Soft-Transport

Gestiune Comenzi de Transport - Dispecerat

Facturarea în soft-transport este ușoară, rapidă, sigură. Ea oferă:

• O evidență clara a comenzilor facturate și nefacturate.
• O facturare corectă, cu informații complete, la timp, estetică.
• Macheta de facturare este personalizabilă, până la nivel de client.
• Preluare automată a valorii facturate fie din schemele tarifare, fie din prețul agreat al comenzii, fie din valoarea Credit-Note-urilor emise de clienți.
• Calcularea automată a datei scadenței conform termenilor contractuali.
• Flexibilitate: facturare simplă (o singură comandă pe o factură), sau multiplă (mai multe comenzi pe o factura), non-operațională (în afara comenzilor de transport).
• Facturare și în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
• Facturare internă sau externă, cu sau fără TVA, tipărirea facturii în alte limbi.
• Transmiterea automata a facturii prin email împreună cu CMR-urile comenzilor facturate.
• Verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
• Identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
• Compararea facilă a KM bord, KM Planificați sau KM GPS cu KM beneficiar.
• Compararea facilă a taxelor de drum estimate, față de taxele de drum beneficiar.
• Întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților).

Arhiva Electronică a Documentelor de Transport (CMR-URI, etc.)

• Automatizare încărcare și transmitere CMR în timp real.
• Arhivarea electronică a tuturor documentelor de transport: CMR-uri, comenzi, foi de parcurs , etc., prin integrarea serviciului Gdrive în Soft-Transport.
• Evidența predării documentelor la client.
• Transmitere automată prin email către client, a CMR-urilor (POD - proof of delivery) unei comenzi.
• Clienții îsi pot descărca singuri, prin intermediul conturilor dedicate lor, CMR-urile comenzilor proprii.
• Verificare automată a comenzilor care nu au încărcate CMR-urile în arhiva electronică.

Facturare

Facturarea în soft-transport este ușoară, rapidă, sigură. Ea oferă:

• O evidență clara a comenzilor facturate și nefacturate.
• O facturare corectă, cu informații complete, la timp, estetică.
• Macheta de facturare este personalizabilă, până la nivel de client.
• Preluare automată a valorii facturate fie din schemele tarifare, fie din prețul agreat al comenzii, fie din valoarea Credit-Note-urilor emise de clienți.
• Calcularea automată a datei scadenței conform termenilor contractuali.
• Flexibilitate: facturare simplă (o singură comandă pe o factură), sau multiplă (mai multe comenzi pe o factura), non-operațională (în afara comenzilor de transport).
• Facturare și în alte monezi, prin importarea automată a cursului valutar.
• Facturare internă sau externă, cu sau fără TVA, tipărirea facturii în alte limbi.
• Transmiterea automata a facturii prin email împreună cu CMR-urile comenzilor facturate.
• Verificarea Credit Note-urilor de la clienți și descifrarea rapidă a desfășurătorului plății (Payment Statement) de la clienți.
• Identificare cu ușurință a Credit Note-urilor lipsă.
• Compararea facilă a KM bord, KM Planificați sau KM GPS cu KM beneficiar.
• Compararea facilă a taxelor de drum estimate, față de taxele de drum beneficiar.
• Întocmirea cu ușurință și evidența contestațiilor (în cazul greșelilor clienților).

Evidență și Gestiune Comenzi Subcontractori

Evidența subcontractorilor în aplicația Soft-Transport asigură:

• Înregistrarea, stocarea și căutarea datelor de contact ale actualilor și foștilor parteneri.
• O evidență clară a partenerilor cu probleme de bonitate.
• Selectarea automată unei liste de emailuri parteneri, bazate pe criterii diverse.
• Automatizarea emiterii și transmiterii de comenzi sau contracte pentru subcontractori.
• Utilitar de estimare a profitabilității, util în alcătuirea grupajelor și circuitelor.
• Automatizarea comunicării, în ambele sensuri, cu șoferii subcontractorilor.
• Arhivarea electronică a documentelor de transport.
• Generarea, la nevoie, în locul clienților, dar în numele lor, a comenzii de transport.
• Un control eficient al principalilor indicatori ai unei case de expediție: profit pe comandă, pe subcontractor, pe dispecer comercial, pe client, producția de km (media KM parcurși), etc.
• Urmărirea valabilității asigurărilor CMR ale subcontractorilor.
• Generarea automată a Registrului Comenzilor Intermediate.
• Emitere Note de Calcul pentru prestațiile subcontractorilor (pe baza prețului agreat sau a schemei tarifare).
• Transparență vis-a-vis de balanța de plăți pentru comenzi subcontractori (încasări clienți versus plăți subcontractori).
• Posibilitatea de a dispeceriza camioane ale subcontractorilor ca pe propriile camioane, fără nici o deosebire.
• Statistici ale volumelor transportate pe diferite state, relații, locații de încărcare/descărcare, pe grupe de clienți, etc.

