Migrarea a 750,000 de Emailuri din FreshSales în HubSpot

PROVOCĂRI

• Clientul avea 750,000 de foldere, fiecare conținând subfoldere ce stocau date importante de email.
• Structura folderelor si subfolderelor trebuia transformată într-un format lizibil, cum ar fi CSV sau JSON.
• Trebuiau procesate variabile din emailuri (cum ar fi adresele din CC și BCC) și asigurarea validării datelor.
• Emailurile trebuiau asociate contactelor corespunzătoare în HubSpot.

SOLUȚIA

Pentru a procesa numărul larg de fișiere și a le introduce în API-ul HubSpot, OPTI Software a dezvoltat un script de migrare ce a făcut ca email-urile procesate să apară în HubSpot ca email-uri native.

STAGIUL 1 - CONVERSIA ȘI EXTRACȚIA DATELOR:

1. S-au parcurs folderele din FreshSales pentru a determina ce date din email-uri vor fi extrase.
2. S-au validat datele extrase pentru a li se asigura integritatea pe durata migrării.
3. S-au structurat datele într-un fișier CSV pentru a putea fi procesate.

STAGIUL 2 - TRANSFERUL EMAILURILOR ÎN HUBSPOT:

1. S-a Implementat unui sistem de ID unic pentru fiecare email din setul de date.
2. S-au utilizat loturi de date pentru a trimite datele către HubSpot mai rapid.
3. Adresele de email provenite din câmpurile de tip CC și BCC s-au legat contactelor în HubSpot.
4. Mesajele de email s-au tratat ca mesaje native HubSpot, asociindu-le corect fiecărui contact. În instanțele în care contactul nu exista deja în HubSpot, acesta era creat.
5. Importul a avut loc în toamna anului 2023, îmbunătățind semnificativ operațiunile NetNut.

Decanul Baroului București

„Echipa OPTI Software se remarcă prin respectarea termenelor și evitarea depășirilor financiare, prin adaptabilitatea soluțiilor lor la nevoile noastre și prin calitatea generală a implementării software-ului. Vom continua colaborarea noastră pentru a îndeplini nevoile Baroului în alte proiecte.”