Acest articol îți arată pașii practici prin care poți face o achiziție de software inteligentă, eficientă și aliniată obiectivelor de business.
Într-o piață de peste 30.800 de aplicații software de tip SaaS (Software as a Service), tot mai multe companii care au în plan digitalizarea se confruntă cu provocarea alegerii soluțiilor optime, dar mai ales cu organizarea bugetelor de achiziții.
1. Începe cu o evaluare a nevoilor reale
Primul pas pentru a cumpăra software mai eficient este să definești clar ce ai nevoie. Mulți cumpărători aleg aplicații care oferă mult mai multe funcționalități decât utilizează, iar costurile cresc inutil.
Întreabă-te:
-
Care sunt procesele pe care vreau să le digitalizez?
-
Care sunt problemele actuale ale echipei (timp pierdut, lipsa de vizibilitate, erori manuale)?
-
Câte persoane vor folosi efectiv aplicația și la ce nivel?
O evaluare atentă poate reduce costurile cu până la 30%, pentru că elimini funcționalitățile care nu aduc valoare.
2. Compară ofertele, nu doar prețul
Un software mai ieftin nu înseamnă întotdeauna un software mai bun. Analizează costul total de deținere (Total Cost of Ownership – TCO): licențe, implementare, training, mentenanță, upgrade-uri.
Exemplu: O soluție aparent scumpă la început poate fi mai rentabilă pe termen lung dacă include update-uri automate și suport tehnic nelimitat.
3. Explorează abonamentele SaaS
Modelele de tip Software as a Service (SaaS) reduc semnificativ costurile inițiale. În loc să plătești o licență scumpă, plătești lunar sau anual un abonament flexibil, care poate fi ajustat în funcție de numărul de utilizatori.
Avantaje:
-
Scalabilitate: plătești doar pentru cât folosești.
-
Predictibilitate: buget fix, ușor de planificat.
-
Eficiență: update-urile și securitatea sunt incluse.
4. Negociază cu furnizorii
Mulți cumpărători uită că furnizorii sunt flexibili, mai ales atunci când există concurență.
Ce poți negocia?
-
Discount pentru contracte pe termen mai lung.
-
Reduceri pentru plata în avans.
-
Training gratuit pentru echipă.
-
Acces la funcționalități suplimentare incluse în pachet.
Un simplu proces de negociere poate reduce costurile finale cu 10-20%.
5. Profită de marketplace-uri și platforme dedicate
Un avantaj major pentru companii este să folosească platforme precum Softlead, unde pot solicita oferte personalizate de la mai mulți furnizori simultan.
Ce câștigi:
-
Transparență: vezi prețurile și ofertele în paralel.
-
Rapiditate: nu mai cauți individual furnizori.
-
Eficiență: primești soluții adaptate domeniului tău de activitate.
6. Alege software compatibil și integrabil
Un software mai ieftin pe termen lung este cel care se integrează ușor cu aplicațiile deja existente în companie. Altfel, vei avea costuri ascunse de integrare, consultanță și training suplimentar.
Exemplu: Dacă folosești deja o aplicație software CRM, caută o aplicație de marketing automatizat care se conectează nativ cu acesta.
7. Testează înainte să cumperi
Perioadele de trial gratuit sau demo-urile interactive te ajută să eviți investițiile greșite. În plus, implică echipa în testare pentru a obține feedback real privind ușurința în utilizare.
8. Analizează ROI-ul (Return on Investment)
Un software nu trebuie judecat doar prin cost, ci prin valoarea pe care o aduce. Calculează timpul și resursele economisite:
-
Câte ore de muncă manuală reduce aplicația?
-
Cât de mult îmbunătățește productivitatea?
-
Contribuie direct la creșterea vânzărilor sau la fidelizarea clienților?
Un ROI pozitiv justifică o investiție chiar dacă software-ul nu este cel mai ieftin de pe piață.
9. Urmărește programele de finanțare
În România, multe companii accesează fonduri europene sau programe guvernamentale pentru digitalizare. Dacă planifici achiziția pe termen mediu, verifică ce finanțări sunt disponibile – poți reduce costurile aproape la zero.
10. Folosește instrumente de evaluare a maturității digitale
Un mod inteligent de a cumpăra software mai eficient este să știi unde se află compania ta pe scara digitalizării. Softlead Digital DNA, primul instrument din România care măsoară gradul de maturitate digitală al unei companii, îți oferă un raport personalizat și recomandări concrete de soluții software.
Concluzie
Cumpărarea software-ului nu trebuie să fie un proces costisitor sau haotic. Cu pași clari – de la evaluarea nevoilor, compararea ofertelor, negociere, până la utilizarea platformelor specializate – orice companie poate cumpăra software mai ieftin și mai eficient. Digitalizarea este inevitabilă, dar poate fi și accesibilă, atunci când știi cum să o abordezi.
Ai nevoie de o ofertă personalizată pentru aplicația ta software? Trimite un e-mail pe adresa [email protected] sau completează formularul de mai jos.
