Digitalizarea bugetelor, deconturilor și avansurilor răspunde provocărilor din departamentul financiar

Vă putem răspunde acestor întrebări ca urmare a proiectului pe care l-am dezvoltat în domeniul marketingului și al comunicării, în cadrul unei companii care este în top 5 din industria sa.

Nevoia specifică a clientului nostru s-a definit în Departamentul Financiar, care avea următoarele provocări:

• lipsa controlului asupra proiectelor în care investeau
• neclaritatea asupra veniturilor și a costurilor pe fiecare plan de acțiune
• dificultatea identificării etapei în care se află fiecare proiect
• solicitări de plăți după finalizarea unui proiect.

Soluția pe care i-am oferit-o a fost platforma JobRouter, datorită flexibilității acesteia și ușurința în utilizare, care ne-a permis să răspundem provocărilor identificate prin transferul în mediul digital a următoarelor 3 activități: realizarea bugetelor, solicitările de avans și deconturile.

Realizarea bugetului în mediul digital permite atingerea următoarelor obiective:

• crearea bugetelor și aprobarea lor într-un timp scurt
• funcționarea platformei în conformitate cu procedurile specifice
• vizibilitatea privind modificările bugetului pe perioada desfășurării unui proiectului
• identificarea regiunilor pentru care s-a întocmit bugetul
• vizibilitatea privind cotația, respectiv distribuirea bugetului
• efectuarea unor comparații între sumele bugetate și cheltuielile efective
• identificarea bugetului pe categorie de cheltuială
• planificarea numărului de angajați și colaboratori în funcție de rol
• accesibilitate oricând asupra KPI-urilor (marja brută, profitul rezultat pentru fiecare proiect încheiat).

Gestionarea bugetelor în platforma JobRouter are loc prin succesiunea etapelor privind o nouă colaborare și dezvoltarea proiectelor direct în mediul digital. Solicitările în platformă se realizează doar de către persoanele cu roluri bine definite și în conformitate cu sumele alocate fiecărei regiuni și tip de activitate. Utilizatorii definesc următoarele variabile:

• bugetul total, din care se distribuie costurile specifice fiecărui proiect
• modalitatea de plată
• rolurile responsabile de solicitările de aprobare a bugetelor și destinația lor (de exemplu: salarii, colaboratori, deplasări, materiale)
• distribuirea bugetului rămas disponibil pe fiecare regiune.

Definirea particularităților, construirea procedurilor de lucru și utilizarea platformei a adus o serie de avantaje, comparativ cu modul de lucru anterior:

• rapiditate în crearea și aprobarea bugetului pentru fiecare proiect
• variațiuni mici în momentul reconcilierii, luând în considerare multitudinea proiectelor și diversitatea acestora
• diminuarea considerabilă a timpului destinat verificărilor, prin intermediul rapoartelor accesibile în platformă
• garanția includerii în buget a fiecărui proiect și a oricărei locații
• vizibilitatea asupra termenelor limită
• urmărirea profitului fiecărui proiect de către CEO și CFO prin accesul la orice oră la raportul ce conține indicatorii de performanță.

Prin implementarea JobRouter pentru înregistrările de avans în demararea proiectelor, identificați ușor:

• suma implicată în fiecare avans și documentația justificativă, orașul și numele solicitantului
• tipurile de avans înaintate și agreate (de exemplu: transport, cazare, combustibil pe tipul de mașină)
• lista de beneficiari pentru fiecare responsabil de proiect.

Lipsa clarității anterioare asupra sumelor și documentației justificative pentru avansuri și deconturi a permis uneori:

• înaintarea de bonuri care nu aveau legătură cu proiectul agreat
• includerea aceluiași bon pentru avansuri diferite

O dată cu definirea procedurilor de lucru și transpunerea acestora în JobRouter, accesați în mod simplu și eficient următoarele informații:

• tipurile de decont înregistrate în sistem pentru proiectele bugetate
• disponibilul pentru fiecare tip de cheltuială
• verificarea bugetului în mod automat, astfel încât utilizatorii să se încadreze în suma rezervată
• primirea de notificări atunci când un bon este duplicat prin verificarea în mod automat a următoarelor 3 informații: data, numărul de document și suma acestuia
• limitarea sumei solicitate de către utilizatori
• generarea documentelor direct din platformă pentru decont
• respingerea sau aprobarea noilor solicitări.

Departamentul Financiar are acum acces la raportul complet și complex pentru plăți, pe care-l transmite direct la bancă.

Oamenii din interiorul companiei au adoptat cu ușurință noul mod de lucru, iar timpul destinat accesului la informațiile relevante despre proiectele dezvoltate și sumele implicate s-a diminuat considerabil.

Vă doriți stabilirea unor indicatori de performanță privind bugetele companiei și claritate asupra lor? Dacă răspunsul este afirmativ, înscrieți-vă pentru DEMO JobRouter.