[SOFTWARE] De unde știu companiile când au nevoie de o aplicație software de tip ERP?

ERP (Entrerprise Resource Planning) este un sistem de planificare a resurselor unei companii, cu rol în facilitarea accesului și integrarea informațiilor din cadrul unei organizații într-o platformă unică.

O aplicație informatică de tip ERP este o soluție de gestiune a resurselor unei companii care cuprinde funcționalități și module de management al afacerii si care asigură baza informatică de înregistrare și administrare a proceselor financiar contabile, de vânzări, achiziții, management al producției, management al resurselor umane și al serviciilor din cadrul organizației.

Cum funcționează un sistem de tip ERP?

Principala unitate de măsură în cadrul sistemului ERP este reprezentată de date, iar baza de date reprezintă “depozitul” central unde sunt stocate și organizate aceste date. Aplicațiile software de tip ERP sunt responsabile de culegerea, validarea, prelucrarea, transferul sau exportul datelor.

Când ar trebui să înceapă o companie să se gândească la implementarea unui sistem ERP?

În momentul în care cele mai folosite instrumente precum  QuickBook sau Excel nu mai fac față fluxului de informații, managementul stabilește faptul că nu poate gestiona stocurile și nu poate accesa cifrele în timp real este timpul pentru a testa demo-uri dedicate aplicațiilor de tip ERP. Există acel punct critic în evoluția unei companii, în care managementul își dă seama că în aceste circumstanțe și fără decizia instalării unei soluții optime și eficiente, compania nu mai poate crește. Acesta este momentul în care o firmă are nevoie de un sistem care să-i genereze informații precise și o mai bună vizibilitate. Înainte de a decide să implementeze un sistem ERP, compania trebuie să-și evalueze clar obiectivele. Având în vedere evoluția rapidă a sistemelor ERP, companiile trebuie să aibă o viziune strategică și să cântărească bine opțiunile.

Beneficiile utilizării unui sistem de ERP

Utilizarea unui sistem ERP poate fi cea mai bună alegere a unei companii. Prin procesul de integrare a contabilității, cu finanțele, vânzările, producția, resursele umane, un sistem ERP poate îmbunătăți în mod semnificativ eficiența și productivitatea unei companii. În ultimii 20 de ani, sistemul a devenit din ce în ce mai puternic și mai versatil. Avantajele utilizării unui astfel de sistem sunt:

• Gestionarea tuturor elementelor prin accesul la o baza de date comună
• Accelerarea procesului de achiziție
• Creșterea calității serviciilor prin transparența informațiilor
• Facilitează comunicarea între oameni/ departamente
• Scurtarea timpului de livrare a comenzilor
• Automatizarea proceselor operaționale

Dezavantajele achiziționării unui sistem ERP

• Cu toate că software-ul se regăsește în momentul de față în forma lui cea mai avansată, implementarea acestuia a rămas totuși un exercițiu costisitor pentru multe dintre companii. În acest sens, ne referim la resurse financiare sau temporale, având în vedere și dedicarea timpilor necesari tranziției și trening-urilor specifice departamentelor ce urmează a utiliza produsul.
• Cu toate că sistemul ERP a încorporat de-a lungul timpului multe funcționalități, Business Intelligence este încă un domeniu cu care multe companii se luptă.

Unul dintre cele mai recente trenduri se bazează pe evoluția rapidă a sistemelor cloud-based. Iată ce ar trebui să știe un CFO ( directorul financiar) despre cloud

Un CFO ar trebui să-l știe despre cloud este că nu este singura opțiune pentru companiile în căutare de soluții ERP. Există o mulțime de alte variante la care companiile pot apela, dar, cu toate acestea, rata de adopție a soluțiilor cloud este în continuă creștere. Există două abordări ale adoptării sistemelor ERP cloud-based:

• SaaS Model (Software-as-a-Service)- accesul la aplicații software este asemănător cu cel al oferirii unui serviciu prin intermediul unei conexiuni la internet.
• Private-cloud Model- utilizatorul deține software-ul și îl poate organiza astfel încât să răspundă cerințelor și nevoilor proprii.

Cloud ERP este considerat alternativa mai ieftină a sistemelor on-premise. Costurile pe termen scurt sunt în general scăzute pentru soluțiile cloud și SaaS, dar ridicate pe termen lung.

Mulți oameni se tem că un sistem cloud-based nu le oferă securitatea și siguranța datelor. În realitate însă, sistemele cloud-based oferă mai multă securitate decât tot departamentul intern de IT.

Conform raportului publicat de Panorama Consulting Solutions publicat în anul 2015 privind costurile și duratei implementării unei aplicații software de tip ERP, o comparație între anul 2010 și 2015 punctează o scădere a costurilor medii pentru licențiere, cu o durată similară, ce a fluctuat, însă, în timp.

Pentru mai multe informații despre sistemele ERP, puteți accesa: https://www.softlead.ro/aplicatii-software/erp-enterprise-resource-planning