Instituțiile private de educație cu activitate extinsă în mai multe locații se confruntă cu o complexitate ridicată a proceselor administrative și financiare. Pe lângă gestionarea evenimentelor, a delegațiilor și a burselor, acestea trebuie să asigure trasabilitate completă a cheltuielilor și să respecte regulile de finanțare impuse de parteneri și sponsori.
În cazul de față, instituția administra proiecte educaționale derulate simultan în mai multe orașe, cu surse de finanțare diverse și reguli specifice de împărțire a costurilor (ex.: finanțare procentuală diferențiată în funcție de locație și tip de cheltuială). Lipsa unei soluții centralizate făcea dificilă consolidarea datelor și verificarea în timp real a bugetelor.
Care au fost principalele provocări ale instituției?
📌 Trasabilitatea incompletă a cheltuielilor, în special pentru proiecte cu finanțare mixtă.
📌 Dificultatea în calculul corect al contribuțiilor diferitelor surse de finanțare.
📌 Lipsa unei viziuni consolidate asupra bugetelor alocate și consumate pe proiecte și locații.
📌 Fluxuri administrative dispersate (delegatii, cereri de achiziție, pontaje, cereri concediu) neintegrate într-un sistem unitar.
📌 Necesitatea de a preveni depășirile de buget prin alerte automate și rapoarte clare.
Soluția implementată
Instituția a ales implementarea unei soluții complete de management prin Dyntell ERP și Dyntell.Web, cu integrarea unui sistem de Business Intelligence (BI) avansat.
Principalele funcționalități implementate:
⭐ Modul ERP pentru gestionarea documentelor financiare (facturi de achiziție, plăți, burse).
⭐ Administrarea proiectelor cu bugete multi-anuale și monitorizare per locație.
⭐ Fluxuri digitale pentru raportări administrative (delegatii, pontaje, cereri de concediu, achiziții).
⭐ Integrare completă a contractelor și documentelor oficiale.
⭐ Rapoarte BI personalizate:
- Analize pivot pe proiecte, locații, furnizori, cost-centre.
- Dashboarduri cu progres bugetar și execuție comparată cu bugetul aprobat.
- Alerte automate: depășirea bugetelor proiectelor, notificări prin email la respingerea cererilor administrative.
- Calcul automat al contribuțiilor surselor de finanțare în funcție de reguli complexe (ex.: procente specifice per locație și tip de cheltuială).
Cum a decurs colaborarea?
Colaborarea dintre echipa instituției și echipa de implementare a fost deschisă și constructivă. Proiectul s-a desfășurat în etape clare: analiză a proceselor existente, definirea cerințelor detaliate, configurarea sistemului, importul datelor istorice și instruirea personalului. Comunicarea constantă și implicarea activă a echipei clientului au asigurat respectarea termenelor și calitatea implementării.
Implementarea completă a durat aproximativ 8 luni. Aceasta a inclus:
- Analiza proceselor și cerințelor specifice.
- Configurarea sistemului ERP și a modulelor Web.
- Proiectarea și implementarea rapoartelor BI personalizate.
- Importul datelor existente (contracte, articole, furnizori).
- Training dedicat pentru echipa administrativă și financiară.
Principalele beneficii obținute
✅ Trasabilitate completă a cheltuielilor pe proiecte și locații.
✅ Monitorizare centralizată și în timp real a bugetelor și execuției financiare.
✅ Raportare clară și detaliată asupra surselor de finanțare și contribuțiilor partenerilor.
✅ Automatizare a fluxurilor administrative ➜ reducerea timpului și a erorilor manuale.
✅ Alerte automate pentru prevenirea depășirii bugetelor.
✅ Creșterea transparenței și simplificarea auditului intern și extern.
Despre Dyntell
Dyntell este un furnizor de soluții ERP și Business Intelligence adaptate complet nevoilor clienților săi. Platforma integrată Dyntell ERP oferă funcționalități avansate, personalizabile și intuitive, susținute de o echipă de consultanți cu experiență, gata să sprijine orice organizație în drumul către transformarea digitală.
„Credem cu tărie că fiecare organizație merită o soluție adaptată realității sale. De aceea, Dyntell ERP este conceput să răspundă atât proiectelor simple, cât și celor complexe, oferind flexibilitatea și controlul de care au nevoie clienții noștri pentru a crește și a se adapta continuu.” – Gáspár Béla, Country Manager Dyntell Software România
