solicită o ierarhie de aprobări pentru cheltuieli ce depășesc anumite sume specifice, auditorii ar trebui să confirme că aprobările nu durează prea mult, deoarece întârzierile ar putea încuraja utilizatorii să efectueze modificări manuale. Dacă au avut loc modificări manuale, auditorii ar trebui să investigheze cine a efectuat anularea și dacă acel utilizator a fost autorizat să facă acest lucru.
4. Verificarea cerințelor inițiale
Deoarece un proiect de implementare ERP este costisitor și implică o cantitate mare de efort, de obicei auditul începe cu definirea unui document care justifică necesitatea unui nou sistem ERP. Documentul poate fi un caz formal de afaceri sau poate fi bazat pe cerințele prezentate în documentele de cerințe.
În ambele cazuri, auditorii ar trebui să utilizeze acest document pentru a evalua dacă implementarea a îndeplinit cerințele cheie. De exemplu, o companie poate să fi investit într-un nou software ERP pentru a încerca să-și îmbunătățească controlul stocurilor, iar raportul unui auditor poate indica dacă controlul stocurilor s-a îmbunătățit.
5. Confirmarea indicatorilor de aprobare a livrabilului
Consultanții pot solicita să revizuiască etapele care au avut loc înainte și în timpul proiectului pentru a confirma că au fost primite toate aprobările necesare. Aceasta poate include revizuirea procesului de selecție a furnizorului pentru a confirma că echipa a urmat toți pașii necesari, inclusiv evitarea oricărui favoritism pentru un furnizor sau un contractant terță parte.
De asemenea, auditorii pot confirma că echipa a revizuit toate etapele de referință și a primit toate aprobările necesare înainte de a trece la următoarea etapă a proiectului.
Acest pas este critic într-o implementare mare în care problemele timpurii pot avea un efect semnificativ pe măsură ce proiectul progresează. Părțile interesate cheie ar trebui să analizeze starea proiectului la etapele de referință majore pentru a confirma că proiectul este pe drumul cel bun și că echipa urmărește și abordează în mod adecvat riscurile majore.
6. Efectuarea unui audit financiar
Costul implementării unui ERP este adesea o investiție semnificativă, astfel încât consultanții IT ar putea dori să revizuiască costurile reale față de costurile bugetate.
O parte a auditului poate include confirmarea faptului că toate cheltuielile majore au primit aprobarea corespunzătoare și că proiectul nu a inclus nicio fraudă sau nereguli de cheltuieli. De exemplu, auditorii ar putea dori să confirme că liderii de proiect și părțile interesate cheie au dezvăluit orice legături personale cu furnizorii care lucrează la proiect.
7. Verificarea respectării normelor de securitate
Operarea cu multe date, unele dintre ele fiind considerate sensibile, necesită și implementarea unui flux de operare în siguranță a acestora, precum și eventualele vulnerabilități de sistem sau de introducere a datelor de către utilizatori. De aceea, este nevoie de auditarea modalității de stocare și de criptare a datelor, precum și modul în care acestea sunt operate de către utilizatori în raport cu alte sisteme integrate sau cu activitățile de business.
Vrei să obții un audit al implementării software? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]
