10 pași către o achiziție software de succes

Pentru a eficientiza etapele specifice achiziției, companiile care au în plan achiziții și implementări software trebuie să țină cont de un set de recomandări. Softlead le-a adunat pe cele mai importante dintre acestea în articolul de mai jos.

1. Află care este gradul de digitalizare al companiei tale.

Compania ta are nevoie cu adevărat de o soluție software sau ți-ai dori să știi care sunt oportunitățile de creștere ale digitalizării proceselor din compania ta? Chiar dacă ar putea părea că este doar o diferență de nuanță, realitatea este că tocmai un răspuns ferm poate indica etapa în care te afli acum: cea de cercetare/informare sau cea de achiziție propriu-zisă. Astfel, în funcție de aceasta, poți stabili cerința, dar și indicatorii de performanță ai implementării software.

2. Definește clar nevoia

Stabilește care este nevoia concretă de digitalizare, de unde pornește, care sunt elementele care o definesc.

În acest pas, poți folosi resursele interne (specialiștii din departamentele de IT și persoanele direct interesate de achiziția și utilizarea aplicației) sau poți alege fie un consultant extern, fie o platformă software care să te ghideze în pașii următori. Softlead este un astfel de exemplu de marketplace, care te poate ajuta să îți dai seama rapid care este soluția software potrivită, care sunt furnizorii IT care te pot ajuta în implementare, dar și costurile asociate unei achiziții.

3. Corelează nevoia cu o eventuală problemă de business

Pentru ca o implementare software să fie una de succes, este foarte importantă relevanța achiziției pentru modelul de business și pentru specificul companiei în contextul industriei din care provine. Pentru ca acest pas să fie unul facil, identifică ADN-ul digital al companiei tale folosind Softlead Digital DNA.

4. Creionează cerința concretă

Odată identificată nevoia, compania poate stabili care este cerința: care sunt funcționalitățile software necesare, cum arată profilul furnizorului IT ideal, care este intervalul de buget alocat, care sunt serviciile complementare necesare, care este termenul de implementare. De asemenea, în acest punct:

• Discută intern, în cadrul companiei tale, cu toate tipurile de actori implicați nu doar în procesul de achiziție/implementare software, ci și cu utilizatorii finali ai aplicației.
• Stabilește care este perioada de timp în care aplicația ar trebui să poată să răspundă nevoilor companiei în raport cu obiectivele de creștere și dezvoltare ale acesteia.
• În cazul în care compania are în prezent un grad avansat de digitalizare, stabilește care sunt soluțiile software care vor fi păstrate și respectiv integrate cu noile tehnologii.
• Identifică gradul de reticență intern al colegilor de echipă și programează discuții cu rol de informare/educare în ceea ce privește avantajele digitalizării din companie.

5. Alocă un Project Manager

Procesul de achiziție software poate dura luni întregi, definite prin multiple activități de informare, comunicare, negociere. Ceea ce va însemna timp, dar și nevoia de a conecta oameni și informații-cheie. De aceea, este nevoie ca o persoană să fie dedicată managementului fluxurilor specifice alegerii soluției software potrivite, iar aceasta să aibă o echipă care să poată răspunde unor cerințe punctuale.

6. Calculează TCO

Total Cost of Ownership (TCO) înseamnă suma costurilor ce includ licențele, mentenanța, consultanța și implementarea unei soluții software, de-a lungul întregului ciclu de viață al folosirii acesteia. La acestea, de multe ori, se adaugă costuri „ascunse” ce pot fi atribuite achizițiilor hardware, creșteri ale costurilor de mentenanță, dezvoltare software necesară unor noi integrări etc.

7. Stabilește un top 5

În funcție de criteriile de selecție stabilite, creionează un top 5 al aplicațiilor și companiilor software ideale de pe piață.

8. Evaluează soluțiile existente pe piață

Evaluarea potenților parteneri este, poate, unul dintre aspectele-cheie ale unei achiziții software de succes. Iată câteva idei despre cum poți face evaluarea potențialilor parteneri:

• Analizează review-uri/testimoniale și studii de caz reprezentative ale unor companii care au ales soluțiile vizate.
• Stabilește demo-uri aplicate, prin care să poți urmări aspecte ce țin de User Experience, modulele existente, flexibilitatea echipei de implementare, capacitatea furnizorilor de a dezvolta funcționalități tehnice personalizate etc.
• Creează o fișă de evaluare pentru fiecare demo/discuție avută, pentru o comparație

9. Selectează furnizorii potriviți

În funcție de setul de criterii de evaluare și de fișele create în urma demo-urilor software, alege acei parteneri care se încadrează sau respectă valorile și obiectivele companiei, dar și pe cele specifice procesului de selecție.

10. Analiza post implementare

O implementare software de succes nu se încheie în momentul în care utilizatorii pot accesa aplicația, ci după un timp în care soluția a fost folosită conform cerințelor inițiale. Una dintre cele mai des întâlnite eșecuri în achiziții software este faptul că utilizatorii ajung să renunțe la a folosi toate modulele plătite, ceea ce face ca inclusiv problema de business ce a stat la baza deciziei de digitalizare să nu fie rezolvată.

Ai nevoie de o aplicație software? Completează formularul de mai jos sau trimite solicitarea ta pe adresa [email protected]