De ce este esențială pregătirea pentru implementarea unei aplicații software de tip ERP (Enterprise Resource Planning)?
Aplicațiile software de tip ERP sunt sisteme integrate care permit gestionarea și automatizarea proceselor de afaceri dintr-o companie, de la producție și achiziții, până la vânzări și resurse umane. Implementarea unui ERP poate transforma radical modul în care o companie își desfășoară activitatea, oferind o vizibilitate completă asupra operațiunilor și ajutând la luarea unor decizii informate. Totuși, pentru a beneficia de aceste avantaje, companiile trebuie să se pregătească corespunzător.
Un plan de implementare ERP bine gândit nu doar că minimizează riscurile asociate cu eșecurile tehnice și operaționale, dar și asigură că toate părțile implicate sunt pe aceeași lungime de undă, contribuind la un proces de implementare mai lin și mai eficient.
1. Alegerea furnizorului IT ideal pentru achiziția și implementarea aplicației software ideale de tip ERP
Primul pas într-o achiziție și implementare software de succes este aceea a identificării furnizorului ideal este stabilirea unui set de principii conform cărora se va face selecția. Recomandarea Softlead este aceea de a opta pentru o variantă obiectivă, echidistantă, cum ar fi selecția prin intermediul unei platforme de tip marketplace, pentru a asigura transparența decizională, dar și acces la opțiuni multiple. În categoria de furnizori Softlead se află peste 20 de parteneri diferiți (producători sau reselleri), ce au în portofolii diverse tipuri de aplicații software potrivite pentru orice nevoie.
2. Delegarea responsabilităților de implementare ERP către personalul existent
O abordare comună în rândul companiilor de producție, în special în cazul celor mai mici, este atribuirea responsabilităților de implementare ERP către personalul existent. Această metodă poate fi benefică din mai multe puncte de vedere, dar vine și cu provocările sale.
Avantajele delegării către personalul existent
- Familiaritate cu procesele interne: Personalul deja existent are o înțelegere profundă a proceselor și operațiunilor zilnice ale companiei, ceea ce poate facilita integrarea noului sistem ERP în cadrul fluxurilor de lucru existente.
- Implicarea directă în proces: Implicarea directă a angajaților în implementare asigură că aceștia sunt familiarizați cu sistemul încă din faza inițială, ceea ce poate reduce rezistența la schimbare și poate crește gradul de acceptare a ERP-ului.
- Costuri reduse: Comparativ cu angajarea unui consultant extern sau a unui IT-ist dedicat, delegarea către personalul existent este o opțiune mai economică, fiind ideală pentru companiile cu bugete limitate.
Provocările acestei abordări
- Lipsa de experiență: Dacă personalul nu are experiență anterioară în implementarea ERP-urilor, procesul poate deveni copleșitor, ceea ce poate duce la erori sau întârzieri.
- Supraîncărcarea angajaților: Adăugarea responsabilităților de implementare ERP la sarcinile zilnice ale angajaților poate duce la suprasolicitare și la scăderea productivității.
- Risc de eșec: Fără o planificare și o coordonare adecvată, această abordare poate duce la eșecul implementării, ceea ce ar putea avea consecințe negative asupra companiei.
3. Angajarea unui profesionist IT cu normă întreagă pentru gestionarea implementării
O altă abordare eficientă pentru implementarea unui ERP este angajarea unui profesionist IT dedicat. Acesta poate gestiona întregul proces, de la planificare și implementare, până la întreținerea și actualizarea sistemului.
Avantajele angajării unui profesionist IT
- Expertiză dedicată: Un profesionist IT cu normă întreagă poate acumula cunoștințe detaliate despre ERP-ul utilizat și poate oferi suport tehnic continuu.
- Administrare eficientă: Acesta poate administra actualizările, patch-urile și alte sarcini tehnice necesare pentru menținerea ERP-ului la zi și funcțional.
- Gândire strategică: Un IT-ist dedicat poate anticipa viitoarele nevoi ale sistemului informatic și poate pregăti compania pentru viitoarele provocări tehnologice.
Provocările acestei abordări
- Dependența de un singur individ: Dacă profesionistul IT pleacă din companie, cunoștințele și expertiza lui se pierd, ceea ce poate provoca probleme majore.
- Costuri ridicate: Angajarea unui IT-ist cu normă întreagă poate fi costisitoare, mai ales pentru companiile mai mici.
4. Angajarea unui consultant extern pentru implementarea ERP-ului
Cea de-a treia opțiune este angajarea unui consultant extern sau a unui furnizor de ERP pentru a gestiona implementarea. Această abordare este adesea considerată cea mai rapidă și simplă soluție, mai ales pentru companiile care nu dispun de resurse interne suficiente.
Avantajele angajării unui consultant extern
- Expertiză vastă: Consultanții ERP sunt deja familiarizați cu sistemul și cu procesele de implementare, ceea ce poate reduce considerabil timpul necesar pentru implementare.
- Minimizarea perturbărilor: În timp ce consultantul se ocupă de implementare, restul companiei poate continua să funcționeze fără distrageri majore.
- Posibilitatea de a negocia costurile: În unele cazuri, costurile de implementare pot fi incluse în prețul achiziției ERP-ului, ceea ce poate reprezenta un avantaj financiar.
Provocările acestei abordări
- Lipsa de suport post-implementare: După plecarea consultantului, compania poate întâmpina dificultăți în gestionarea problemelor care apar ulterior.
- Dependința de un furnizor extern: Fără personal intern capabil să gestioneze ERP-ul, compania devine dependentă de furnizor pentru orice modificare sau actualizare.
Ai nevoie de o aplicație software de tip ERP? Completează formularul de mai jos sau trimite solicitarea completă pe adresa de e-mail [email protected]
