De ce eșuează implementările software? 10 motive esențiale și soluțiile eficiente recomandate

Implementările software fără succes pot afecta dramatic companiile-utilizator, provocând pierderi financiare, dezechilibre la nivelul proceselor organizaționale sau incapacitatea de a îndeplini obiective de business. Conform unui studiu publicat de compania Tricentris în 2017, 314 companii din SUA au raportat 606 eșecuri IT de-a lungul unui an fiscal, pierderi financiare de 1.7 trilioane de dolari și afectarea a peste 3.5 miliarde de clienți.

De ce eșuează implementările software? 10 motive esențiale și soluțiile eficiente recomandate

1. Necunoașterea nevoii software și lipsa analizei de business.

• Modelarea proceselor interne, identificarea fluxurilor care definesc activitățile din cadrul companiei, stabilirea documentelor utilizate, definirea tipurilor de informații gestionate sau stabilirea nivelurilor de aprobare organizațională, toate acestea sunt elemente necesare în analiza de business și creionarea funcționalităților pe care trebuie să le cuprindă o aplicație software.
• Analiza soluțiilor software existente din perspectiva utilității și a performanțelor (tehnice – disponibilitate de integrare sau în raport cu obiectivele de management/business) reprezintă un alt punct esențial în definirea nevoii de implementare software.
• Pentru companiile care nu știu ce tip de soluție software li se potrivește, Softlead a lansat un instrument ce recomandă aplicația software necesară fiecărei companii, în funcție de specificul său (industrie, probleme, buget etc.). Află care este aplicația software potrivită!

2. Lipsa unei analize a soluțiilor software potrivite

Cele mai multe dintre companiile-beneficiar nu creionează un plan de selectare corectă a soluțiilor software potrivite. Iată câteva idei utile:

• Identificarea soluțiilor software care răspund cerințelor companiei și care pot rezolva problemele. Pentru o cercetare rapidă, Softlead este cea mai eficientă platformă de identificare a aplicației software potrivite, oferind acces la peste 350 de companii IT și la peste 600 de soluții informatice. Solicită o aplicație software aici!
• Solicitarea a minim 5 demo-uri.
• Monitorizarea review-urilor clienților existenți, pentru a identifica păreri concrete.

3. Ineficiența alocării unei echipe dedicate implementării.

28% dintre angajații companiilor recunosc faptul că nu dețin competențele necesare pentru a gestiona o implementare software de succes.

• În cazul companiilor mici, nivelul de top management (managerii, în special) este cel care gestionează implementările software. În cazul firmelor mari, echipele sau persoanele cu putere decizională sunt cele responsabile cu acest proces.
• Ceea ce este extrem de important e ca managerii de proiect alocați unei implementări software să poată aloca două dintre cele mai importante resurse: timp și concentrare asupra îndeplinirii în mod eficient a activității.

4. Alocarea eronată a bugetelor

În funcție de tipul aplicației software alese și de serviciile complementare necesare, bugetul poate varia. Ceea ce este, însă, extrem de important, este planificarea și alocarea resurselor financiare corecte în raport cu alte servicii. De exemplu, mentenanța poate reprezenta până la 15% din valoarea totală a proiectului.

5. Alegerea greșită a furnizorului de servicii software.

Alegerea furnizorului software se poate face prin alocarea unui buget dedicat externalizării activității către o companie sau un consultant sau cu zero costuri, prin solicitarea unei soluții software în platforma Softlead, singurul marketplace cu peste 600 de aplicații software listate. În cazul colaborării cu Softlead, în maxim 48 de ore, clienții primesc informații concrete despre costuri, un demo al soluțiilor potrivite, fără a pierde timp cu evaluarea greșită a unor companii, a unor produse software a unor servicii ce nu pot răspunde problemelor companiei-beneficiar.

6. Inexistența unei pregătiri a angajaților și a organizației

63% dintre utilizatori au probleme în procesul de onboarding în contextul unei implementări software, acestea fiind cauzate de neînțelegerea nevoii aplicației sau de alocarea unui număr mare de ore pentru colectarea datelor conform unui template de lucru.

• Utilizatorii din companii trebuie să înțeleagă rolul digitalizării prin implementări de aplicații software și modul în care activitatea lor se va schimba.
• Prezentarea beneficiilor în raport cu tipul de aplicație software implementată și cu activitatea din departament/organizație este esențială.

Acest proces de înțelegere a avantajelor transformării digitale începe înaintea demarării implementării software și continuă post implementare.

7. Neînțelegerea contractului furnizor – beneficiar

Clauzele contractuale sunt adesea privite cu superficialitate de majoritatea clienților, care nu acordă suficientă atenție serviciilor de care vor beneficia, solicitărilor companiei software-implementator (cum ar fi: acces la date, sesiuni de lucru pentru înțelegerea mecanismelor organizaționale, exemple de documente operate etc.).

Acest lucru poate duce la frustrări, nemulțumiri, neîncadrarea în calendarul de activități sau chiar la extinderea proiectului, ceea ce implică și costuri suplimentare.

În același timp, furnizorii de soluții software pot fi segmentul care nu respectă clauzele contractuale, prin incapacitatea de a livra funcționalități sau module promise, prin nerespectarea orizontului de timp promis.  

8. Neincluderea sesiunilor de asistență la demaraj

În primele 6 luni de la finalizarea implementării software, este nevoie de asistență specializată, în vederea respectării normelor de calitate specifice.

9. Lipsa evaluării finale.

Au fost livrate toate funcționalitățile promise? Au fost testate integrările cu alte aplicații software? Au fost introduse toate datele în sistem? Aplicația software funcționează la parametri optimi?

Fiecare proiect de implementare software are un score card asociat, prin care compania software trebuie să se asigure de succesul procesului și de utilizarea tuturor modulelor promise clientului. De asemenea, în acest punct se pot observa noi direcții de dezvoltare, clientul atingând un prim prag de maturizare

10. Gestionarea incorectă a modificărilor organizaționale apărute pe parcursul implementării

O implementare software poate dura câteva zile, dar și câteva luni sau chiar peste 1 an. Între timp, organizația trece prin noi etape de dezvoltare, de schimbare a proceselor de lucru, de extindere regională/internațională sau a echipei, ceea ce poate însemna adaptarea soluțiilor software existente. O aplicație software poate fi privită ca o investiție pentru următorii 5 ani, dar acest lucru se poate schimba în funcție de dinamica organizațională.

Ai nevoie de o aplicație software? Completează formularul de mai jos sau trimite un e-mail pe adresa [email protected]!