Digitalizarea birourilor din companii: aplicații software recomandate

Și în anul 2020, trendurile de digitalizare vor fi prezente, aducând un plus de creativitate în rândul furnizorilor de soluții software, precum și în birourile companiilor din întreaga lume. În acest articol ne vom referi strict la aplicațiile cu rol în managementul birourilor și nu al activității angajaților.

Organizare

Aplicațiile cu rol în managementul documentelor

Sunt, poate, cele mai întâlnite aplicații la nivel internațional, în România fiind considerate în top 3 soluții software implementate, conform Softlead. Cu ajutorul lor, productivitatea din companii crește cu cel puțin 21.3%, așa cum spun studiile IDC. Așadar, alegerea corectă a aplicației de management al documentelor poate crește nivelul de organizare și eficiența din companii, poate ajuta echipele de lucru să colaboreze mai bine și mai rapid și scade costurile printării inutile. De asemenea, o aplicație cu rol în organizarea documentelor are capacitatea de a scădea în mod vizibil costurile de securitate.

Aplicații de management al sălilor de conferințe

Fie că este vorba despre hub-uri, spații de co-working sau de clădiri de birouri, sălile de conferințe sunt unul dintre cele mai importante locuri de întâlnire, dezbatere și de lucru efectiv în companii. Suprapunerea a două sau mai multe sesiuni/întâlniri, aglomerarea calendarelor și incapacitatea de a identifica rapid o soluție pot scurtcircuita activitatea definitorie a departamentelor și a angajaților. Așadar, aplicațiile software cu rol de gestionare a calendarului de întâlniri, cu suita aferentă de funcționalități (dashboard-uri, statistici etc.) sunt tot mai des întâlnite și esențiale.

Soluții de control al accesului

Accesul în sălile de ședințe sau în interiorul companiilor se face, de cele mai multe ori, în mod automatizat, prin componente software și hardware care monitorizează activitatea angajaților sau a vizitatorilor prin carduri inteligente și prin sisteme dedicate. Beneficiile implementării unor astfel de aplicații includ: managementul activelor (spații de stocare inteligente, prevăzute cu chei integrate, ce au rolul de a proteja suplimentar activitatea din mediile de lucru), gestionarea ieșirilor de urgență, a zonelor cu securitate crescută (spații de stocare a informațiilor)

Comunicare

Soluții de elearning

Aplicațiile software de e-learning au rolul de a crește eficiența activităților și proceselor de instruire, prin gradul mare de accesibilitate la medii colaborative, cu interacțiune în timp real și cu posibilitatea de a relua oricând, de oricâte ori, o structură de informație furnizată. Indiferent de mărimea unui departament sau a unei companii, soluțiile de eLearning pot fi un instrument necesar, extrem de importantă fiind, însă, activitatea de bază a companiei – achizitor.

Aplicații dedicate video conferințelor

Comunicarea prin video conferințe a crescut exponențial la nivel internațional o dată cu dezvoltarea tipologiilor de lucru la distanță și cu deschiderea companiilor de a experimenta sesiuni de lucru, interviuri de angajare, demo-uri sau chiar pitching prin video call.

Deși există numeroase platforme care oferă pachete gratuite de servicii similare, în cazul utilizării soluțiilor de videoconferință de către companii este nevoie de o suită de funcționalități specifice, în comparație cu utilizarea celor gratuite de către persoane fizice sau freelanceri.

Astfel, în funcție de numărul de utilizatori ce pot avea acces într-un video call, de locațiile din care se poate face conexiunea simultan, de nivelul de securitate oferit sau de posibilitatea de a salva înregistrările video, pachetele pentru acces la astfel de sisteme software diferă și au costuri dedicate.