ProTV optimizeaza crearea contractelor de drepturi de autor cu Atomatik

În cei peste 24 de ani de la prima difuzare, ProTV a devenit cel mai important post de televiziune din România. Face parte din trustul Central European Media Enterprises Ltd., iar rețeaua oferă publicului său o varietate de conținut de înaltă calitate, de la știri la emisiuni populare de divertisment, filme și seriale originale.

Provocarea:

Lupta cu timpul și exactitatea

ProTV difuzează o gamă largă de emisiuni de divertisment, multe dintre acestea având invitați celebri, figuranți și alți invitați în mod regulat. Pentru fiecare persoană invitată la o emisiune, trebuie creat un contract de drepturi de autor care unește cele două părți și care conține informații personale, sume convenite și metode de plată. Generarea frecventă a acestui volum mare de contracte este un proces cu risc ridicat, deoarece trebuie să se conformeze legislației fiscale locale, precum și regulamentelor interne ale companiei, dar și să ofere o experiență fără probleme pentru invitați.

Compania avea alocate mai multe echipe care verificau manual contractele pentru sumele datorate confruntând mai multe surse de date, cum ar fi contractele pe hârtie și bazele de date electronice. Complexitatea ridicată a parametrilor care dictau modul de calcul al sumelor brute-nete și nete-brute lăsa loc apariției erorilor umane. Prin urmare, ProTV a decis să transforme complet generarea contractelor de drepturi de autor prin digitalizare și standardizare.

Soluția:

Valorificarea lucrătorilor digitali pentru un nou proces

ProTV a colaborat cu Atomatik pentru a dezvolta o soluție inter-funcțională folosind lucrători digitali software care să simplifice munca managerilor de proces din departament.

Echipa Atomatik a analizat procesele clienților și a propus modificările necesare pentru a permite unei forțe de muncă hibride să răspundă nevoilor actuale de creare a contractelor. O echipă de lucrători digitali a fost implementată și integrată complet în infrastructura existentă a clientului, fără a fi necesară instalarea unor noi instrumente.

Lucrătorii digitali au fost programați de echipa ProTV să verifice informații în mai multe baze de date și să furnizeze programe de plată, pe baza taxelor calculate cu ajutorul unor formule cu mai mulți parametri. De asemenea, li s-a alocat sarcina de a păstra piste de audit și datele istorice în scopuri de raportare, utilizând reguli de arhivare definite. Următorul pas în proces implică introducerea datelor în sistemul de resurse umane. Acest lucru permite membrilor echipei să treacă mai ușor datele prin procesul de înregistrare a costurilor și depunere a taxelor.

Lucrătorii digitali Atomatik au creat apoi înregistrări noi în sistemul software CRM și au verificat valabilitatea anumitor coduri de proiect, pe baza unei liste a proiectelor actualizată în mod continuu. În cele din urmă, lucrătorii digitali s-au ocupat de generarea rapoartelor pentru procesarea plăților, depunerea taxelor și procesarea înregistrării costurilor.

Rezultatele:

Contracte realizate de 8 ori mai rapid, fără greșeală

ProTV a câștigat o cantitate considerabilă de timp și resurse, în urma introducerii lucrătorilor digitali Atomatik în fluxurile sale de lucru. Procesul de creare a contractelor de drepturi de autor este acum complet digitalizat și standardizat, permițând echipelor din departamentele de producție, marketing digital, finanțe și resurse umane să aloce mai mult timp problemelor mai complexe care necesită atenție.

Fluxurile de lucru care anterior necesitau 40 de minute pentru a fi finalizate sunt acum rezolvate în mai puțin de 5 minute de lucrătorii digitali Atomatik. Astfel, ProTV a economisit 180 de ore de muncă manuală, la o medie de 311 contracte pe lună. Rata de eroare de 3% a fost redusă la 0%, eliminând necesitatea ca angajații să petreacă timp suplimentar pentru urmărirea și remedierea erorilor. Eliminarea ratei de eroare înseamnă, de asemenea, că angajații ProTV nu mai petrec timp suplimentar pentru urmărirea și remedierea erorilor. Pentru invitații postului, noul procedeu de contracte de drepturi de autor a fost transformat într-o experiență mult mai rapidă și mai ușoară, care minimizează timpul necesar pentru acest tip de formalități.