Cum arată trendurile de digitalizare din birourile de avocatură și din departamentele juridice?

Conform datelor Gartner, departamentele juridice din companii vor aloca bugete semnificativ mai mari pentru digitalizarea activității legale, ca efect al creșterii volumului de muncă pentru avocați și a nivelelor complementare.

Pandemia instalată anul trecut a însemnat un plus de presiune și activități multiple ce au revenit angajaților din departamentele juridice, în timp ce numărul de angajați este previzionat a rămâne neschimbat, ca metodă de anticipare a unor constrângeri economice.

„Departamentele juridice vor crește cheltuielile cu tehnologia pentru a reduce dependența de consilieri externi, vor aborda COVID-19 și vor satisface nevoia de mult timp de modernizare, digitalizare și automatizare a activității juridice”, a declarat Zack Hutto, director, consultant în cadrul Gartner Legal and Compliance Practice.

Care sunt previziunile consultanților Gartner în contextul digitalizării domeniului juridic?

• Până în 2025, departamentele juridice își vor spori de trei ori cheltuielile pentru tehnologie.

Bugetele dedicate tehnologizării departamentelor juridice au crescut deja de 1,5 ori, de la 2,6% din bugetele interne în anul 2017 la 3,9% în anul 2020. Gartner indică o creștere a  investițiilor în digitalizarea juridică până la aproximativ 12% din bugetele interne până în 2025, o creștere de trei ori mai mare față de cele confirmate în 2020.

• În următorii 3 ani, companiile vor încerca să crească numărul de angajați din sfera externă domeniului juridic pentru a beneficia de un cadru administrativ, de tip tehnic și operațional.

Din 2018 până în 2020, procentul departamentelor juridice cu un manager de operațiuni juridice (responsabil pentru personalul tehnic) a crescut de la 34% la 58%, cu o utilizare mult mai mare a rolului în rândul companiilor Fortune 500.

În același timp, unele departamente din companiile mari măresc procentul de angajați specialiști interni cu normă întreagă pentru a înlocui expertiza firmelor de avocatură și pentru a controla costurile. „Lucrările juridice de specialitate sunt de obicei mai mici în volum, dar mai mari în complexitate, prin urmare nu reprezintă cel mai bun punct de plecare pentru standardizare și automatizare”, Zack Hutto.

• Aplicații software dedicate domeniului juridic (dedicate în special caselor de avocatură):
• Aplicațiile software de bază, de tip administrativ: managementul timpului alocat fiecărui client/dosar, facturare și contabilitate.
• Soluțiile software cu rol de gestionare a documentelor, printre care se numără și aplicațiile cu rol în managementul contractelor - Contract Lifecycle Management (CLM) vor fi esențiale în departamentele juridice.
• Aplicațiile de tip CRM (Customer Relationship Management) dedicate managementului clienților (calendare de lucru, gestionarea agendei, gestionarea timpului alocat dosarelor în lucru).
• Chatboții juridici – sunt asistenți virtuali, care răspund întrebărilor frecvente de natură juridică, folosind algoritmi de procesare a limbajului natural, oferă consiliere pentru probleme recurente și ajută la semnarea electronică la și generarea documentelor juridice (contracte, declarații, acorduri de confidențialitate). De asemenea, pentru creșterea eficienței și a productivității la nivelul întregului departament, chatboții juridici se pot integra cu sisteme software de comunicare de tip Microsoft Teams, Skype, Slack sau cu aplicații software complexe precum ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), RPA (Robotic Process Automation).
• Semnătura electronică.

Digitalizarea, din perspectiva profesioniștilor din domeniul juridic

În domeniul avocaturii, există cel puțin două viziuni în legătură cu digitalizarea serviciilor juridice. Prima este una sceptică și privește cu o oarecare teamă evoluția tehnologiei în domeniul profesiei de avocat, pe când cea de-a doua este optimistă și identifică avantajele pe care tehnologia le poate aduce cu privire la exercitarea profesiei de avocat.  Digitalizarea sistemelor judiciare care a început la nivel global va conduce, în mod automat, și la digitalizarea serviciilor juridice prestate de către avocați, fără a se pune însă problema cu privire la o ”înlocuire” a avocaților de diferite soft-uri cu inteligență artificială.

În anul 2019, la World Economic Forum, a fost realizat un top al celor mai respectate profesii in lume, iar profesia de avocat se afla pe locul al doilea, după doctori. De la acest top, s-a ridicat o intrebare inedită în raport cu evoluția inteligenței artificiale și a digitalizării, respectiv “Ar mai fi doctorii sau avocații așa de respectați dacă ar fi înlocuiți cu roboți?” 

Așadar, trendul digitalizării serviciilor juridice a început cu ceva timp înaintea pandemiei Covid-19, iar acest eveniment nefericit nu a făcut decât să se accelereze gradul de digitalizare a serviciilor juridice. Poate pentru prima dată în istoria recentă a avocaturii, avocații au fost nevoiți să se adapteze într-un mod rapid și să folosească concepte de business care nu prea erau în concordanță cu spiritul conservator al acestora (work from home, participare la sedințe de judecată prin video-conferință, meeting cu clienții prin videoconferință etc). 

Presiunea pe care o pun departamentele juridice din corporații pe onorariile avocațiale îi vor face pe avocați să accepte cât mai repede că digitalizarea serviciilor juridice oferă eficiență activităților și pot să rămână competitivi în piața serviciilor juridice. 

Din perspectiva mea, ca avocat de business, consider că digitalizarea serviciilor juridice poate să înlocuiască foarte multe dintre sarcinile administrative și repetitive ale avocaților și să le ofere mai mult timp pentru construirea strategiei juridice, a relației cu clientul și punerea în valoare a know-how-ului juridic.  Tudor Colțan, Managing Partner, BENGA, COLȚAN & Asociații