Schimbările constante de legislație înseamnă și că implementarea SAF-T, e-Factura și e-Transport continuă să aducă provocări tehnice semnificative. Dacă aceste procese vă consumă prea multe resurse, este momentul să vă întrebați dacă actualul sistem ERP răspunde cu adevărat nevoilor companiei. Cu sistemul ERP performant SAP Business One, vă puteți alinia cerințelor fiscale, rapid și cu minimum de efort, beneficiind de flexibilitatea necesară pentru a ține pasul cu cele mai recente schimbări legislative.
System Innovation România pune la dispoziția clienților o vastă experiență în implementarea de soluții ERP. Printr-un mod de lucru proactiv și anticipând modificările înainte de termenele oficiale, vă asigurăm o tranziție fluidă și adaptabilitate maximă în următorii ani.
SAP Business One automatizează întregul proces de transmitere-recepționare a facturilor
În SAP Business One, trimiterea facturilor către SPV ANAF se face automat, ceea ce înseamnă că nu va fi nevoie de ajustări în fluxurile de lucru obișnuite ale utilizatorilor.
Operațiunile de facturare (fiscale, avans, storno) se desfășoară la fel ca în mod obișnuit, iar sistemul ERP preia facturile generate și, în funcție de anumite criterii, le trimite în SPV ANAF în timp real, o dată pe zi sau programat, în cadrul intervalului oficial de cinci zile. Am optat pentru încărcarea cu o întârziere de 1-2 zile, deoarece, odată încărcate în SPV, facturile nu mai pot fi modificate. Astfel, lăsăm utilizatorilor posibilitatea de a modifica facturile în acest interval.
După ce facturile și fișierele XML sunt încărcate în SPV, sistemul verifică automat starea acestora și, dacă sunt validate, descarcă arhiva ZIP (individual pentru fiecare factură). Dacă apar mesaje de eroare, trimite alerte către adresele relevante din organizație pentru a fi corectate. După corectură, factura în discuție este marcată pentru retrimitere în SPV, iar sistemul reia operațiunea. Acest marcaj este necesar pentru a evita trimiterea aceleași facturi de mai multe ori.
Pentru alinierea sistemului ERP SAP Business One la cerințele e-Factura, am realizat o serie de ajustări și configurări pentru maparea cotelor de TVA, a unităților de măsură și pentru actualizarea nomenclatoarelor de clienți cu informații despre adresele de facturare, codurile fiscale, integrările cu sistemele EDI etc. Aceste date trebuie să fie conforme cu standardele ANAF pentru ca facturile încărcate în SPV să fie validate.
În acest moment, SAP Business One descarcă din SPV ANAF și facturile de la furnizori, le arhivează pe serverul beneficiarului (ZIP și semnătură digitală), le transformă automat în PDF și le trimite pe e-mail persoanelor responsabile din departamentul financiar. Cu SAP Business One puteți optimiza întregul proces de transmitere și recepționare a facturilor prin SPV ANAF, cu rapoarte de validare și corelare între tranzacții, facturi, furnizori etc.
Spațiu de lucru unificat pentru toți angajații, procesare rapidă și corectă prin modulul e-Transport
Pentru a simplifica raportarea e-Transport în SAP Business One, System Innovation România a dezvoltat un modul dedicat. Acesta este necesar pentru că nu toate datele necesare raportării există în sistemul ERP, procesul nefiind unul standard, așa cum este raportarea pentru e-Factura.
- Modulul permite crearea unui flux unic de lucru, care generează un document cu toate datele specifice e-Transport.
- Modulul preia automat din baza de date a sistemului ERP informații atât despre bunurile transportate (produse, cantități, greutăți), cât și despre parteneri (beneficiari, adrese de descărcare) și permite adăugarea rapidă a celor care nu există: numărul de înmatriculare al mașinii, biroul vamal unde se face declararea etc.
- În modul sunt mapate toate câmpurile specifice din e-Transport, inclusiv Tip/scop operațiune, tip partener, coduri tarifare pentru produse, loc de start/loc final pentru traseul rutier, perioada de depozitare.
- Datele care nu există în sistemul ERP pot fi adăugate manual sau prin copy/paste din alte aplicații, fișiere Excel etc.
Acest flux predefinit permite ca realizarea raportului asociat e-Transport să dureze doar câteva minute, urmând a fi încărcat facil pe SPV pentru obținerea codului UIT. Ulterior, acest cod UIT va fi imprimat pe toate documentele de transport. Modulul oferă un spațiu de lucru unificat pentru toți angajații implicați și automatizează o mare parte a procesului.
De asemenea, permite modificarea facilă a datelor acolo unde sunt necesare corecții (modificări de produse, cantități, schimbarea mașinii, a punctului vamal, a destinației etc.) pentru actualizarea codului UIT sau obținerea unui cod nou. Provocarea este ca toate aceste date să fie procesate rapid și corect, iar codul UIT să fie obținut înainte ca autovehiculele să plece în cursă.
Utilizarea modulului e-Transport din SAP Business One permite procesarea facilă a datelor despre bunurile transportate și partenerii de afaceri, identificarea transporturilor care intră sub incidența legislației și obținerea codurilor UIT în timp util. Astfel, sunt evitate sancțiuni care pot ajunge până la 100.000 de lei și chiar confiscarea, în anumite condiții, a mărfurilor.
Beneficiați de procese de business mature, transparență și control
Capacitatea System Innovation România de a gestiona rapid aceste schimbări se bazează pe cunoștințele acumulate în peste 16 ani de lucru cu soluția SAP Business One și pe metodologia SAP.
Două avantaje importante decurg de aici. Pe de o parte, veți beneficia de o soluție internațională dezvoltată special de SAP pentru companii medii și mari, iar pe de altă parte, de o echipă locală care va actualiza rapid sistemul ERP în funcție de orice schimbare legislativă.
SAP Business One aduce procese de business mature, transparență și control asupra activității, iar System Innovation România asigură localizarea soluției SAP la cerințele mediului de afaceri local. Indiferent dacă vorbim despre introducerea unor noi cote de TVA sau a unor noi declarații informative.
Pentru mai multe informații despre SAP Business One, inclusiv funcționalități și referințe pe piața locală, contactați-ne la [email protected] sau vizitați www.sysinfoconsult.ro.
