Automatizarea procesului de notificare a clienților cu privire la facturile scadente contribuie semnificativ la îmbunătățirea cash flow-ului și la reducerea întârzierilor în încasarea plăților. Aplicațiile automatizate, utilizând microsoft excel, ERP/CRM și mesaje email, simplifică gestionarea acestor notificări și asigură o comunicare eficientă cu clienții.

Funcționalități și pași proces

1. Accesare ERP / platforma de facturare

Robotul accesează ERP-ul sau platforma de facturare utilizată de beneficiar pentru a colecta datele necesare.

2. Export statistică / listă facturi emise clienților

• Colectare date: se exportă sau se colectează date despre facturile emise, incluzând:
  • numele clientului
  • numărul facturii
  • data scadenței
• Filtrare facturi: facturile sunt filtrate în funcție de perioada scadentă pentru a identifica facturile neîncasate.

3. Colectare adresă de email client

Adresele de email ale clienților sunt colectate din ERP, CRM sau din baza de date excel.

4. Trimitere notificări (email) clienților

Notificările sunt trimise automat clienților, conform următorului proces:

• Tipuri de notificări: maximum 3 tipuri de notificări, de exemplu:
  • la scadență
  • la expirarea scadenței cu x zile
  • la expirarea scadenței cu y zile
• Expeditor: notificările se trimit în numele unui angajat sau al adresei de email a robotului.

5. Trimitere raport către responsabilul de proces

Un raport detaliat despre notificările trimise este generat și trimis responsabilului de proces din partea beneficiarului.

Mențiune

Conținutul notificării, adică mesajul care se trimite clientului, este stabilit de către beneficiar pentru a se asigura că mesajul este adecvat și conform cu politicile companiei.

Beneficii

Automatizare completă

Automatizarea întregului proces de notificare a facturilor scadente reduce timpul necesar și minimizează erorile umane, asigurând o gestionare eficientă a încasărilor.

Eficiență și precizie

Filtrarea și sortarea automată a facturilor în funcție de perioada scadentă permit o acțiune rapidă și precisă, reducând întârzierile în colectarea plăților.

Comunicarea eficientă cu clienții

Trimiterea de notificări personalizate și programate ajută la menținerea unei comunicări clare și constante cu clienții, îmbunătățind relațiile comerciale și asigurând conformitatea la termenele de plată.

Monitorizare și raportare

Generarea de rapoarte detaliate permite monitorizarea continuă a procesului și identificarea rapidă a oricăror probleme sau întârzieri în încasări.

Flexibilitate și personalizare

Beneficiarul poate personaliza conținutul notificărilor și poate stabili criteriile de filtrare și sortare a facturilor, adaptând sistemul la nevoile specifice ale companiei.

Aceste aplicații automatizate pentru notificarea facturilor scadente reprezintă soluția ideală pentru companiile care doresc să îmbunătățească gestionarea încasărilor, să reducă întârzierile de plată și să optimizeze procesele interne de facturare și colectare.