Alocarea task-urilor specifice dezvoltării de produse și etichete noi într-un sistem de digitalizare al proceselor crește productivitatea echipelor

Departamentul de Marketing și Departamentul de Cercetare Dezvoltare au nevoie de gestionarea unui număr mare de informații din partea tuturor departamentelor implicate din companie. Analiza costurilor și estimarea corectă a timpilor necesari, chiar înainte de începerea procesului de producție a unui produs nou sau a schimbării unei etichete sunt esențiale într-un mediu concurențial în creștere.

Soluția pe care o propunem noi este dezvoltarea unui proiect de optimizare a proceselor. Un exemplu de proiect este fluxul de alocarea task-urilor implementat folosind platforma JobRouter.

Obiectivul acestui proiect a fost estimarea facilă a costurilor corecte și transparența privind timpul necesar dezvoltării unui produs nou sau a unei etichete noi.

Am dezvoltat 2 tipuri de fluxuri: 

• dezvoltarea unui produs nou sau un produs private label
• dezvoltarea unei noi etichete sau a unui tip nou ambalaj

Pentru fiecare categorie de produs sau etichetă am dezvoltat șabloane care fac munca  echipei să fie rapidă și transparentă.

1. Dezvoltarea unui produs nou sau a unui produs private label

Acest flux include administrarea brandurilor implicate și permite selecția brandului sub care se creează noul produs, fiind disponibile numeroase tipologii.

Șablonul disponibil include următoarele informații:

• Categoriile de produse
• Responsabilii (fiecare produs nou are desemnat un responsabil)
• Fiecare cerință nouă se transmite la aprobare către departamentele implicate, apoi gradual, după fiecare aprobare primită se transmite la următorul aprobator.

Dintre departamentele implicate amintim: Controlling, Achiziții Ambalaje, Achiziții materii prime.

Acestea au de îndeplinit 30-40 de acțiuni, cum ar fi:

• Dezvoltare rețetă
• Calcule ingrediente
• Aprobare rețetă preliminară
• Aprovizionare ingrediente
• Aprovizionare materii prime
• Aprovizionare ambalaje
• Dezvoltare produs
• Calcule rețetă finală

2. Dezvoltarea unei etichete sau a unui nou tip de ambalaj

În mod obișnuit se creează inițial produsul, apoi eticheta/ambalajul, însă se poate dezvolta numai eticheta/ambalajul, sau modifica o etichetă existent/ambalaj existent.

Pentru crearea etichetelor există, de asemenea, definite în sistem etapele procesului și departamentele implicate pentru aprobare.

Inițiatorul poate să primească notificări la fiecare reacție din sistem a persoanelor desemnate.

Task-urile caracteristice acestui flux sunt:

• Aprobare etichetă în format electronic
• Aprobare fișier tipografie
• Solicitare cod etichetă
• Comandă etichetă

JobRouter alocă task-urile automat responsabililor și departamentelor implicate.

Procesul de alocare a task-urilor realizat în sistemul de optimizare al proceselor, JobRouter, permite:

• extragerea rapoartelor cu timpul și costul implicat, pe fiecare persoană
• integrarea cu alte sisteme utilizate în companie, din care se preiau anumite date (ERP, WMS, Modul de producție)
• estimarea costurilor cu analize, materii și ingredient
• selectarea unor aprobări suplimentare, dacă este necesar
• vizibilitatea imediată a deciziilor aprobatorilor, astfel încât, atunci când obține aprobările, inițiatorul are opțiunea să estimeze data de lansare a produsului
• administrarea datelor în sistem, în mod independent, de către persoana responsabilă din companie
• posibilitatea de încărcare a documentelor și de descărcare a unor formulare necesare pentru unele task-uri
• alocarea instanțelor în funcție de tipologia produsului
• estimarea datei de finalizare a proiectului în mod automat, pe baza completării datelor de început
• generarea template-urilor după fiecare aprobare și posibilitatea de a adăuga comentarii
• aprobatorii pot lua decizia să aprobe, să respingă sau să trimită spre refacere o acțiune.

Trasabilitatea sarcinilor și eliminarea interacțiunilor directe sau la telefon/email pentru clarificări privind activități repetitive din companie pot fi atinse prin optimizarea proceselor cu JobRouter. Vizitați pagina soluției și înregistrați-vă la un DEMO pentru a afla cum să eficientizați activitățile din compania dumneavoastră.

Aceste informații au fost inițial publicate pe blogul companiei Beck et al. și sunt accesibile aici: http://bit.ly/AlocareaTaskurilorInJobRouter