5 pași înspre automatizarea cu succes a proceselor de afaceri

Pentru a avea o imagine de ansamblu asupra proceselor în care automatizarea ar fi cea mai benefică în compania dumneavoastră, împărțiți procesele existente în două categorii:

1. Procese de bază (procese cheie) care generează valoare adăugată, iar rezultatele sunt perceptibile pentru clienți. Acestea sunt vânzările, serviciile pentru clienți sau dezvoltarea de produse.
2. Procese de tip suport (procese back-office): care nu generează valoare adăugată, ci susțin procesele cheie și au un impact redus asupra percepției externe a companiei. Procesele de asistență sunt contabilitatea, finanțele, controlul și gestionarea resurselor umane.

Începeți automatizarea cu unul dintre procesele de tip suport deoarece acestea sunt adesea foarte standardizate, ceea ce face automatizarea mai ușoară.

Aceste procese sunt de cele mai multe ori efectuate cu o frecvență ridicată, ceea ce înseamnă că există, de asemenea, suficiente beneficii potențiale din punct de vedere al managementului afacerii.  Sunt de luat în considerare și procesele de bază deoarece digitalizarea și automatizarea lor vor fi, de asemenea, relevante pe termen mediu.

5 pași înspre automatizarea cu succes a proceselor de afaceri

Pasul 1: Identificați procesele adecvate

Primul pas este să identificați unul sau câteva procese pe care doriți să le automatizați. De exemplu, selectați procesul care se repetă frecvent și consumă foarte multe resurse. Pregătiți și o estimare financiară a economiilor potențiale.

Pasul 2: Analizați procesele identificate, eliminați punctele slabe

După ce ați decis un flux de lucru, examinați-l mai atent. Aflați unde există puncte slabe, întreruperi și ineficiențe în procesul actual. Apoi eliminați-le pentru a evita automatizarea proceselor bazate pe erori.

De asemenea, evaluați riscurile asociate automatizării procesului selectat. Aici, ar trebui să luați în considerare factori precum protecția datelor și probabilitatea și impactul întreruperilor procesului.

Pasul 3: Planificați și pregătiți automatizarea procesului prin:

• identificarea de noi roluri și responsabilități care vor fi create prin automatizare
• actualizarea proceselor astfel încât riscurile de securitate să fie reduse la minimum
• definirea cerințelor de protecție a datelor
• organizarea de sesiuni de informare pentru angajații implicați

Ultimul punct este deosebit de important pentru că vor exista rezerve și chiar temeri în rândul angajaților. Prin urmare, arătați transparent ce se va schimba în urma automatizării proceselor.

Pasul 4: Selectați platforma potrivită pentru digitalizarea și automatizarea proceselor

Există numeroase opțiuni și este important să aveți în vedere mai mult decât cerințele proiectului pilot. În timp va trebui să automatizați fluxuri de lucru mai puțin standardizate, variabile și complexe. De asemenea, este probabil ca automatizarea proceselor să se extindă dincolo de granițele companiei dumneavoastră. Un alt criteriu important de decizie pentru soluții adecvate este compatibilitatea cu sistemele terțe existente (și viitoare).

Aveți în vedere următoarele abordări disponibile:

• Automatizarea proceselor robotizate (RPA)
• Automatizarea proceselor digitale (DPA)

În timp ce RPA este cel potrivit pentru procesele standardizate cu reguli clar definite, DPA este o abordare de automatizare holistică. De exemplu, Digital Process Automation oferă diverse tehnologii care pot fi utilizate pentru automatizarea atât a proceselor standard mici, cât și a fluxurilor de lucru complexe, care se schimbă frecvent. O extensie pentru clienți și furnizori este posibilă și cu software-ul DPA. Soluțiile DPA sunt deosebit de avantajoase deoarece pot fi utilizate de utilizatorul final fără cunoștințe specifice de programare. RPA și DPA pot fi, de asemenea, utilizate în combinație.

Pasul 5: Implementați soluția și începeți automatizarea

În acest pas are loc implementarea soluției de automatizare selectată și maparea procesului pilot în platformă. Dacă testele desfășurate ulterior au succes, se poate face trecerea de la procesul manual la cel automatizat.

După ce proiectul pilot s-a desfășurat cu succes, folosiți informațiile și rezultatele obținute pentru a extinde inițiativele de digitalizare și automatizare.

Aceste informații au fost publicate inițial pe pagina de blog a companiei noastre: https://tinyurl.com/4dj3na4k