Când ai nevoie de o aplicație software dedicată managementului documentelor?

Ce este o aplicație de management a documentelor?

Un sistem software dedicat managementului documentelor este o aplicație software care permite stocarea, organizarea și monitorizarea fișierelor electronice. Practic, un angajat poate controla un document și procesele în care acesta ajunge în cadrul unei organizații.

Când ai nevoie de o aplicație software dedicată managementului documentelor?

Adesea, la nivelul unei organizații, nevoia de a implementa o soluție software specifică apare odată cu identificarea unei probleme.

În cazul companiilor mari, lipsa securității și protejării distribuirii sau stocării documentelor, incapacitatea de a distribui un fișier către toate persoanele care au nevoie directă de acesta pot fi câteva dintre problemele care conduc spre decizia de a achiziționa o aplicație software cu rol în gestionarea documentelor.

În același timp, pentru o companie de tip IMM, eficiența identificării unui document util la un moment dat este esențială pentru a nu produce pierderi. Lipsa personalului dedicat, costurile date de timpul de căutare a informațiilor sunt motive ce stau la baza deciziei de investiție în aplicații software de gestiune a documentelor.

Pentru instituțiile publice, aplicațiile software cu rol în managementul documentelor sunt prioritare. În medie, conform datelor publicate de FinancesOnline.com, 7.5% dintre documente se pierd în absența unui sistem digitalizat care să administreze baze de date de fișiere și de versiuni distincte. De asemenea, 1 din 10 documente fizice nu mai poate fi recuperat sau reperat dacă nu este stocat și arhivat electronic.  

În special în mediul administrației publice, dar și în companiile private, aceste pierderi pot afecta fluxuri interne, dar și structurile de cost asociate unei activități (prin refacerea documentelor, prin costurile de căutare/identificare etc.).

Funcționalități de bază ale unei aplicații software de management a documentelor

• Stocarea documentelor. Arhivați și salvați documentele având posibilitatea de a le accesa, modifica sau trimite rapid și facil.
• Scanarea documentelor.
• Gestionarea circuitului documentelor în organizație
• Managementul activităților de registratură (intrări/ieșiri documente)
• Căutare și filtrare rapidă.
• Versionarea documentelor însemnă organizare și control, menținând posibilitatea utilizatorilor de a interveni la timp pe un fișier.
• Indexare și clasificare. O librărie de documente este mediul online în care pot fi identificate în funcție de anumiți parametri toate fișierele existente.
• Nivel de acces personalizat al utilizatorilor (primesc acces la documente în funcție de drepturile pe care le au în companie)
• Crearea de documente-șablon, specifice activităților și profilului/industriei din care vine compania.
• Sincronizare. Un document poate fi necesar mai multor departamente sau poate fi parte a mai multor fluxuri de lucru, ceea ce înseamnă că el trebuie să accesibil (în format actualizat) din mai multe aplicații software sau pentru mai multe nivele de acces.

Programele software dedicate managementului documentelor asigură urmatoarele avantaje esențiale pentru utilizatori: scăderea costurilor operaționale și eficientizarea gestiunii corespondenței, reducerea timpului alocat operațiilor administrative legate de corespondență, eliminarea erorilor din activitatea de registratură și secretariat, asigurarea disponibilității documentelor, datelor și informațiilor critice de business prin crearea arhivei electronice, coordonarea dintr-un singur loc a întregii corespondențe, fiind astfel asigurate urmărirea și controlul eficient pentru toate documentele aferente proceselor aflate în curs de desfășurare, automatizarea managementului corespondenței.

Cât costă o aplicație software pentru managementul documentelor?

În cazul aplicațiilor cu rol de management a documentelor, prețurile încep de la 100 Euro/lună pentru aplicațiile în cloud și de la 3000 de euro pentru aplicațiile găzduite pe serverele clientului (on premise).

Costurile pot fi diferite în raport cu un set de parametri precum:

• Numărul de utilizatori
• Spațiul de stocare – pentru aplicațiile care sunt în cloud
• Numărul de semnături folosite (dacă se folosesc semnături generae pentru clienți, în vederea semnării documentelor).

În cazul soluțiilor mai complexe, costul poate depăși 50.000 de euro (implementare + Licențiere).

Ai nevoie de o soluție software potrivită companiei tale? Solicită un demo pe adresa [email protected] sau completează formularul de mai jos.

Încă nu știi ce soluție software este potrivită pentru tine? Folosește Softlead Digital DNA, singurul tool care indică gradul de digitalizare al companiei tale și îți oferă un raport personalizat al aplicațiilor necesare și al bugetelor de care poți avea nevoie.