De ce sunt datele responsabile pentru succesul unei aplicații software?

Conform unui raport publicat de Standish, 31.1% din totalul proiectelor software reprezintă implementări anulate, în timp ce 52.7% vor costa cu 189% mai mult decât estimarea inițială.

Unul dintre principalele motive: lipsa introducerii corecte a datelor de operare, specifice fiecărei industrii.

Adesea, implementarea unei noi soluții software poate însemna digitalizare, mecanisme operaționale ajustate conform nevoilor companiei, dar și reticența de a fi parte din tot procesul de informatizare. Aceasta este o practică des întâlnită în rândul angajaților din companii, care sunt parte din activitățile de digitalizare și care pot ocupa poziții de responsabili de proiect, dar, cel mai frecvent, sunt chiar utilizatorii finali ai aplicației software. Pentru a avea o soluție funcțională în parametri optimi, aceștia trebuie să introducă datele atât de mult așteptate, ce vor returna rapoarte financiare, de cash-flow, statistici pe centre de cost, pierderi, oportunități de eficientizare și de creștere.

Studiu de caz

O companie de producție cu peste 150 de angajați și o cifră de afaceri de 20 de milioane de euro implementează o soluție software de tip ERP (Enterprise Resource Planning), pentru creșterea eficienței, a productivității sau a accesului la rapoarte.

Module implementate:

Modul comandă
Gestionarea materiei prime
Managementul și pregătirea producției
Modul Supply Chain
Managementul stocurilor
Monitorizarea fluxurilor de lucru
Gestionarea livrărilor
Managementul depozitelor
Gestionarea furnizorilor (managementul sistemelor de loializare)
Gestionarea activității de inventariere
Gestionarea resurselor umane
Gestionarea modelelor de preț în raport cu datele rezultate
Raportare (costuri și bugete, previziuni financiare, eficiență, productivitate etc.)

Probleme și situații de criză apărute în implementarea soluției ERP din perspectiva datelor:

Managementul datelor. Care sunt datele de care are nevoie utilizatorul final?

Aceasta este prima întrebare la care trebuie să răspundă echipa de proiect alocată de beneficiar în contextul unei implementări software.

Evaluarea nerealistă a echipei de proiect. În cele mai multe dintre cazuri, planificarea proiectelor de implementare software este privită optimist. Termenele sunt strânse, managementul companiei beneficiar așteaptă cu nerăbdare să înceapă să folosească aplicația software, angajații companiei trebuie să introducă date și să furnizeze companiei software informațiile utile implementării în ritm alert și suprapus activității pentru care au fost recrutați.
O echipă prea mare de oameni poate cauza eșecul unei implementări software.
Reticența la adăugarea datelor. Reușita unei implementări software e dată de corectitudinea datelor introduse și de fidelitatea menținerii acestei activități. Investițiile de câteva zeci de mii de euro într-o soluție completă și complexă nu asigură buna funcționare a aplicației și nicidecum exportul datelor ulterior.

Angajații trebuie să introducă în mod recurent toate informațiile de ordin numeric sau descriptive cerute prin fiecare modul software și să se asigure, prin testare, de eficiența acestora.

Importul datelor dintr-o altă soluție. În cazul în care compania avea deja implementată o soluție software de tip ERP sau dacă este nevoie de integrări specifice cu alte aplicații software, importul și migrarea datelor sunt esențiale atunci când vorbim despre succesul unei implementări software. În aceste cazuri, este necesară verificarea arhitecturii soluțiilor, definirea dependenței dintre ele, a modului de comunicare, configurarea mediului de lucru și a tehnicii de tranziție.

În 2016, o divizie a companiei Vodafone a fost amendată cu 4.6 milioane de lire pentru exportul greșit al facturilor și a neplăcerilor cauzate celor peste 28.5 milioane de clienți, din cauza unei migrări a bazelor de date eșuate.