Studiu de caz Encorsa: cum a dus digitalizarea ANOFM la procesarea a mii de dosare în timp record

Dezvoltarea componentei digitale a ANOFM a venit ca urmare a nevoii de operaționalizare rapidă a proceselor de plată în măsuri specifice de sprijin guvernamental. Este vorba, în primul rând, de sprijin acordat de stat sub forma unei scheme de finanțare temporară a salariaților cu program redus de muncă (cunoscut și sub numele de „măsura Kurzarbeit”), apoi de sprijin acordat angajatorilor prin decontarea unei părți din salariul angajaților, reprezentând 41,5 % din salariul aferent zilelor lucrate, pentru persoanele care încheie contracte individuale de muncă pe perioadă determinată de până la 3 luni și, nu în ultimul rând, de stimularea angajatorilor să utilizeze telemunca.

Colaborarea cu Encorsa și utilizarea roboților UiPath a facilitat descărcarea automată a PDF-urilor inteligente din platforma AICI.GOV.RO și copierea lor în folderul partajat de către ANOFM cu AJOFM-urile, extragerea automată a datelor din XML PDF inteligent și introducerea lor în baza de date, dar și actualizarea stadiului unui dosar pe AICI.GOV.RO în funcție de pasul în care acesta se află în BPM. Totodată, au fost automatizate generarea OP-urilor în XML pe structura oferită de ANOFM, solicitarea clarificărilor pentru fiecare dosar, prin preluarea datelor de pe Portal Webcon BPS și încărcarea acestora pe AICI.GOV.RO și descărcarea clarificărilor de pe platfomă. Mai mult decât atât, a eficientizat arhivarea documentelor respinse și arhivarea documentelor aprobate.

Rezultatele digitalizării în ANOFM prin know-how Encorsa

Printr-un astfel de proces de digitalizare și automatizare, ANOFM a beneficiat în primul rând de sporirea vitezei de procesare. Robotizarea proceselor de descărcare dosare, generarea dosarelor de plată și verificarea datelor în bazele de date terțe ale celorlalte instituții au condus la respectarea termenului restrâns pentru plata indemnizaţiilor. Apoi, a reușit o simplificare operațională prin gestionarea unitară dintr-o singură platformă a întregului proces, coroborând munca roboților și a funcționarilor umani într-un singur spațiu digital.

O altă componentă esențială a digitalizării, mai ales în cazul ANOFM, e trasabilitatea proceselor prin crearea unui flux digital complet pentru gestionarea activității de preluare și aprobare dosare de plată, auditabil pe întreg ciclul de viață al fiecărui ajutor, de la momentul descărcării dosarului și până la arhivarea acestuia de către roboți UiPath. Trasabilitatea e completată de raportare în timp real, astfel încât datele din toate agențiile județene sunt centralizate instant prin platforma BPM care oferă inclusiv capabilitatea de raportare în timp real pentru noi interogări a datelor, rapoarte ce pot fi create și utilizate chiar și de către funcționari.

Nu în ultimul rând, infrastructura pusă la dispoziție de Encorsa asigură o agilitate necesară structurilor ANOFM, astfel încât să fie posibilă ajustarea continuă a fluxurilor de lucru utilizând abilitatea Webcon BPS de modificare în timp real a fluxurilor.

Rezultatele arată peste 5.000 de dosare procesate și 40 milioane lei plătite prin platformă pentru ajutorul în telemuncă, peste 5.000 de dosare și peste 15 milioane lei plătite prin platformă pentru măsura Kurzarbeit și peste peste 2.000 de dosare cu peste 3 milioane lei plătite prin platformă în cazul indemnizației pe perioadă determinată.