47% dintre proiectele care eșuează nu își ating obiectivele din cauza unui nivel slab al managementului cerințelor.
Seilevel, o companie de analiză și consultanță a întocmit un raport de evaluare a 22 de instrumente de management al cerințelor pentru a veni în ajutorul departamentelor de IT și a managementului afacerilor.
Ce presupune RM (requirements management- Managementul cerințelor?)
RM este un proces complex de analiză de business care implică următoarele acțiuni:
- Identificare
- Documentare
- Analiză
- Prioritizare
- Monitorizare
- Controlul schimbării
- Stabilire
- Versionare
RM presupune de asemenea o comunicare eficientă cu stakeholderii companiei. Aceasta este o cerință de bază prin care activitățile de business pot fi măsurate. În funcție de dimensiunea afacerii, acest proces poate include diferite grupuri de stakeholderii, de la analiști de business, departamente reprezentative, lideri IT, utilizatori, executivi și până la echipele de proiect și distribuitorii. Această metodă este extrem de importantă în conceperea strategiei de afaceri, care asigură și susține obiectivele companiei.
Costul ridicat de gestionare a managementului cerințelor
Managementul cerințelor asigură pentru companiile de mici dimensiuni, cele mijlocii și cele mari stabilitate prin reducerea riscului de prelucrare, resurse irosite și deficite bugetare. Atunci când proiectele nu-și ating obiectivele inițiale și pe cele de business, un nivel slab al managementului cerintelor este cauza principală.
Instrumentele de management al cerințelor
Există numeroase instrumente de management al cerințelor disponibile, care sprijină compania în dezvoltarea proiectelor și inițiativelor de business, ținând cont de obiectivele acesteia. Important este să ai timpul și resursele necesare pentru a stabili care dintre aceste instrumente se potrivește cel mai bine companiei tale.
Joy Beatty, vicepreședinte al Seilevel consideră că ,,de-a lungul ultimului deceniu, piața instrumentelor de management al cerințelor a devenit bogată în opțiuni. Acest raport se bazează pe experiența noastră de lungă durată pentru a-ți ușura munca în procesul de selecție. Însă, chiar mai important decât alegerea insrumentului potrivit este dezvoltarea unui plan care să susțină implementarea.”
De ce sunt importante instrumentele de management al cerințelor?
Procesul de RM și instrumentele asociate lui asigură un mecanism în care stakeholderii rămân informați pe tot parcursul desfășurării unui poiect, cunoscând informațiile relevante precum impactul pe care proiectul îl are în această schimbare.
Seilevel anunță investițiile importante de timp și resurse ale evaluării inițiale a 185 de instrumente. Bazându-se pe experiența lucrului cu clientul, Seilevel oferă perspective importante pe care o companie ar trebui să le urmărească atunci când alege instrumentele de management al cerințelor:
- Trasabilitate, în cazul cerințelor pentru scopuri precise
- Necesitatea unor îmbunătățiri în domeniile de aplicare și gestionare a dependenței.
- Incompatibilitatea cu metodologiile cerințelor
- Probleme cu respectarea cerințelor stakeholderilor
- Atenuarea problemelor de control al versiunii
Abordarea Seilevel
Considerând rata de adopție vitală în procesul de atingere a obiectivelor, Seilevel a abordat acest raport ca pe o afacere multi-complexă de servicii, luând în considerare următorii factori:
- Cum vor aplica fiecare instrument proiectelor lor
- Aspecte nonfuncționale (gradul de utilizare, modele de licențiere și funcționalitate)
- Criteriile care sprijină trasabilitatea obiectelor și a capacităților de modelare vizuală.
Criteriile de evaluare a instrumentelor
În prima fază a procesului de testare, Seilevel a conceput o listă de 185 de instrumente, pe care a redus-o ulterior la 70. Acest lucru presupune faptul că doar 70 de instrumente din cele 185 stabilite inițial, au îndeplinit criteriile. În a doua etapă a procesului de selecție, echipa de cercetare a redus numărul la 22 de instrumente. În următoarea etapă a procesului, cele 22 de instrumente alese vor trece printr-o altă evaluare riguroasă.
În ultimii 15 ani, Seilevel a dezvoltat propriul ciclu de viață al cerințelor. A stabilit astfel 34 de criterii de analiză a instrumentelor de management al cerințelor.
Factorii care au influențat acest clasament sunt:
- Funcționalități
- Licențiere
- Costuri operaționale
- Formate și versiuni de software
- Scalabilitate
- Rata de adopție
- Integrare
- Metodologie de suport
Limitări:
- Nevoi specifice de business
- Subiectivitatea utilizatorului
- Experiența utilizatorului
- Industrie
- Afacerile internaționale
- Diferențele culturale
- Cerințele legii
Rezultatele studiului Seilevel
Rezultatul final al raportului realizat de Seilevel a generat o listă de 22 de instrumente de RM, fiecare având capacitatea de a răspunde activităților de management al cerințelor, cu diferite tipuri de funcționalitate. Acest raport identifică nu numai instrumentele RM de top, ci le și clasează bazându-se pe principiul funcționalității, activitățile și procesele de RM, punctele forte și punctele slabe și relevanța. De asemenea, Seilevel indică faptul că acest clasament poate fi modificat în funcție de nevoile de afaceri și prioritățile fiecărei companii.
Potrivit unui studiu realizat de Gartner, 40-50% din companii vor alege să testeze noi produse cu MS Office, Google Docs și alte instrumente de documentare. Rezultatul raportului realizat de Gartner arată că un RM slab reprezintă cauza majoră de neînțelegeri între business și IT. Gartner notează că nevoile RM trebuie să fie aplicate continuu în procesul de business. Noile instrumente și tehnici vor sprijini colaborarea și integrarea.
Sfaturile Gartner pentru alegerea instrumentelor de RM:
- Abilitatea de a lucra în medii colaborative
- Integrarea cu alte instrumente de ADLM (Agile, test management)
- Suport pentru instrumentul ales
- Cine va fi implicat în crearea și aprobarea cerințelor?
- Nevoile de reglementare și raportare
Sursa: Cio.com
