KeyVision PRO

Tablou de Bord

Dashboard-ul este elementul central care sintetizeaza toate informatiile esentiale intr-o singura pagina. Include o serie de indicatori si rapoarte vitale, disponibile in functie de rol – manager, avocat senior sau junior. Prezinta informatii sintetizate despre sanatatea afacerii: productivitate, total facturat, neincasate, clienti activi, topul celor mai eficienti avocati, etc.

Astfel, poate raspunde la intrebari precum: 

• Cat facturez? KeyVision calculeaza automat suma de facturat si prezinta o situatie de ansamblu a facturilor emise, platite sau neincasate. 
• Cat incasez? Vei sti exact cat ai incasat, cat trebuie sa incasezi si la cat se ridica restantele. Mai mult, poti calcula numarul mediu de zile de intarziere pentru incasarea sumelor facturate.
• Cat sunt de eficient? In dashboard ai imediat acces la acest indicator, calculat pe luna curenta, pe luna trecuta cat si per total. Toate cu posibilitatea de a le analiza detaliat, per utilizator sau per client.
• Cum stau cu clientii? KeyVision calculeaza automat cati clienti noi ai atras in luna curenta, precum si cati au fost activi si ti-au adus venituri.

Pontaje

KeyVision transforma inregistrarea orelor intr-un proces foarte simplu si rapid. Totul porneste de la un calendar care arata dintr-o singura privire situatia pe luna in curs: cand s-a pontat prea putin sau deloc, cand s-a potat corect sau cand au fost zile de concediu. Utilizatorul este apoi ghidat in mod inteligent, in functie de client, sa completeze anumite informatii:

• Calendar inteligent - verde pentru pontaj corect si complet, galben pentru pontaj incomplet, rosu pentru lipsa pontaj.
• Comentarii - KeyVision te ghideaza inclusiv la redactarea comentariilor, sugerand completarea lor in limba de comunicare a clientului.
• Revizuire si validare pontaj - punem la dispozitie o interfata dedicata pentru revizuirea pontajelor care permite corectarea si validarea rapida a acestora inainte de facturare.
• Istoric pontaj - la nivelul fiecarui pontaj, aveti acces la informatii cu privire la data si avocatul care a modificat, aprobat sau dezprobat pontajul.

Mai mult, o serie de alerte au rolul sa atentioneze cu privire la eventualele derapaje.

Calendar

Puteti vizualiza intr-o singura fereastra toate activitatile planificate pe ziua, saptamana sau luna in curs. Acest lucru se traduce prin acces imediat la termenele de instanta, task-urile, termenele limita pentru proiectele in derulare, chiar si la alertele pentru facturi restante sau contracte care expira. In plus, KeyVision asigura:

• Sincronizarea calendarului KeyVision cu calendarul tau - urmarim termenele de instanta, task-urile, concediile si alertele din KeyVision direct in calendarul vostru, indiferent ca folositi Outlook, Gmail sau iCal.
• Salvarea task-urilor zilnice prin simpla completare a catorva informatii. Odata salvate, acestea devine imediat vizibil in calendar, atat pentru responsabil cat si pentru colegi.
• Identificarea rapida a task-urilor, in functie de culori: verde pentru task-urile si termenele de instanta proprii si in termen, gri pentru task-urile si termenele de instanta ale colegilor, rosu pentru orice task sau termen depasit.
• Alerte – KeyVision trimite alerte referitoare la task-urile urgente, contractele pe cale sa expire, termenele de instanta sau facturile neplatite.
• Concediile si sarbatorile legale se pot introduce in KeyVision, devenind automat vizibile in calendarul de activitati si in pagina de pontaj.

Instanta

Notiunile de dosar sau termen sunt disponibile la toate nivelurile. Mai mult, se asigura integrarea cu www.portaljust.ro sau www.scj.ro, ceea ce inseamna ca termenele de instanta devin imediat vizibile in calendar, impreuna cu rezolutia si comentariile publicate in portal.just.ro. Mai mult:

• KeyVision te notifica automat pe email cu privire la scadenta unui termen si la publicarea de noi informatii legate de dosarul respectiv pe portaljust.ro sau www.scj.ro.
• Ai acces la un calendar actualizat cu termenele de instanta care poate fi sincronizat cu orice alt calendar.
• Asigura acces la un raport complet cu istoricul termenelor de instanta, alaturi de concluziile si comentariile aferente acestora.

