Cum a reușit un mare retailer din România să reducă rata de eroare a facturilor sub 0.1%

Erorile de facturare și datele introduse manual au impact negativ asupra productivității controlului factură-furnizor

Grupul Carrefour este cel mai mare retailer din Europa și lider pe piața de retail din România, cu peste 300 de locații comerciale. Strategia sa se bazează pe o politică de prețuri adaptabilă, concepută pentru a mări valoarea oferită consumatorilor.

Capacitatea de a menține prețurile la un nivel scăzut depinde de un bun control al costurilor, motiv pentru care retailer-ul a demarat optimizarea costurilor legate de procesele de afaceri.

La nivelul operațiunilor financiare, Carrefour a identificat mai multe provocări:

• Procese lente și costisitoare – 1.200.000 de facturi de la furnizori au fost introduse manual și procesate pe parcursul unui an.
• Slaba calitate a datelor – 45% dintre facturi conțineau cel puțin o eroare.
• Controlul dificil al facturilor – corectarea facturilor genera un volum de muncă foarte ridicat.
• Armonizarea dificilă a facturilor cu bonurile de comandă și cu notele de intrare – plăți întârziate, cu impact negativ asupra relațiilor cu furnizorii.

Carrefour a început să abordeze aceste probleme prin digitalizarea proceselor de afaceri, cu accent inițial pe facturile de la furnizori: mărirea vitezei de procesare, reducerea disputelor, a plăților scadente depașite și receptia facturilor corecte.

Eliminarea hârtiei, integrarea nativă și reconcilierea au dat rezultate

Pe lângă procesarea documentelor în format fizic, am început să organizăm înregistrarea furnizorilor și să transformăm cea mai mare parte a facturilor din format fizic în facturi electronice. Pe parcursul procesului, DocProcess a oferit asistență privind tranziția, training-uri și numeroase opțiuni pentru transmiterea facturilor electronice, astfel încât operațiunile furnizorilor să nu fie afectate.

În funcție de competențele tehnologice, furnizorii pot fie să se conecteze și să creeze facturi pe portalul nostru, fie să fie ajutați să integreze direct sistemul lor de contabilitate cu cel al Carrefour.

În orice variantă, facturile trec prin aceleași etape de verificare și de validare, aceeași gestionare a erorilor și a mesajelor, astfel încât furnizorii să știe în timp real care este statusul documentelor lor. În plus, furnizorii care aleg să folosească portalul nostru beneficiază și de arhivarea documentelor fiscale și de suport telefonic continuu.

În continuare, DocProcess a implementat comanda electronică, accelerând și mai mult procesele aferente AP. Carrefour creează comenzi în sistemul lor de informații, iar acestea sunt automat direcționate către portalul nostru sau către sistemul de informații al furnizorului respectiv.

Furnizorul poate transforma imediat comanda electronică în factură electronică. Elimină complet munca manuală de introducere a datelor aferente facturii în portal sau în ERP-ul propriu, devenind astfel mai eficient. 

În cei 4 ani de lucru cu Carrefour, am obținut:

• o rată de integrare a furnizorilor de peste 95%
• peste 2,6 milioane de facturi procesate electronic
• facturi corecte, cu o rată de eroare mai mică de 0,1%
• timpul de gestionare a facturilor în format fizic a fost redus cu peste 50%
• scăderea semnificativă a disputelor cu furnizorii
• conformitate legală și fiscală completă și trasabilitate atât pentru cumpărător, cât și pentru furnizori