Management Flotă Auto

Managementul flotei auto prin Soft-Transport urmărește:

• Evitarea amenzilor și despăgubirilor, prin urmărirea valabilității documentelor obligatorii ale flotei (ITP, asigurări, etc.).
• O evidență clară a problemelor tehnice la orice moment, precum și istoricul intervențiilor, reviziilor și reparațiilor efectuate.
• Rapoarte pe tipuri de defecțiuni și urmărirea și gestionarea cazurilor de garanție.
• Responsabilizarea și implicarea șoferilor în sesizarea problemelor tehnice.
• Planificarea optimă a intervențiilor, asigurarea transparenței cu Dispeceratul.
• Evidența rapidă și la zi a schimbului de ulei și a reviziilor.
• Statistică KM parcurși de către remorci pentru efectuarea la timp a reviziilor acestora.
• Urmărirea Obiectelor de Inventar din gestiunea camioanelor și remorcilor (chingi, stingătoare, truse ADR, etc.).
• Gestionarea stocului cu piesele de schimb și materialele consumabile din magaziile firmei.
• Menținerea anvelopelor în stare bună, optimizarea stocului de anvelope, urmărirea cazurilor de garanție.
• Calculul indicatorilor de uzură ai cauciucurilor.

Evidență Alimentări și Calcul Consum Carburant

• Evidența clară a cardurilor de combustibil.
• Identificarea rapidă a alimentărilor frauduloase.
• Verificarea ușoară a facturilor de combustibil.
• Evidență rezervor propriu.
• Integrarea politicii de alimentare. Unde, când și cât alimentăm ?
• Afișarea pe hartă a benzinăriilor agreate.
• Calcul automat tonaj mediu transportat.
• Calcul consum normat (fișa FAZ) și consum efectiv, atât pentru fiecare camion în parte, cât și la nivel de flotă.
• Integrare cu soluțiile telematice ale producătorilor pentru citirea consumului inregistrat de calculatorul de bord.
• Calcul consum agregat frigorific.
• Statistici ale cantității alimentate și a prețului carburantului pe țară, furnizor, perioadă si, foarte important, pe clienți.
• Prezintă într-un raport toate datele necesare completării cererii de recuperare acciză Belgia.

Contabilitate Primară & Financiar

Contabilitatea primară este integrată în aplicație, și ea permite:

• Înregistrarea achizițiilor (cheltuielile firmei).
• Centru de cost (profit) pe fiecare camion.
• Analiza de costuri (cheltuieli) în dinamică (comparativ pe mai multe luni).
• Înregistrarea plăților.
• Întocmirea automată a Scadențarului pentru furnizori.
• Gestiune Stocuri , cu tipărire Recepții, Bonuri de consum, Bonuri de Transfer.
• Verificarea facturilor de taxe de drum.
• Reconcilierea facturilor de combustibil.
• Stabilirea cu ușurință a alunecărilor între luni (de exemplu alimentări efectuate în luna aprilie, dar facturate în luna mai).
• Transparență în procesul de facturare, cu verificarea rapidă a facturării integrale a comenzilor.
• Înregistrarea încasărilor, cu identificarea rapidă a facturilor plătite de clienți.
• Întocmirea automată a Scadențarului de clienți.
• Generare automată a Registrelor de Trezorerie (Casă și Bancă).
• Înregistrarea transferului dintre diferitele conturi de trezorerie (care se pot defini în număr nelimitat).
• Operare Avansuri spre decontare către angajați și a plăților justificative ale deconturilor, inclusiv tipărirea automată a Dispozițiilor de Plată, Încasare și a Deconturilor.
• Acces la situația predării documentelor la clienti, a notelor de credit și a contestațiilor, la evidența rezervărilor de tren/feribot, proprii sau prin clienți, la situația intervențiilor service, etc.