Facturare

KeyVision calculeaza la zi tot ce trebuie facturat. Mai mult, tine cont de toate tipurile posibile de tarifare folosite in domeniul serviciilor -  tarif orar, tarif global, abonament, transe, rate esalonate, cap fees, onorariu per termen, onorariu de succes:

• Calcul la zi - KeyVision tine cont de tot ce s-a inregistrat si calculeaza automat, la zi, toate facturile. Informatiile sunt disponibile inclusiv in dashboard, la un clic distanta.
• Ce trebuie sa facturez? Spre deosebire de alte sisteme, KeyVision iti arata tot ce este de facturat. Ramane doar ca utilizatorul sa selecteze si sa confirme elementele care vor fi incluse in factura.
• Factura proforma, factura fiscala, factura de decont – KeyVision ofera posibilitatea de a emite toate aceste tipuri de facturi, foarte simplu si rapid, fiecare cu propria seria fiscala. In plus, formatul facturii este configurabil si permite adaptari la modalitatea interna de facturare.
• Anexa la factura - factura este insotita de o anexa detaliata care prezinta orele facturate, cheltuielile incluse sau orice alte elemente cuprinse in factura.
• Trimitere pe email – factura si anexa pot fi trimise catre client simplu si rapid, direct din KeyVision.

Clienti si contracte

KeyVision permite managementul clientilor si contractelor. Astfel, pe baza configurarilor si informatiilor introduse in aceste sectiuni,  se permite un pontaj si o facturare rapida. Mai mult, la nivelul acestor entitati se pot calcula indicatori de performanta si statistici care sa sustina deciziile de management.

Evolutia pe linii de business

KeyVision permite definirea departamentelor in cadrul firmei si alocarea de practici pe fiecare departament in parte. Astfel, se obtine o situatie clara a contractelor, facturilor si cheltuielilor inregistrate pe fiecare linie de business.

• Cat si cum lucrezi - urmareste evolutia lunara a efortului inregistrat pe fiecare practica. Situatia se poate detalia pe senioritate, client, utilizator sau perioada.
• Care este eficienta pe practica - urmareste orele lucrate, orele facturabile si eficienta pe fiecare practica in parte. In plus, poti filtra informatia pe clientul, senioritatea, utilizatorul sau perioada de interes.
• Cat facturezi pe practica - o analiza completa a sumelor facturate pe fiecare practica, alaturi de procentul care arata cat la suta din veniturile firmei provin din practica respectiva.

Raportare – eficienta si profitabilitate

KeyVision vine cu un set de peste 70 de rapoarte specifice avocatilor si consultantilor. De la situatii facturi la neincasate, de la productivitate, profitabilitate si eficienta la topuri. 

In plus, ofera analize CRM pentru avocati care surprind evolutia pe fiecare practica, departament sau industrie in parte, analize privind tariful mediu orar practicat, durata medie de incasare, statistici per avocat si client. Lista se imbogateste constant cu noi analize care iti permit sa identifici direct verigile slabe si punctele forte.

Revizuire pontaje

KeyVision pune la dispozitie o interfata dedicata revizuirii pontajelor si cheltuielilor, permitand modificarea si aprobarea rapida a acestora. In plus, asigura marcarea pontajelor ca timpi on-hold (pentru o facturare viitoare), mutarea pontajelor pe alte proiecte sau alocarea lor pe o factura. In plus, pontajele revizuite pot fi trimise spre facturare catre responsabil cu un singur click.

Grad de incarcare

Gradul de incarcare evidentiaza efortul estimat de utilizator pentru saptamana in curs sau pentru saptamana urmatoare, 100% reprezentand 40 ore. Efortul poate fi detaliat pe contract si proiect, tinand totodata cont de orele interne si concediile planificate.

Acesta isi propune sa raspunda la intrebarile: care este gradul general/individual de incarcare, cine are disponibilitate pe o anumita practica si cine lucreaza pe un anumit client/contract/proiect.

Bugetare

KeyVision iti permite sa urmaresti raportul bugetat vs. facturat in timp real. Bugeteaza cat vei factura si incasa lunar, iar apoi compara cu situatia la zi.