Cum să procesezi eficient facturi în domeniul transporturilor?

Deoarece dorim să îmbunătățim modul de lucru cu documente și procese în domeniul transporturilor, punctăm câteva informații despre studiul de caz care prezintă reușita grupului belgian care astăzi folosește soluția de management a documentelor DocuWare

Grupul belgian se numește ILB Group și a reușit într-un interval scurt de timp să se transforme dintr-un broker de transport într-un specialist transnațional în logistică iar sistemul de management a documentelor DocuWare a devenit un element important al succesului lor, permițând timpi de procesare rapidă pentru facturile primite și o mai multă eficiență în departamentul financiar.

Prin diferite parteneriate, grupul belgian se bazează pe o rețea de peste 100.000 de vehicule și are în total 30 de angajați și 40 de conducători auto.

Sistemul de management al documentelor (DMS) gestionează depunerea și procesarea tuturor facturilor primite. Compania primește peste 1.000 de facturi furnizori în fiecare lună.

De ce a ales grupul DocuWare Cloud pentru managementul documentelor?

DocuWare Cloud a obținut un scor ridicat în procesul de selecție datorită nivelului ridicat de deschidere și a flexibilității.

În același timp, partenerul nostru DocuWare a impresionat prin experiența extinsă în integrarea sistemului.

Cum lucra inițial compania cu documentele?

Înainte de introducerea soluției DMS, echipa primea documente în diferite formate: de tip hârtie, PDF-uri descărcate de prin portalurile furnizorilor și prin e-mail. Orice document care nu exista fizic era imprimat, verificat în raport cu comanda internă și, în cele din urmă, aprobat.

De nenumărate ori apăreau suprapuneri în procesul de imprimare, ceea ce însemna confruntarea cu nenumărate neclarități — pentru numeroase duplicate și prelucrări duble. Unele facturi erau pur și simplu trecute cu vederea sau pierdute pe parcurs.

Întrebările incomode de la furnizori pentru plată erau la ordinea zilei.

În acest context, directorul general a decis că este momentul să caute o soluție digitală pentru prelucrarea documentelor din departamentul financiar.

Cum lucrează acum compania cu documentele în sistemul DocuWare?

Postarea și plata facturilor au loc într-un timp mult mai scurt cu ajutorul unui click. Chitanțele sunt primite în principal electronic și un algoritm clasifică, documentează și captează informații cheie de pe facturi. Documentele sunt apoi transferate în sistemul DocuWare, unde sunt stocate și complet indexate în arhiva digitală.

Care sunt îmbunătățirile aduse de introducerea sistemului DMS?

De la momentul introducerii și folosirii sistemului DMS, facturile nu se mai pierd.

Odată ce documentele sunt în sistem, acestea pot fi găsite în orice moment și în cel mai simplu mod. Fie prin intermediul funcției de căutare DocuWare, fie printr-un buton digital direct din alte sisteme. Integrarea simplă și completă în sistemele existente simplifică pregătirea utilizatorilor. Angajații care au nevoie doar de acces la facturi pot să le vadă cu un singur click fără să fie nevoie să apeleze la colegii din departamentul de contabilitate.

Auditorii externi pot în același mod în timpul procesului de închidere de la sfârșitul anului să identifice documentele. DocuWare controlează și procesele interne, astfel încât termenele de plată sunt respectate și întrebările despre plată s-au redus considerabil.

Sursa acestor informații este aici https://start.docuware.com/case-studies/ilb-group

Articolul a fost publicat inițial pe pagina de blog a companiei noastre aici https://tinyurl.com/StudiulDeCazDocuWareCloud