5 curiozități privind adoptarea unei soluții de management a documentelor. De ce DocuWare?

Iată cum răspunde acestor provocări DocuWare, platforma pentru care Beck et al. Services este singurul distribuitor autorizat din România.

Aflați 5 dintre curiozitățile legate de adoptarea unei soluții de management a documentelor.

1. Care sunt elementele care indică nevoia achiziționării unei soluții de management a documentelor?

Atunci când într-o companie se identifică nevoia adoptării unui sistem de management a documentelor, aceasta se confruntă cu o serie de neajunsuri precum:

• dificultatea în găsirea documentelor din companie
• lipsa de organizare a documentelor care intră în companie
• nevoia unei proceduri de verificare a facturilor, avizelor, contractelor
• timpul pierdut pentru obținerea de aprobare a facturilor furnizor sau semnarea contractelor
• nevoia oamenilor din diferite departamente de a accesa rapid anumite documente din arhivă.

2. De ce ar alege o companie aplicația de management a documentelor DocuWare și nu un alt produs software similar?

Motivele principale pentru care recomandăm DocuWare:

• este un sistem sigur, flexibil și universal, având 12.000 de clienți din 90 de țări, 500.000 de utilizatori și 600 de parteneri la nivel mondial, cu o creștere accelerată
• produs recunoscut de Gartner, Nucleus și alte companii de analiză de piață, ca unul dintre cele mai bune produse de management al documentelor pentru companiile care au ca obiectiv digitalizarea documentelor
• modulul Intelligent-Indexing prevăzut cu un mecanism de Crowdlearning care permite indexarea automată a oricărui tip de document
• administrarea și crearea de fluxuri în mod independent prin folosirea Process Planner, Workflow Designer și Workflow Manager
• deține numeroase caracteristici care respectă standardele moderne de securitate a datelor. Astfel, oferă două nivele de securitate: pe de o parte împotriva pierderii datelor, pe de altă parte securitatea împotriva accesului neautorizat la documente
• DocuWare Cloud este recunoscută ca fiind cea mai ușor de utilizat platformă de către utilizatori, conform Capterra.

3. Care este prețul de pornire pentru o licență DocuWare?

Cea mai avantajoasă variantă în momentul de față este cea de tip Cloud, cu 4 utilizatori și 20 GB spațiu disponibil pentru documente, la 220 de euro pe lună.

4. Cum se măsoară performanțele unei soluții de management a documentelor?

Indicatorii principali de măsurare a performanțelor unui sistem sunt:

1. Eliminarea timpului cu îndosarierea documentelor
2. Extinderea sistemului în fiecare departament din companie
3. Reducerea efectivă a costurilor cu printarea documentelor
4. Reducerea costurilor cu depozitarea arhivei de documente.

5. Din ce industrii fac parte clienții DocuWare?

În România suntem singurul distribuitor DocuWare, încă din anul 2011. Deși sistemul nu este construit în mod specific pentru anumite industrii, clienții noștri fac parte din următoarele domenii:

• Industria alimentară
• Producție
• Prelucrarea lemnului
• Arhivării fizice a documentelor
• Dealerilor auto
• Serviciilor de contabilitate
• Software.

Furnizor internațional de servicii IT, Beck et al. Services este partenerul care oferă consultanță, implementare și suport pentru accelerarea digitalizării documentelor și proceselor din companii. Compania stă la dispoziția clienților cu o echipă internațională, împărțită în funcție de competențe.