Comenzile veneau din multiple surse - email, WhatsApp, website, PDF-uri și Excel-uri - iar fiecare comandă necesita intervenție umană. Aproape 20 de angajați lucrau zilnic la citirea comenzilor, verificarea stocurilor, confirmări și introducerea manuală în ERP.
Procesul funcționa dar era:
- Lent
- Costisitor
- Vulnerabil la erori
- Imposibil de scalat
Pe măsură ce volumul creștea, modelul operațional devenea un blocaj real pentru dezvoltare.
Problema: lipsa automatizării proceselor order-to-cash
În lipsa unei strategii de automatizare procese, compania se confrunta cu:
- Timp mare de procesare a comenzilor
- Erori frecvente de introducere date
- Presiune pe echipe
- Dificultăți de recrutare
- Experiență inconsistentă pentru clienți
Modelul manual de procesare order-to-cash nu mai putea susține creșterea.
Soluția: Automatizare procese cu AI și RPA
Compania a decis să implementeze un sistem de automatizare procese end-to-end, folosind AI și RPA pentru fluxul order-to-cash.
Un robot software inteligent dezvoltat de MemesisAI a preluat complet procesarea comenzilor:
- Colectarea automată din toate canalele
- Citirea și înțelegerea comenzilor indiferent de format
- Verificarea stocurilor în ERP
- Luarea deciziilor automate
- Importul comenzilor în ERP
- Trimiterea către WMS
- Facturarea automată
În cazurile cu stoc disponibil integral, fluxul a devenit 100% automatizat. Echipa intervenea doar în situații de excepție.
Rezultatele automatizării proceselor
Impactul a fost rapid și măsurabil:
- Timp procesare comandă: redus de la zeci de minute la 1-2 minute
- Peste 85% dintre comenzi procesate complet automat
- Erori eliminate aproape complet
- Timp confirmare clienți redus drastic
- Economii operaționale: peste 100.000 € anual
- ROI: peste 180% în primul an
- Recuperarea investiției: sub 9 luni
Aceasta este puterea unei strategii corecte de automatizare procese în distribuție.
Transformarea reală: oamenii au devenit motor de creștere
Automatizarea nu a însemnat concedieri. A însemnat ceva mult mai valoros.
Cei 20 de angajați eliberați din rutina introducerii manuale de date nu au plecat - au fost relocați strategic. Și această decizie s-a dovedit poate cel mai important câștig al întregului proiect.
Acești oameni acumulaseră ani de cunoaștere reală: înțelegeau portofoliul în profunzime, știau diferențele fine dintre produse, cunoșteau clienții și întrebările lor frecvente. Aveau o perspectivă practică pe care niciun sistem nu o poate genera din zero.
Cu această expertiză, compania a făcut un pas strategic amânat prea mult: implementarea unui sistem solid de Product Information Management (PIM). Echipa relocată a început să documenteze complet portofoliul, să standardizeze specificațiile tehnice, să uniformizeze descrierile de produs și să adapteze conținutul pentru fiecare canal de vânzare.
Rezultatele au apărut rapid. Clienții au primit informații mai clare. Echipele de vânzări au lucrat mai eficient. O parte dintre angajați au făcut tranziția completă către roluri comerciale - și au generat venituri noi folosind exact expertiza construită în ani de operațional.
O zonă percepută anterior ca centru de cost a devenit accelerator de creștere.
De ce automatizarea proceselor este un avantaj competitiv în 2026
În contextul crizei de personal, automatizarea proceselor operaționale oferă:
- Scalabilitate fără angajări suplimentare
- Reducerea dependenței de procese fragile
- Creșterea satisfacției clienților
- Control și vizibilitate în timp real
- Creștere predictibilă
Pentru companiile de distribuție medii, AI și RPA nu mai sunt „nice to have”, ci infrastructură strategică.
Automatizare procese în compania ta: următorul pas
Dacă procesezi comenzi manual, din surse multiple, iar operaționalul a devenit un blocaj pentru creștere, este momentul să regândești modelul.
O strategie corect implementată de automatizare procese poate genera:
- Economii măsurabile în câteva luni
- ROI rapid
- Creștere fără costuri fixe suplimentare
În final, întrebarea nu este dacă merită să automatizezi, ci cât de mult te costă să amâni această decizie. Fiecare proces manual care rămâne neoptimizat înseamnă timp pierdut, costuri ascunse și oportunități ratate de creștere.
Dacă și compania ta procesează comenzi manual, din surse multiple, și simți că operaționalul a devenit un blocaj pentru creștere, este momentul să regândești acest proces. Automatizarea corect implementată poate genera rezultate măsurabile în câteva luni, nu în ani.
O analiză clară a proceselor din compania ta poate arăta rapid ce poate fi automatizat, care sunt costurile reale ale implementării, ce ROI realist poți obține și în cât timp se amortizează investiția. Datele concrete înlocuiesc presupunerile și oferă o bază solidă pentru decizii strategice.
De multe ori, un prim assessment este suficient pentru a evidenția diferența dintre un model operațional care limitează creșterea și unul care o accelerează.
Sursa foto: elements.envato.com