Service Auto

Această secțiune este dedicată companiilor care operează un atelier service pentru autovehiculele proprii și/sau pentru terți. Ea permite:

• Urmărirea și planificarea lucrărilor, atât pentru terți , cât și pentru parcul propriu.
• Emiterea de comenzi, completarea devizelor de lucrări și emiterea facturilor pentru devizele finalizate.
• Vă perimite să personalizați comenzile, devizele și facturile emise clienților service în funcție de nevoile și preferințele d-voastră.
• Întocmire factură de service simplă (pentru un singur deviz) sau multiplă( pentru mai multe devize simultan).
• Interconectare cu secțiunea de Gestiune Stocuri, care cuprinde înregistrare achiziții, bonuri de consum, bonuri de transfer.
• Mai multe nivele de utilizatori, astfel încât lanțul de control dintr-un service să poată fi respectat.
• Devizul se completeză pe măsura înregistrării achizițiilor (recepțiilor) de piese sau a consumului de piese din stoc.
• Manopera se poate înregistra pe măsură ce se execută, sau chiar mai mult, poate fi înregistrată (planificată) în avans.
• Tarifele pentru manopere pot fi specificate fie ca tarife pe lucrare, fie ca tarife pe unitate de timp (de ex. pe oră).
• Evidență clară a devizelor nefinalizate sau finalizate și nefacturate.
• Analiza profitabilității pe lucrare, pe clienți, pe mecanici, etc.

Personal (Resurse Umane)

Principalele beneficii în ce privește Departamentul Personal (Resurse umane) sunt:

• Evitarea amenzilor și despăgubirilor, prin urmărirea valabilității domentelor obligatorii ale angajaților (atestate, avize, etc).
• Transparență și comunicare automată între departamentul personal și dispecerat.
• Gestionarea sistematică și ușoară a problemelor cu angajații - prin referate angajați.
• Evaluarea rapidă a șoferilor pe toate aspectele relevante : KM parcurși, amenzi, accidente, documente (CMR-uri), alimentări, etc.
• Evidență pontaj angajați, cu detalierea comenzilor în care un angajat a fost implicat pe parcursul unei luni.
• Urmărirea obiectelor de inventar date în folosința angajaților (de exemplu echipamente de lucru, telefon de servici, etc.).
• Agendă internă a telefoanelor, de servici și personale, ale angajaților.
• Mesagerie internă, care asigură o comunicare gratuită, fără limite, între utilizatori .
• Evidență și Planificare a schimburilor de șoferi, luând în calcul perioadele de muncă, respectiv disponibilitate.
• Evidența Detașării Șoferilor și Calculul Renumerației și a Indemnizațiilor de Detașare conform Pachetului de Mobilitate.
• Tipărire Ordine de Deplasare.

Rapoarte si Statistici Manageriale

Beneficiile în ce privește Managementul companiei sunt:

• Conectarea permanentă a personalului din conducere la activitatea firmei, mai ales la PREZENT.
• Instrumente facile pentru un control non-invaziv, fără costuri și pierderi mari de timp, fără a periclita desfășurarea curentă a activității.
• Statistici relevante pentru analiza și îmbunătățirea în timp a portofoliului de clienți.
• Calcul indicatori extrem de utili și pertinenți.
• Statistici diverse, flexibile și acoperitoare cu privire la tot ce înseamnă cheltuieli ale firmei.
• Macro-management și Micro-management la un click distanță.
• Evaluarea performanței angajaților: dispeceri, șoferi, mecanici și nu numai.
• Restructurarea rapidă și ușoară a sarcinilor angajaților, prin restructurarea meniului acestora.
• Securizarea accesului la informații și a transferului de date.
• Avertizare erori de operare în toate departamentele companiei.
• Avertizări pentru valabilități sau proceduri periodice: schimburi de ulei, anvelope, valabilități acte camion/ remorcă/ angajat.
• Aplicația se constituie într-un instrument de învățare și integrare mai rapidă a unui nou angajat.
• Instrument de responsabilizare a angajaților.

Cu alte cuvinte, aplicația este pentru manager asemenea unui angajat fidel, a unui analist economic atent și precis, ori a unui revizor incoruptibil și nepartizan, accesibil 24/24, și care caută și calculează cu viteza computerului, la un tarif lunar de 5 ori mai mic ca și al unui angajat.