SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru, oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat.

Iată care sunt principalele țeluri ale acestei aplicații software:

• îmbunătățește gestionarea şi comunicarea din cadrul organizațiilor într-un mod structurat şi eficient
• își dorește evitarea producerii blocajelor sau întârzierii semnificative în realizarea activităţilor
• aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore
• accelerarea şi creşterea eficienţei proceselor organizaţionale
• reutilizarea informaţiei existente în organizaţie
• promovarea unei imagini unitare şi coerente
• necesitatea încadrării în anumite standarde şi alinierea la tendinţele actuale internaţionale
  
  

Sistemul de management al documentelor asigură totodată şi pregătirea infrastructurii informatice pentru certificarea din punctul de vedere al calităţii activităţii desfăşurate sau susţinerea unei certificări existente.

Cum funcţionează soluţia de management al documentelor?

1. Documentele pot fi create de către un utilizator al sistemului sau introduse în sistem prin mecanisme de tip scanare, import automat din sisteme de fişiere sau alte aplicaţii, prin poşta electronică sau prin generarea automată pe baza unor formulare.
   
   
2. Odată introduse în sistem, documentele pot fi accesate în mod centralizat, din depozitul de documente, prin intermediul interfeţei specifice a sistemului, bazată pe browserul Web sau prin sistemul de fişiere al sistemului de operare Microsoft Windows. Dacă este necesar, prin intermediul mecanismului de registratură electronică, documentul primeşte număr de înregistrare în sistem.
   
   
3. Documentele din Depozitul de document pot fi accesate chiar şi de către alte aplicaţii utilizate în cadrul organizaţiei, prin apelarea unei referinţe la calea acestuia în depozitul de documente.
   
   
4. Sistemul va aplica în continuare asupra conţinutului Depozitului de document mecanisme de management al acestuia, cum ar fi păstrarea tuturor versiunilor documentelor generate prin realizarea de modificări asupra acestora, mecanisme de blocare spre editare, mecanisme de securitate şi asigurare a controlului accesului la informaţii.
   
   
5. Un document aflat în depozitul de documente poate fi transmis spre prelucrare sau aprobare pe unul dintre Fluxurile de lucru corespunzătoare tipului documentului respectiv sau unei anumite structuri din organizaţie.
   
   
6. Fiecare flux de lucru păstrează informaţii despre persoana iniţiatoare, coordonatorul activităţii desfăşurate, termenul de finalizare stabilit şi permite urmărirea procesărilor realizate pe parcursul rulării.
   
   
7. La finalizarea prelucrărilor asupra documentului sau după aprobare, acesta poate fi tipărit sau extras din sistem pentru a fi transmis în format electronic către exterior sau pentru a fi publicat pe web site-ul organizaţiei.
   
   

Iată care sunt facilitățile oferite de SIVADOC:

• Managementul documentelor
• Arhivarea documentelor
• Generarea documentelor în formate standardizate
• Regăsirea facilă a documentelor
• Integrarea cu sisteme de mesagerie electronică (e-mail) şi sisteme de management al mesajelor fax
• Integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows
• Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei
• Mecanisme de asigurare a securităţii accesului la informaţii
• Mecanisme de administrare
• Flexibilitate