5 metode prin care poți să scazi costurile de digitalizare

1. Creionează un panou de bord al digitalizării curente

Primul pas în definirea unei noi strategii de buget sau de investiție este auditarea internă a resurselor și investițiilor actuale. Acesta poate cuprinde costuri ale licențelor software, serviciilor IT, infrastructurii cloud. O dată așezate într-o formulă completă, responsabilul de proiect poate vizualiza toate instrumentele software, hardware și platformele de stocare existente și poate creiona o strategie de ansamblu a digitalizării.

Cum trebuie să fie privite aceste date?

• Din perspectiva gradului de utilizare în fiecare departament și la nivelul întregii organizații
• În contextul volumului de costuri total, raportat la bugetul de digitalizare
• Din perspectiva obiectivelor companiei, a industriei din care face parte și a planurilor de viitor.

2. Optimizarea soluțiilor software existente

În anumite tipuri de companii sau de industrii, dezvoltarea organizației a adus cu sine achiziția aplicațiilor software în mod descentralizat, pe măsură ce au fost identificate nevoile, dar fără un plan de comunicare și interconectare a datelor pe care acestea le operează. De exemplu, în cazul unei fabrici, să presupunem că au fost necesare pe rând, în funcție de etapele de creștere ale companiei: soluție software de contabilitate, de facturare, modul de gestionare a stocurilor, aplicație software dedicată managementului documentelor, o alta specifică gestiunii depozitelor și ulterior o soluție de monitorizare a flotelor auto.  

De la un anumit punct, toate aceste soluții care nu comunică între ele, nu oferă rapoarte de date integrate și nu permit analize punctuale pot aduce dezavantaje semnificative din perspectiva costului de achiziție. Mai exact, fabrica plătește licențe lunare pentru fiecare aplicație software sau modul, dar nu beneficiază de un panou de bord complet, în care să vizualizeze statusuri, plăți, încasări, stocuri, probleme de flux sau multe alte informații-cheie pentru nivelele de top management.

În acest caz, optimizarea poate însemna, de fapt, luarea deciziei de a achiziționa o soluție software completă, integrată, cum ar fi un ERP (Enterprise Resource Planning), program software prin care o astfel de companie poate gestiona facil și eficient resursele interne.

Poți începe căutarea unei soluții software potrivite în mod facil și rapid prin platforme de tip marketplace, ce adună mai multe companii-furnizor, cum este, de exemplu, Softlead.

3. Gestionarea utilizatorilor

În peste 60% dintre situațiile în care se vorbește despre eșecul implementărilor software, reticența angajaților în folosirea aplicațiilor software este principalul motiv. Astfel, validarea utilizatorilor activi poate însemna o eficientizare a costurilor licențelor utile fiecărei companii. De asemenea, fiecare companie trebuie să se asigure de faptul că orice laptop înapoiat la birou de un coleg care nu mai lucrează în organizație are dezinstalate aplicațiile software nefolosite.

4. Migrarea în cloud

Migrarea în cloud poate însemna reduceri masive de costuri pentru companii, indiferent care este mărimea acestora. În cazul platformelor în cloud, fiecare utilizator plătește atât cât consumă, atunci când consumă.

5. Verificarea pachetelor de beneficii ale furnizorilor

Odată optimizate costurile ce vizează soluții software și servicii adiacente, utilizatorul se află în poziția de a renegocia contracte sau de a redimensiona bugetele de mentenanță, support sau ale serviciilor mai puțin folosite.

Iată câteva recomandări utile în acest sens:

• Analizează termenii și condițiile contractuale înainte de a avansa discuții de negociere cu furnizorii
• Întreabă partenerii și furnizorii de aplicații și servicii software despre posibile campanii de fidelizare, discount-uri sau avantaje oferite clienților vechi.
• Verifică alte costuri în piață, pentru produse și servicii software similare celor pe care le folosești în prezent. Poți face ca acest exercițiu să fie unul facil și rapid dacă folosești platforme de tip marketplace, ce adună mai multe companii-furnizor, cum este, de exemplu, Softlead.