Conform Gartner, 84% dintre departamentele de audit folosesc în prezent soluții software dedicate gestionării activității de audit. Cu toate acestea, nivelul de satisfacție diferă semnificativ, în funcție de ceea ce oferă aceste soluții și de modul în care sunt folosite.
Datele provin dintr-un studiu Gartner prezentat în cadrul Gartner Enterprise Risk, Audit & Compliance Conference, desfășurată în Grapevine, Texas.
Potrivit lui James Bourke, Director Analyst în cadrul Gartner Audit & Risk Practice, faptul că o companie folosește un astfel de software nu înseamnă automat că obține și rezultatele așteptate.
„Nu mai este o întrebare dacă echipele de audit au nevoie de un astfel de software. Principala provocare este să obțină valoarea pe care au așteptat-o de la investiție.”
Software-ul nu rezolvă singur problemele echipei de audit
Analiza Gartner, realizată pe baza datelor colectate de la 259 de departamente de audit, arată că diferențele de satisfacție nu țin doar de funcționalitățile platformei alese.
Contează foarte mult și modul în care compania lucrează.
De exemplu, o soluție poate avea toate funcțiile necesare pe hârtie, dar să nu aducă rezultatele așteptate dacă echipa continuă să lucreze în Excel, prin e-mailuri și prin procese separate, fără o metodă de lucru clară și standardizată.
Cu alte cuvinte, același software poate genera rezultate foarte diferite de la o companie la alta.
„Deciziile de cumpărare sunt adesea luate în funcție de ceea ce poate face, în teorie, o platformă. Succesul implementării depinde însă de modul în care lucrează efectiv echipele.”
Începe cu procesele, nu cu funcționalitățile
Gartner recomandă companiilor să nu înceapă alegerea unui software de audit cu întrebarea:
„Ce funcționalități are această platformă?”
Mai util este să înceapă cu:
„Ce probleme vrem să rezolvăm și ce procese vrem să îmbunătățim?”
Există mai multe tipuri de soluții pe piață: platforme specializate pentru audit, soluții mai largi de tip GRC (Governance, Risk & Compliance) sau platforme integrate în ecosistemele software deja utilizate de companie.
Înainte de alegerea furnizorului, Gartner recomandă ca echipele de audit să își definească procesele și nevoile și să le discute cu celelalte departamente implicate, inclusiv IT.
Astfel, cerințele echipei de audit nu riscă să fie trecute în plan secund de alte priorități, precum integrarea cu sistemele existente, suportul tehnic sau funcționalitățile generale ale platformei.
Concluzia Gartner
Cele mai bune proiecte de implementare a unui software pentru audit nu încep cu alegerea furnizorului.
Încep cu alinierea oamenilor, proceselor și obiectivelor.
Abia după ce compania știe clar ce vrea să îmbunătățească poate evalua corect ce soluție software i se potrivește.
Pe scurt: nu cumpăra software doar pentru că are multe funcționalități. Începe prin a înțelege ce problemă vrei să rezolvi.
