Studiu de caz: Optimizarea spațiului de stocare al documentelor în Cloud prin utilizarea DocuWare ”Hybrid”

Noi, echipa Beck et al., înțelegem dificultățile privind organizarea documentelor atunci când activitatea echipei are loc în diferite locații.

Automatizarea verificării documentelor cu DocuWare ”Hybrid”

Sistemul DocuWare poate fi implementat atât în varianta On-Premise, care presupune achiziția licențelor și instalarea pe un server propriu, cât și în varianta Cloud, foarte atractivă datorită costurilor avantajoase, respectiv o serie de avantaje precum:

Sistemul DocuWare poate fi implementat atât în varianta On-Premise, care presupune achiziția licențelor și instalarea pe un server propriu, cât și în varianta Cloud, foarte atractivă datorită costurilor avantajoase, respectiv o serie de avantaje precum:

• plata lunară a sistemului și accesul în platforma profesională de servicii Cloud Microsoft Azure
• disponibilitatea tuturor modulelor și instalarea mult mai rapidă
• eliminarea costurilor pentru achiziția unui server și serviciile de întreținere a acestuia
• mentenanța simplă deoarece furnizorii de servicii Cloud își asumă responsabilitatea actualizărilor de sistem și corecțiilor de securitate. Astfel, echipele de IT se pot concentra pe proiectele strategice.

DocuWare ”Hybrid” se referă la implementarea unei automatizări între variantele Cloud și On-Premise. Avem un astfel de exemplu în cadrul unui distribuitor direct și producător, în același timp. La început, compania a optat pentru varianta Cloud ce îi permite scanarea facturilor ștampilate și semnate la destinație, precum și accesul la verificarea facturilor clienților, în cazul unui furt sau oricărui alt tip de litigiu comercial. Ulterior, achiziția DocuWare On-Premise a avut loc pentru stocarea unui număr nelimitat de documente.

Automatizarea prin DocuWare ”Hybrid” permite verificarea, eliminarea dublurilor, copierea și ștergerea în mod automat a documentelor din Cloud în On–Premise pentru arhivare. Sistemul este configurat astfel încât sincronizarea documentelor din Cloud în On-Premise se face fără nicio intervenție manuală.

În Cloud rămân numai documentele din ultimele 30 de zile prin trierea documentelor complete, mai vechi de 31 de zile, care are loc zilnic.Verificarea și transferul în On-Premise oferă optimizarea spațiului din Cloud.

Implementarea DocuWare ”Hybrid” a avut loc într-o etapă finală dintr-un proiect existent și a durat doar 4 zile. Acum transferul de documente are loc în funcție de ora și ziua planificată.

DocuWare permite stocarea securizată a documentelor, găsirea documentului căutat, modificarea și trimiterea automată de pe telefon, tabletă sau de pe calculator. Se aprobă, resping sau generează documente în mod transparent și eficient.

Este o platformă modernă, flexibilă și ușor de învățat ce permite:

• crearea de fluxuri digitalizate prin care informațiile și documentele sunt transferate la oamenii potriviți
• centralizarea documentelor și organizarea acestora într-o arhivă electronică unitară
• îndeplinirea cerințelor legate de securitatea datelor.

Dacă luăm exemplul de verificare a facturilor furnizori pe email, acestea se transmit direct în platformă, iar în final, plata acestora are loc într-un timp mai scurt. Practic, documentul se trimite la aprobare direct la persoanele responsabile din companie, în conformitate cu regulile predefinite în platformă.

Activitatea cu documente în DocuWare oferă flexibilitate echipei. Oamenilor le este clar ce anume intră în responsabilitatea lor, prin faptul că primesc specific în platformă ceea ce au de rezolvat. Există posibilitatea de dezvoltare a unor fluxuri simple care includ și parcurg numeroși pași. Sistemul selectează punctual din lista de utilizatori următorul aprobator sau pas din fluxul implementat.

Pe de altă parte, se pot genera automat documente, precum contractele cu clienții sau partenerii.

Prin implementarea și dezvoltarea platformei de management a documentelor, DocuWare, companiile obțin următoarele beneficii:

• automatizarea sarcinilor și organizarea tuturor documentelor
• crearea fluxurilor de lucru și asigurarea prin notificări că procesele sunt finalizate
• respectarea conformității și a confidențialității informațiilor
• conectarea tuturor membrilor din echipa implicată în aprobări și luarea deciziilor printr-un proces unificat, digitalizat
• arhivarea și accesul la emailurile critice și la atașamente
• răspunsul rapid în cazul unui audit și mai multă precizie
• eliminarea activităților manuale pentru identificarea documentelor
• valorificarea timpului prin reducerea numărului de facturi aflate în așteptare
• eficientizarea comunicării dintre colegi deoarece informația ajunge imediat la persoanele autorizate din companie
• motivarea echipei prin accesul facil la documente și informații
• instrumentele pentru ca fiecare coleg să aibă succes în activitatea zilnică
• îmbunătățirea relațiilor cu clienții prin reducerea timpului de reacție îndelungat, nemaifiind necesară căutarea documentelor într-o arhivă fizică.

Mai multe detalii despre platforma de managementul documentelor găsiți chiar aici: https://www.becketal.ro/produse-becketal/docuware.html

Aceste informații au fost publicate inițial pe pagina Medium a companiei noastre și pot fi identificate aici:

https://medium.com/@becketal.romania/optimizarea-spa%C8%9Biului-de-stocare-al-documentelor-%C3%AEn-cloud-prin-implementarea-docuware-hybrid-74136a2a0c0